Joustavaa kirjanpitoa tilitoimiston erikokoisille asiakkaille

Yrittäjät Tiina Joensivu ja Tarja Montonen käynnistivät Tilitoimisto Elman yritystoiminnan vuonna 2017. Kankaanpäässä toimiva yritys tarjoaa saman katon alta niin tilitoimiston perinteiset palvelut kuin henkilöstöhallinnon ja johdon assistentin työt.

Fivaldi pelasti pulasta

Fivaldin asiakkaana Elma aloitti vuoden 2019 alussa. Aiemmin käytössä ollut Tikon ei yllättäen pystynytkään vastaamaan sähköisen taloushallinnon tarpeeseen. Oli siis keksittävä jotain muuta – ja pian. Joensivu ja Montonen olivat jo myyneet asiakkailleen sähköisiä palveluita ja nämä lupaukset oli pidettävä.

Joensivu kyseli alueen muilta yrittäjiltä suosituksia ja puskaradio lauloi Fivaldin puolesta. Hyvänä puolena esille nousi se, että ohjelmistolla pystyy tekemään täysin paperista tai täysin sähköistä kirjanpitoa ja kaikkea siltä väliltä. Tämä mahdollistaa asiakkaiden palvelun yhdellä ohjelmalla ja sähköistäminen käy helposti saman ohjelman sisällä. Toiseksi erottautumistekijäksi nousi laskutusmalli, joka kulkee tilitoimiston kautta. Ohjelmistotalo ei siis laskuta suoraan tilitoimiston asiakkaita.

Siirtymä Fivaldiin alkoi konsultointipäivällä, jossa laitettiin kuntoon kirjanpidon perusta. Kevät ei ole se paras ajoitus järjestelmän vaihtoon, mutta vaihtoehtoja ei ollut. “Puoli vuotta tuli painettua aika pitkää päivää, kun siirsimme tietoja uuteen järjestelmään ja hoidimme samaan aikaan tilinpäätöksiä. Viime metreille se meni, mutta saimme kaiken tehtyä aikarajojen puitteissa”, Joensivu kertoo. “Jos jotain oppia tästä voisi muille antaa, niin sen, että varatkaa tietojen siirtämiseen tarpeeksi aikaa ja kysykää muilta saman ohjelmiston käyttäjiltä vertaistukea tietojen siirtoon.”

Kaikki palvelut samasta osoitteesta

Fivaldin käytön aikana Joensivu ja Montonen ovat kokeneet useita positiivisia yllätyksiä, kun he ovat huomanneet, että ohjelmalla saa tehtyä paljon enemmän kuin mihin se alun perin hankittiin. Palkanlaskenta onnistuu Fivaldissa, ja myös työajanseurannalle on oma ratkaisunsa.

Elmalle on tärkeää saada tarjota asiakkaille monipuolisia palveluita. Ennen suurta päänvaivaa esimerkiksi rakennusalan yrityksille tuotti se, kuinka tunnit ilmoitetaan ketterästi laskutukseen ja palkanmaksuun. Nyt senkin saa liitettyä suoraan samaan järjestelmään. Aiemmin vain perinteisiä palveluita kaivanneet asiakkaat ovat alkaneet vaatia enemmän. “Kun he Esson baarissa kuulevat, että toista yritystä palvellaan noin, he haluavat sitä itsekin”, Joensivu kertoo.

Joensivu ja Montonen ovat olleet myös hyvin tyytyväisiä Fivaldi-kumppanuusohjelmaan. “Tuntuu hyvältä, että meitä käydään täällä asti moikkaamassa ja tukemassa kykyämme auttaa omia asiakkaitamme. Olemme näin voineet kysellä niistä asioita, jotka ovat meitä mietityttäneet. Joka kerta olemme saaneet lisää tietoa uusista mahdollisuuksista, lisäominaisuuksista ja sellaisista”, Joensivu lisää.

Asiakkaita palvellaan monin tavoin

Tilitoimisto Elman asiakkaat ovat keskenään hyvin erilaisia. On isompia yrityksiä sekä pienempiä yksinyrittäjiä. Siksi onkin tärkeää, että kirjanpidon voi tehdä joustavasti joko sähköisesti tai paperilla. Vaikka maailma digitalisoituu, joidenkin pienyrittäjien, kuten taksikuskien ja partureiden, on ihan kätevää pyörittää kirjanpito vielä mappien kautta. Fivaldilla kun hoituu myös perinteinen kirjanpito tehokkaasti. Päivittäistä tekemistä helpottaa kuitenkin suuresti, kun töitä voi käsitellä koneella reaaliaikaisemmin, eikä tarvitse plärätä koko kuukauden ajalta valtavia paperikasoja pöydällä.

“Meille oli alusta asti selvää, että tarjoamme asiakkaillemme muutakin kuin tilitoimistopalveluita. Olemme molemmat olleet töissä tilitoimistoissa, joissa lasketaan alvit ja tilinpäätökset, ja olemme aina ihmetelleet, miksei siellä olla enempää kiinnostuneita asiakkaiden toiminnasta. Pääsemme asiakasyritystemme toiminnan sisälle, joten mikä sen parempaa, kuin auttaa yritystä kehittämään liiketoimintaansa”, Joensivu toteaa.

Elma onkin ottanut jo kopin tulevaisuuden tilitoimiston palveluista. Perinteisten palveluiden lisäksi yritys tarjoaa asiakkailleen strategista konsultointia, verosuunnittelua sekä toimistoassistentin töitä, kuten laskujen maksua ja hotellien varauksia.

He ovat myös antaneet asiakkailleen mahdollisuuden antaa työntekijöilleen heidän yhteystietonsa. Jos jollain on kysyttävää palkoista tai siitä, kuinka paljon niitä pekkasia onkaan vielä jäljellä, niin ei itse yrittäjä välttämättä osaa vastata. Parempi poistaa turha välikäsi ja antaa henkilöiden kysyä suoraan palkanlaskijalta näitä asioita. Silloin tieto välittyy oikein, eivätkä kyselyt rasita yrittäjää.