Sähköinen taloushallinto pienten yritysten ehdoilla

Taloushallinnon sähköistäminen tehostaa huomattavasti pienenkin yrityksen toimintaa. Sähköiseen taloushallintoon riittää yksi pk-yritysten tarpeisiin luotu sovellus: myynti- ja ostolaskut sekä varastonhallinta hoituvat kaikki yhdessä paikassa. Lue, kuinka asiakkaiden ääni kuuluu Visma Fivaldin kehitystyössä.

Taloushallinnon sähköistäminen kannattaa myös pienille yrityksille, tietää Chaloupe Oy:n tilitoimistoyrittäjä Päivi Soini vuosien kokemuksensa kautta. Talouden hallinnasta tulee vaivatonta kustannussäästöistä puhumattakaan – kuitit pysyvät tallessa ja samoja lukuihin pääsevät yhtä aikaa käsiksi sekä yrittäjä että kirjanpitäjä. Sähköinen taloushallinto säästää aikaa esimerkiksi tarvittavien tulostettujen dokumenttien toimittamisessa kirjanpitäjälle.

– Visma Fivaldi on kattava taloushallinnon sovellus, joka aidosti helpottaa yrittäjän arkea. Koko sähköinen taloushallinto hoituu sen avulla yhdessä paikassa, ja erilaisten yritysmuotojen ja toimialojen erityispiirteet on huomioitu. Olen ollut tyytyväinen myös hinnoitteluun ja asiakaspalveluun, Soini kertoo.

Moduulipohjaisen sovelluksen käyttöönotto kannattaa tehdä osissa

Päivi Soini on pitkän linjan Fivaldi-käyttäjä: hän oli ottamassa Fivaldia käyttöön aiemmassa työssään vuonna 2007 ja toimi jo tuolloin järjestelmän pääkäyttäjänä. Chaloupe Oy:ssä hänen asiakkaitaan ovat pk-sektorin mikroyritykset: osakeyhtiöt, elinkeinonharjoittajat ja tiehoitokunnat.

– Fivaldissa on useita moduuleita, joita voi ottaa käyttöön askel askeleelta, tarpeen mukaan. Voi aloittaa esimerkiksi tiliotteiden sähköistämisestä ja siirtyä sitten yrityksen kasvaessa vaikkapa ostolaskujen sähköiseen hyväksyntään, Soini vinkkaa.

Fivaldin käyttöönottoon on saatavilla hyvin tukea, jotta ohjelmistosta saa otettua parhaat hyödyt irti.

– Kannattaa hyödyntää Visman hyvät ohjeet sekä erilaiset käyttökoulutukset ja webinaarit, Soini kannustaa.

Henkilökohtainen asiakaspalvelu tukee käyttökokemusta

Asiakaspalvelussa Soini arvostaa matalaa yhteydenoton kynnystä ja henkilökohtaista otetta. Hän on oppinut työssään yrittäjänä, että asiakaspalvelulle pitää aina löytyä aikaa.

– Minulle on kirkastunut ajatus siitä, että haluan asiakkaikseni juuri niitä pienimpiä yrityksiä, sillä kaikki tarvitsevat kirjanpitäjää. Kysymys “Olen näin pieni, otatko minut?” herätti. Pienempien yritysten palveleminen tekee työpäivistä monipuolisia, ja siinä samalla saa aidosti tukea yrittäjiä.

– Olen aina ollut hyvin yrittäjälähtöinen, Soini tuumaa.

Yrittäjälähtöisyys on toteutunut myös asiakaspalvelusuhteessa Visman suuntaan. Soini on ollut yhteydessä aktiivisesti sekä henkilökohtaiseen yhteyshenkilöönsä että sovellustukeen. Hän on ollut erityisen tyytyväinen asiakaspalvelun sujuvuuteen:

– Ei tarvitse etukäteen etsiä vastausta usein kysytyistä kysymyksistä tai muualta verkosta, vaan voin kysyä asioita matalalla kynnyksellä. Olemme jutelleet yhteyshenkilöni kanssa paljon muustakin kuin Fivaldista, vähän kuin hyvän ystävän kanssa olisi tekemisissä, Soini kertoo.

Fivaldin syksyllä 2022 esittelemä uusi kumppanimalli tekee tilitoimistoista entistä läheisempiä kumppaneita.

– Vismalla halutaan todella ymmärtää, minkälaisia pienen tilitoimiston arkirutiinit ovat ja miten Fivaldi voisi sujuvoittaa työtä. Pidin esimerkiksi erään päivän tapahtumista päiväkirjaa, jotta yhteyshenkilöni ymmärtäisi, millaisista palasista arkeni koostuu. On tärkeää, että niin myynti kuin sovelluskehityskin ymmärtävät, millaista asiakkaiden arki haasteineen oikeasti on.

Asiakkaat mukana sovelluskehityksessä

Fivaldissa uusia toiminnallisuuksia julkaistaan säännöllisesti, ja uudistuksissa panostetaan helppokäyttöisyyteen ja käyttäjälähtöisyyteen.

– Fivaldista on otettu yhteyttä asiakaspalvelun lisäksi myös sovelluskehitysasioissa: olen päässyt testikäyttäjäksi tapahtumalaskutuksen kehittämisessä, ja osallistun mielelläni muihinkin kehityshankkeisiin. Työskentelen Linux-ympäristössä, joten on hyvä myös varmistua Fivaldin toimivuudesta eri käyttöjärjestelmissä, Soini kertoo.

– Käyttäjän kokemusta parantavat päivitykset sovellukseen ovat tärkeitä. Esimerkiksi uusi kuittiskanneri helpottaa monen asiakkaani arkea, hän iloitsee.