Taloushallinnon ohjelmisto on kirjanpitäjän ja yrittäjän yhteinen työkalu yrityksen kirjanpidon ja taloushallinnon hoitamiseen. Kysyimme tilitoimisto Eurocontrolin toimitusjohtaja Ilkka Tuomikoskelta ja hänen asiakkaaltaan, Lapin Toimitilatiimin toimitusjohtaja Pekka Flygarelta, miten digitaaliset työkalut palvelevat pöydän molemmilla puolin.
Eurocontrol – Suomen yritys- ja kiinteistötilit Oy on Rovaniemellä toimiva tilitoimisto. Yrityksen juuret juontavat vuoteen 1990, jolloin toimitusjohtaja Ilkka Tuomikosken isä perusti oman tilitoimistonsa.
– Meillä on asiakkaita, jotka ovat aikoinaan aloittaneet yhteistyön isäni tilitoimiston kanssa, ja yrittäjiä, joiden vanhemmat ovat olleet isäni asiakkaita. Yrittäjien sukupolvenvaihdos on siis tehty molemmissa yrityksissä, ja yhteistyö jatkuu edelleen. Tällaista kehitystä pyrimme edistämään, Tuomikoski kuvaa.
Toimistossa työskentelee toimitusjohtajan lisäksi kaksi kirjanpitäjää. Toimiston asiakaskunta ulottuu ympäri Suomen, ja asiakkaiden kokoluokka vaihtelee yhden-kahden henkilön mikroyrityksistä suurempiin, parisenkymmentä työntekijää työllistäviin yrityksiin.
Digitaaliset työkalut ovat kaikkien asiakkaiden saatavilla
34 vuoden aikana alalla on nähty kosolti muutoksia, joista suurin on tietysti kirjanpidon sähköistyminen. Se näkyy myös Eurocontrolin asiakaskunnassa.
– Aloite sähköistymiseen tuli aikoinaan eräältä asiakkaaltamme. Siitä lähtien olemme tuoneet digitaalisia työkaluja asiakkaiden käyttöön, ja nyt täysin sähköisiä Fivaldin käyttäjiä on noin puolet asiakkaistamme, Ilkka Tuomikoski summaa.
– Asiakkailla, jotka eivät tarvitse sähköistä myyntilaskutusta tai ostolaskujen kierrätystä, on käytössään kuittisovellus ostokuittien toimittamiseen. Pienimmät yritykset, jotka toimittavat aineistonsa meille vain kerran tai kaksi vuodessa, voivat käyttää siihen sähköpostia. Jokaiselle asiakkaalle löytyy siis sopiva toimintamalli.
Sähköisyys on yrittäjälle valtava muutos – parempaan
Mutta mitä yrittäjä ja tilitoimiston asiakas tuumaa kirjanpidon digitaalisista työkaluista?
Eurocontrolin pitkäaikainen asiakas, kiinteistöalan yrittäjä Pekka Flygare siirtyi sähköiseen taloushallintoon vaihtaessaan aiemmasta tilitoimistostaan Eurocontrolille.
Flygaren yrityksissä otettiin verkkolaskut, myyntilaskut ja kuittisovellus käyttöön heti tilitoimiston vaihdon myötä, vuonna 2017. Sitä ennen kirjanpito oli tehty perinteisesti paperilla.
– Olihan se merkittävä, valtava muutos. Nyt aineisto menee kirjanpitoon sitä mukaa kun sitä tulee, verkkolaskut saman tien kun ne hyväksytään ja maksetaan, ja kuitit joka päivä. Se on helppoa, ja tapahtuu koko ajan reaaliajassa. Verojen maksuerät tulevat suoraan Fivaldiin, eikä niitä tarvitse erikseen käydä Omaverosta hakemassa tai maksamassa.
Ilkka Tuomikoski kertoo, että sähköisyys on luonteva osa arkipäivää myös muille asiakkaille.
– Asiakkaat suhtautuvat sähköisyyteen positiivisesti. Sen ajatellaan olevan nykyaikaa, eikä aineistojen ajeluttaminen ympäriinsä olekaan missään mielessä järkevää.
– Asiakkaamme ovat erityisen tyytyväisiä ajansäästöön; esimerkiksi ostolaskujen hoitaminen on Fivaldissa sekä helppoa että nopeaa. Eikä sähköistyminen tarkoita sitä, että yhteydenpitomme vähenisi, vaan soittelemme asiakkaiden kanssa, ja käymäänkin meillä saa tulla. Kirjanpitoaineistoa ei niihin käynteihin tarvitse enää sekoittaa, Tuomikoski nauraa.