Kokemuksia kuittiskannerista: Finabalance Oy ja Visma Scanner

Finabalance on suhteellisen nuori auktorisoitu tilitoimisto, jonka takana on kuitenkin kymmeniä vuosia kokemusta ja osaamista. Yritys syntyi kahden kirjanpitäjäsukupolven yhteistyönä, ja on nyt toiminut reilun kaksi vuotta palvellen eri kokoisia yritysasiakkaita eri puolella Suomea etelästä pohjoiseen. 

Finabalance on myös sähköisen taloushallinnon vahva lipunkantaja: toimistossa on heti sen alkutaipaleelta asti keskitytty nimenomaan sähköiseen taloushallintoon ja kirjanpitoon.

– Olimme uusi tilitoimisto, joten mietimme, että miksi meidän pitäisi lähteä mukaan vanhaan malliin. Kun käytössä on vain yksi toimintamalli, sähköisyys, on se asiakkaillekin helpompi ymmärtää ja omaksua, kertoo toimitusjohtaja Nina Härkönen.

Finabalancen tarjoamat palvelut lähtevät aina asiakkaan tarpeesta, ja jokainen kokonaisuus sovitaan yhdessä. Valtaosa asiakkaista ostaa Finabalancelta taloushallinnon täytenä palveluna, mutta tarvittaessa palveluja räätälöidään asiakkaan tarpeiden mukaisiksi.

– Sähköinen taloushallinto on asiakkaillekin tätä päivää, ja eteenpäin täytyy mennä. Olen itse samaa mieltä: meidän on hyvä olla kehityksessä mukana, Härkönen toteaa.

Kuittiskanneri Visma Scanner tekee kirjanpidosta aidosti reaaliaikaista

Finabalancen asiakkaat pääsivät käyttämään Visma Scanneria heti, kun palvelu julkaistiin. Erilaisia kuittiskannereita on ollut yrityksen käytössä jo pidempään, mutta Fivaldin kanssa sataprosenttisesti yhteensopiva, edullinen palvelu oli tervetullut uutuus.

– Asiakkaat oppivat jo heti yhteistyön alussa, että ostokuitteja ei tarvitse säilyttää ja mapittaa, vaan kuitista napataan kuva saman tien, ja kuva lähetetään meille sovelluksessa, kuvaa Nina Härkönen.

Kuittien toimitus samantien kannattaa, sillä se tekee kirjanpidosta aidosti reaaliaikaista. Kaikki ostot näkyvät kirjanpidossa saman tien, ja Fivaldin raporttinäkymät ovat aina ajan tasalla.

– Kuittiskanneri on ollut suureksi avuksi siinä, että saamme esimerkiksi asiakkaiden luottokorttiostot näkymään tuloksessa heti. Eli asiakas toden totta näkee koko ajan järjestelmästä, missä mennään.

Paperittomuus on tuntunut myös asiakkaista luontevalta. Mappien sijaan kuitit säilyvät tietoturvallisesti Fivaldin arkistossa, ja niihin on tarvittaessa helppo myös palata.

– Reaaliaikaisuuden lisäksi asiakkaat arvostavat nopeutta ja näppäryyttä. Ja toki hekin ymmärtävät, että tällainen aikaa säästävä sovellus vapauttaa aikaa sitten tuottavampaan tekemiseen, sekä heillä että meillä, Nina Härkönen kertoo.

Yhteistyö sujuu parhaiten toimivilla työkaluilla

Sähköisyys muuttaa tilitoimiston ja asiakasyritysten tapoja toimia, ja joku saattaa esimerkiski pelätä, että vuorovaikutuksen määrä tilitoimiston ja asiakkaiden välillä vähenee.

Finabalancen kokemuksen mukaan sähköisyys ei kuitenkaan vähennä yhteydenpitoa – päin vastoin.

– Vuorovaikutus kulkee meillä mukana kaikessa toiminnassa. Materiaalit ja aineistot siirtyvät sähköisesti, mutta kyllä me haluamme olla asiakkaille läsnä niin, että kasvot tulevat tutuksi ja tuntuma arkeen on tuttu.

– Sitä ovat asiakkaammekin usein sanoneet: on kiva, että toimistolla ja tekijällä on kasvot.