Tilitoimistoyhteistyö säästää yrittäjän aikaa

Perhekoti Nurmipirtin yrittäjä Anne Riissanen otti käyttöön Visma Fivaldin sähköiset työkalut, vaikka etukäteen häntä mietitytti, miten uuden oppiminen onnistuu. “Kannustan muutokseen. Kun tämän homman ottaa haltuun, se helpottaa arkea”, Riissanen rohkaisee nyt muita yrittäjiä.

Moni mappikirjanpitoa tekevä PK-yritys on varmasti kuullut suosituksia sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä, mutta mielessä risteilee epäilyksiä. Onko se vaikeaa? Onko yhteistyö tilitoimiston kanssa kallista? Säästyykö aikaa oikeasti? Kysyimme kokemuksia Fivaldin yhteiskäytöstä Nurmipirtin Anne Riissaselta sekä Tilitoimisto Jauhiaisen yrittäjältä Harri Jauhiaiselta!

“Yhteiskäytön myötä hahmotamme taloushallinnon kokonaisuutta”

Tilitoimisto Jauhiainen hyödynsi Fivaldia Nurmipirtin kirjanpitoon jo aiemmin, mutta sähköiseen yhteiskäyttöön siirtyminen toi molemmille reaaliaikaisen näkymän perhekodin talouteen. Juuri se on Tilitoimisto mielestä yksi parhaita Fivaldin ominaisuuksia: “Asiakkaamme pystyvät reaaliajassa seuraamaan myynti- ja ostolaskujen tilannetta, tilin saldoa sekä lähipäivien tuloja ja menoja.”

Anne Riissanen komppaa näkemystä: “Yhteiskäyttö hahmottaa minulle Nurmipirtin taloushallinnon kokonaisuutta. Kaaviot auttavat numeroiden ymmärtämisessä ja talousosaamiseni on lisääntynyt.”

Excel-lomakkeet ja postilaatikkokierrokset jäivät historiaan

“Aiemmin tein myyntilaskut erilliseen laskupohjaan, tulostin ja postitin ne kunkin sopimuskumppanimme eli kunnan taloushallintoon. Kopiot toimitin tilitoimistoon”, Riissanen muistelee.

Nyt myyntilaskutus on sähköistetty: “Näppäilen Fivaldiin kolme ensimmäistä kirjainta paikkakunnan nimestä ja kaikki tiedot ovat valmiina. Muokkaan vain hoitopäivien lukumäärää ja mahdollisia lisätietoja, ja verkkolasku on tehty. Voin seurata maksua ja tehdä mahdollisen korjaus- ja hyvityslaskun helposti. Ylimääräinen sähläys jää pois, kun ei tarvitse viedä kirjeitä postiin ja soitella maksujen perään.”

Entä ostotositteiden käsittely, siis ennen kuittisovelluksen käyttöönottoa ja Fivaldiin integroimista?

“Me tilitoimistossa teimme Excel-pohjan, jossa oli omat sarakkeensa erilaisille kuluille. Anne kirjasi siihen jokaisen ostopaikan, päivämäärän ja summan, jotta paperien järjestäminen edes hieman nopeutui täällä tilitoimiston päässä. Olihan se työlästä molemmille”, Jauhiainen kertoo.

Hän näkee kuittisovelluksen hyvänä siirtymävaiheena yrityksille, jotka haluavat vielä käsitellä ostotositteet kokonaan itse. Fivaldin kuittiskanneri Visma Scanner on omiaan tällaisten PK-yritysten taloushallintoa helpottamaan.

Verkkolaskutuksen opettelu oli yllättävän helppoa

“Pidän itseäni aika tumpelona talousasioissa ja olen skeptinen isoja muutoksia kohtaan”, Nurmipirtin Riissanen kertoo. “Harri tilitoimistosta itse neuvoi ja opasti minua tekemään ensimmäisiä laskuja Fivaldissa. Pikkuhiljaa olen oppinut muokkaamaan työkaluja. Tilitoimistosta otettiin aluksi yhteys meidän näkymään samalla, kun Harri teki muutoksia. Se oli kuin mikä tahansa virtuaalinen oppimisympäristö. Lähestyn jo eläkeikää, ja tuntui hyvältä oppia vielä uutta!”

Tilitoimisto Jauhiaisen mukaan tilitoimiston näkökulmasta on tärkeää, että taloushallinnon ohjelmisto on helppokäyttöinen. “Sen toiminnot eivät saa olla liian kankeita. Arvostan myös sitä, että ohjelmistotalon asiakaspalvelu toimii, eivätkä ongelmat jää keskeneräisinä roikkumaan. Odotan tietysti myös yhteensopivuutta ja jatkuvasti kehittyviä rajapintoja muiden sovellusten kanssa”, Jauhiainen listaa.

Fivaldin modulaarisen rakenteen ansiosta jokainen asiakas voi sähköistää taloushallintoaan omaan tahtiinsa, vaihe vaiheelta. Nurmipirtissä esimerkiksi 1–2 työntekijän palkanlaskenta jatkuu entiseen tapaan: Riissanen lähettää tiedot tunneista, tilitoimisto tekee laskelmat ja lähettää Riissaselle ohjeet maksuja varten.

Yhden luukun periaate säästää rahaa

Tilitoimisto Jauhiaisen yli sadasta Fivaldi-asiakkaasta noin 20 on siirtynyt kokonaan sähköiseen taloushallintoon, moni hyödyntää sitä osittain. Palvelun hinta saattaa mietityttää PK-yrityksiä. Sähköistämisen myötä tilitoimistolla kun on yleensä aiempaa suurempi rooli yrityksen maksuliikenteen hallinnassa. Mieli muuttuu, kun ratkaiseva askel on otettu, Jauhiainen sanoo:

“Ne asiakkaat, jotka meillä ovat sähköiseen yhteiskäyttöön siirtyneet, eivät haikaile takaisin. Se on helpottanut heitä niin paljon ja säästänyt heidän aikaansa. Yhteiskäyttö mahdollistaa aiempaa konsultoivamman avun tilitoimistolta: näemme samat asiat, ja voimme keskustella niistä puhelimessa.”

“Olen saanut tilitoimistolta enemmän neuvoja kuin osasin odottaa”, Riissanen vahvistaa. “Ajantasaisia täsmäohjeita hyvin konkreettisiin tilanteisiin ja vinkkejä siihen, miten minun kannattaa tehdä asiat yrittäjänä.”

Jauhiainen näkee, että Fivaldi on PK-yritykselle kokonaisuutena edullinen vaihtoehto. Tilitoimisto ostaa sen lisenssit ja laskuttaa sitten asiakkaitaan. Markkinoilla on myös vaihtoehtoja, joissa asiakas joutuu maksamaan ensin tilitoimiston taksan ja lisäksi lisenssimaksut ohjelmistotalolle.

“Tilitoimistoyrittäjänä arvoihini sopii se, että palvelut ja tuki pyörivät meidän kauttamme. Asiakas ei jää yksin, vaan soittaa meille ja me selvitämme teknisetkin ongelmat. Jos ihan toisen alan PK-yrittäjä soittaa taloushallinto-ohjelmiston tuotetukeen, hän ei välttämättä edes tiedä, mitä kysyä. Yhden luukun periaate on tänä päivänä tärkeää tilitoimiston asiakkaille, se helpottaa ja nopeuttaa asioiden hoitamista.”

Vapaa-aikaa ja itsensä kehittämistä

“Tilitoimisto Jauhiaisesta on ollut todella iso apu siinä, että olemme pystyneet siirtymään käsintehdystä kirjanpidosta ja kuittiruljanssista vähitellen kohti sähköisten sovellusten käyttöä. Se on hirveän iso helpotus arjessa ja säästää aikaa perustyölle”, Riissanen kiittää. “Pystyn olemaan enemmän lasten ja nuorten kanssa, mutta saan myös omaa aikaa työn vastapainoksi.”

“Sähköisyys tuo mukanaan sellaisia uusia asioita, joita en ennen olisi osannut kuvitellakaan. Säästyvän ajan myötä ehdin kehittää omaa osaamistani ja koko yritystoimintaa aiempaa paremmin”, Jauhiainen summaa.