Oakwood Tradingin taloushallinto pyörii tehokkaasti Fivaldilla

Miten taloushallinto kannattaa järjestää silloin, kun pyöritettävänä on useampi pienyritys eri toimialalla, ja näistä jokaisella on omanlaiset tarpeensa?

Perheyritys Oakwood Trading Oy:n taloushallinto tehdään tehokkaasti Fivaldilla. Toimitusjohtaja Sari Lankinen hoitaa Fivaldilla myös Oakwood Tradingin yhteistyö- ja omistusyritysten taloushallinnon.

Kun Fivaldi otettiin käyttöön, rakennettiin taloushallinnon prosessi alusta aina tilikarttoja myöten. Nyt Fivaldi tuo Oakwood Tradingin ja sen sisar- ja asiakasyritysten toimintaan tehoa ja ajantasaisuutta.

PK-yritysten taloushallinto edellyttää osaamista ja aitoa kiinnostusta yrityksen tilanteeseen

Yritystoiminnan konsultointiin sekä henkilöstö- ja laitevuokraukseen keskittyvä Oakwood Trading Oy on tuore yritys. Yrittäjäpariskunnalla on kuitenkin kokemusta sekä yritystoiminnasta että taloushallinnosta jo useiden vuosien ajalta, ja siksi koko taloushallinto päätettiin hoitaa omin voimin.

Sari Lankisen mukaan talouden pyörittäminen sujuu yrityksen sisältä käsin hienosti. Aivan pystymetsästä ei taloushallinnon haltuunottoon lähdetty, sillä Sarilla on tutkinto taloushallinnon alalta.

– Kyllähän se vaatii tietynlaista taloushallinnon osaamispohjaa. Mutta tekemällä oppii, ja tarvittaessa kaikki on korjattavissa, Lankinen nauraa.

Oakwood Tradingin koko taloushallinto pyörii Fivaldilla tehokkaasti. Kokonaisuuteen sisältyy laskutusohjelma myyntilaskutuksen hoitamiseen, ostoreskontra ja maksuliikenne. Sari hoitaa itsenäisesti koko prosessin, aina päivittäisistä rutiineista tilinpäätöksiin ja lakisääteiseen raportointiin.

– Tällä hetkellä teen Fivaldilla kahden oman ja yhden asiakasyrityksen kirjanpidon ja taloushallinnon. Työn aloittaessani valitsen asiakaspaikan ja pyöritän kunkin yrityksen rutiinit siellä. Hoidan Fivaldilla myös asiakasyrityksemme palkkahallinnon.

Fivaldin käyttöönotto tehtiin puhtaalta pöydältä

Fivaldi oli luonteva valinta yrityksen taloushallinto-ohjelmistoksi, koska perustajien aiemman yrityksen tilitoimistoyhteistyö hoidettiin Fivaldin kautta. Alun alkaen Sari Lankinen ajattelikin hyödyntää heille Fivaldiin jo valmiiksi tehtyjä asetuksia, mutta tuli toisiin aatoksiin myöhemmin.

– Halusimme kuitenkin lähteä liikkeelle nollasta, puhtaalta pöydältä, jotta saamme itsellemme juuri sopivan kokonaisuuden. Aiemman yrityksemme tilitoimisto oli käyttänyt olemassa olevaa pohjaa jo vuosikausia, joten uuden yrityksen perustaminen ja taloushallinnon haltuunotto oli hyvä hetki uudistaa taloushallinnon pohjat, Sari kuvaa.

– Teimme tilikarttamuutoksia, siirsimme bruttotulokseen vaikuttavia tilejä niin, että meillä on nyt näkyvyys siihen tulokseen, johon tekemämme päätökset aidosti vaikuttavat.

Taloushallinnon hoitaminen itse, yrityksen sisältä, on ollut toimiva ratkaisu erityisesti Oakwood Tradingin tyyppiselle, pienelle ja ketterälle yritykselle.

– Tieto kulkee nopeasti: tässä kun ollaan porukassa, niin tiedän kaikki sellaiset asiat, jotka yhteistyökumppanille pitäisi kertoa erikseen. Puhumme keskenämme jatkuvasti ja tiedän, milloin ja miksi vaikkapa jokin peräkärry on ostettu. Asiat ja tilanteet ovat arjessa koko ajan mukana.

Fivaldin käyttöönottokurssit toivat varmuutta ohjelmiston käyttöön

Sari Lankinen otti Fivaldin käyttöön itse opiskellen ja kurssimuotoisen käyttöönottokoulutuksen avulla.

– Aloitin tekemällä ohjelmaan kaikki tuotteet ja asiakkaat itse, syötin ne käsin. Sitä ennen halusin käydä kaikki mahdolliset kurssit, jotta tiedän, miten asiat kannattaa rakentaa Fivaldiin.

– Sain napattua paljon tietoja vanhasta järjestelmästäkin, ja kurssit auttoivat varmistamaan, että ne on jäsennelty ja syötetty Fivaldiimme oikein.

Kurssimuotoisen käyttöönoton lisäksi Sari hyödynsi Fivaldin koulutuspalveluita.

– Palkkahallintoa ja esimerkiksi lomapalkkavarauksia varten otin muutaman tunnin koulutuksen Visman konsultilta. Koulutus oli todella hyvä, muutamassa tunnissa saimme asiat käytyä läpi.

Tavoitteena oli, että kaikki tiedot olisivat järjestelmässä mahdollisimman yksinkertaisesti kohdillaan. Konsultointi varmisti, että suunnittelu ja toteutus vastaavat Sarin tarpeisiin.

– Tietojen siirto sellaisenaan, suoraan vanhasta järjestelmästä, olisi varmasti ollut nopein tapa toimia. Nyt kuitenkin sain tiedot järjesteltyä niin, että ne vastaavat tarpeitamme paremmin. Ja koska syötin tiedot itse, tiedän, miten kokonaisuus on tehty ja jouduin samalla opettelemaan sen alusta asti katsomalla vanhasta mallia ja tekemällä itse uuden. Minulle tämä malli sopii parhaiten, Sari kuittaa.

Kehittyvää taloushallinnon ohjelmaa on mukava käyttää

Fivaldin jatkuvasti etenevä kehitystyö näkyy myös Sarille.

– Pilvipalveluna toimiva myynninhallinta on tosi kiva. Siinä on selkeä, selaimessa toimiva näkymä, jossa tietojen kirjaaminen ja hakeminen on helppoa. Myös ostoreskontraa käytän webin puolella.

– Otin myös kaikki automaattikirjaukset ja -jaksotukset heti käyttöön. Haluan tehdä arjen itselleni niin helpoksi kuin mahdollista, joten pyrin hyödyntämään kaikki mahdollisuudet, mitä ohjelma siihen tarjoaa.

PK-yrityksen taloushallinnon hoitaminen yrityksen sisällä edellyttää taloushallinnon ja siihen liittyvien vastuiden ja velvoitteiden ymmärtämistä. Kuskin paikalle tarvitaan lisäksi henkilö, joka haluaa ja pystyy ottamaan kokonaisuuden haltuunsa.

– Fivaldin avulla me saamme tehtyä asiat kerralla oikein. On tärkeää, ettei tarvitse jälkeenpäin mietiskellä, miksi ja miten tiedot on ohjelmaan viety ja järjestetty, Sari kertoo.

– Koen itse tekemisen myös ajantasaisena ja nopeana – tilitoimistolla olisi varmasti laajempaa ammattitaitoa ja osaamista, mutta meille asiantuntijatarpeeseen on riittänyt yhteistyö ammattitaitoisen tilintarkastajan kanssa.