Hyppy sähköisyyteen onnistui vuodessa

Tilitoimisto Profitcount on kuusi henkilöä Helsingissä työllistävä tilitoimisto. Jo vuonna 1993 perustettu yritys sai uutta puhtia, kun yrityksen puikkoihin hyppäsi silloinen työntekijä Markus Seppänen. 

Yritys aloitti muutama vuosi sitten sähköisyyteen siirtymisen projektin samalla kun käyttöön otettiin Visma Fivaldi -ohjelmisto. Muutoksen taustalla oli halu toimia tehokkaammin ja tarjota asiakkaille sähköisiä ratkaisuja. 

Suuret muutokset aiheuttavat helposti vastarintaa ja tähän haluttiin varautua, koska silloista järjestelmää oli käytetty tilitoimistossa jo lähes 20 vuotta. Uuteen järjestelmään siirryttiinkin vaiheittain, pitäen huolta siitä, ettei asiakaspalvelun laatu heikkene. Uuden ohjelmiston käyttöönotto ja asiakkaiden siirtäminen sähköisyyteen kesti noin vuoden. 

Yhden ohjelmiston taktiikalla

Profitcount on tällä hetkellä keskittänyt toimintansa Visma Fivaldiin. Tilitoimiston ydinasiakaskunta on pk-yrityksiä ja ohjelmisto sopii hyvin heidän tarpeisiinsa. Asiakkaiden siirtäminen sähköisyyteen on sujunut melko vaivattomasti ja hyödyt ovat olleet usein helppoja perustella. 

Kokemuksen myötä konkreettisia hyötyjä on saatu helpoiten niissä tilanteissa, joissa on saatu talousarvio syötettyä järjestelmään ja asiakas pääsee itse seuraamaan budjettia ja saa reaaliaikaisen tiedon yrityksen taloustilanteesta, eikä edellisen kuun tuloslaskelmaa ja tasetta tarvitse erikseen pyytää.

Projektissa läheisesti mukana ollut Tilitoimisto Profitcountin Sanna Uuskoski toteaa, että tietyissä tilanteissa perinteinen kirjanpito palvelee asiakasta sähköistä kirjanpitoa paremmin. “Meillä nähdään, että paperista kirjanpitoa tulee olemaan vielä pitkään, joten on tärkeää, että manuaalinen kirjaaminen onnistuu tehokkaasti sähköisyyden ohella”, kertoo Uuskoski.

Haastavimpia ovat olleet tilanteet, jolloin asiakkaalla on ollut toinen ohjelma käytössä pidempään ja on yritetty löytää suurempi hyöty siirtymisestä Fivaldiin. Näiden kohdalla ongelmat on pyritty kuitenkin ratkaisemaan mahdollisimman nopeasti ja Uuskosken mukaan Visma Fivaldin sovellustuesta avun saaminen on aina ollut helppoa ja ratkaistavissa olevat ongelmat saatu ratkaistua nopeasti. 

Panostus ihmisiin ja palveluun

Työnkuva tilitoimistossa on muuttunut paljon siitä, kun yrityksille tehtiin vain kuukausittainen kirjanpito. Yrittäjät ovat jo melko valveutuneita ja osaavat vaatia ja kysyä laajempia palveluita, kuten apua hinnoitteluun ja rekrytointiin. 

Sähköisyyteen siirtyessä työntekijöillä onkin iso rooli saada ymmärtämään sähköisyyden hyödyt ja auttaa asiakkaita käyttämään uusia työkaluja. “Uskomme että tilitoimiston ja yrityksen yhteistyö tulee olemaan jatkossa entistä tiiviimpää ja tuottavampaa. Vuorokeskustelua käydään enemmän ja tilitoimisto tukee yritystä kasvussa”, sanoo Uuskoski puhuttaessa miltä tulevaisuus tilitoimistoalalla näyttää. 

“Meillä mietitään jo rekrytoitaessa uusia työntekijöitä, että controllerin työ on tulossa yhä tärkeämmäksi ja meillä pitää olla hyvä yhtenäinen tiimi, jotta voimme palvella asiakasta. Enää ei tarvitse työhaastattelussa miettiä sitä, osaako joku kirjata kreditin ja debetin, vaan tärkeämpää on, että olet palvelualtis ja osaat palvella asiakkaitamme. Meillä ei myöskään kehitetä pelkkää ammattiosaamista, vaan myös tunneälykkyyttä”, Uuskoski kertoo. 

Vaikka yrityksessä on tehty suuri muutos, ei henkilökunta ole parin viime vuoden aikana vaihtunut. Yrityksessä luotetaan siihen, että yhteen hitsautunut porukka ja hyvä palvelu kantavat hedelmää ja tuovat uusia asiakkaita. Yrittäjäpiireissä kollegan sanaan luotetaan ja suosittelun myötä yritys onkin saanut paljon asiakkaita.