Suomen Lakitilitoimisto Oy on sähköisesti ja valtakunnallisesti toimiva tilitoimisto, joka nimensä mukaan tarjoaa asiakkailleen paitsi täyden palvelun taloushallinnon, myös asiantuntevaa laki- ja veroneuvontaa sekä apua esimerkiksi yritysjärjestelyihin ja -kauppoihin. Työntekijöitä toimistolla on noin viisitoista, ja asiakkaita yli 550.
– Aloitimme toiminnan viitisen vuotta sitten yrityskaupoilla, ja satsasimme alusta asti siihen, että saisimme asiakaskuntaamme digitalisoitua heille sopivimmalla tavalla. Valitsimme ohjelmistoksemme Fivaldin, sillä se oli jo silloin monipuolisuudessaan meille hyvä vaihtoehto, kertoo yrittäjä Jari Tuominen.
Vahva fokus digipalveluissa heti alusta alkaen
Suomen Lakitilitoimiston aloittaessa toimintansa oli asiakkaiden digitaalisen taloushallinnon aste käytännössä nolla. Määrätietoinen työ on kasvattanut digitaalisten asiakkaiden osuutta, ja valtaosa uusista asiakkaista ottaakin käyttöönsä ainakin kuittiskannerin.
Usein digitaalinen taloushallinto laajenee nopeasti myös myynti- ja ostolaskuihin, ja syykin on selvä.
– Vanhan mallin maksuperusteinen taloushallinto katsoo aina peräpeiliin. Digitaalisessa ympäristössä esimerkiksi budjetointi on helpompaa, ja ohjelmistosta saa vaikkapa kassavirtaennusteita. Etenkin yrityksen kasvuvaiheessa on tärkeää pystyä ennustamaan tulevaa, ja sitä kautta myös ajan tasalla olevan taloustiedon tarve kasvaa, Tuominen mainitsee.
Digitaalinen taloushallinto hyödyttää kaikenkokoisia yrityksiä
Millaisia muutoksia Jari ja muut Suomen Lakitilitoimiston työntekijät ovat huomanneet digitaalisuuden tuovan asiakkaille? Monenlaisia, kuuluu vastaus.
Pienet yritykset hyötyvät digitaalisesta taloushallinnosta varsin konkreettisesti, sillä se saa rahan kiertämään yrityksessä nopeammin. Mistä sitten tietää, milloin on oikea aika siirtyä digitaaliseen taloushallintoon?
– On tilanteita, joissa yrittäjä ei ehdi laskuttaa omia töitään, ja yritystoiminnan hallinnollisiin hommiin, niihin kuuluisiin “paperitöihin” menee paljon aikaa, kuvaa Jari Tuominen. Se on selvä merkki siitä, että digitaalisisista työkaluista olisi yrittäjälle taatusti hyötyä.
– Laskujen ja papereiden etsiminen vie aikaa, alkaa tulla maksumuistutuksia alihankkijoilta, vaikka töitä ja laskutettavaa riittää. Silloin digitaalisuus auttaa; laskut lähtevät ajoissa, ostolaskut maksetaan ajallaan ja raha kiertää oikein ja nopeasti.
Suuremmissa yrityksissä reaaliaikainen taloushallinto auttaa sekä budjetoinnissa että ennustamisessa. Muitakin hyötyjä toki on, Tuominen muistuttaa.
– Yksi iso asia on palkanlaskenta. Meillä pyöritetään isojakin palkkakokonaisuuksia Fivaldissa. Vielä viisi vuotta sitten käytimme siihen erillistä ohjelmistoa. Nyt, kun kaikki onkin samassa järjestelmässä, on mukana automatiikkaa, kirjaukset menevät automaattisesti, ja palkat maksetaan oikein. Se on selkeä hyöty monelle yritykselle, sillä palkoilla on suuri merkitys myös työnantajakuvaan.
Digitaalinen taloushallinto vaatii sitoutumista myös asiakkailta
Digitaaliseen talouden- ja kirjanpitoon siirtyneet asiakkaat kertovat huomaavansa eron sekä omassa ajankäytössään että kassan kierron vauhdissa. Se kuitenkin edellyttää muutosta sekä asenteessa että toiminnassa: asiat täytyy tehdä ohjelmistossa, jotta ohjelmistosta saisi täyden hyödyn irti.
– Jos vaikkapa laskujen maksaminen tapahtuu ohjelmiston sijaan verkkopankissa, eivät ohjelmiston tiedot pysy ajan tasalla. Siksi onkin tärkeää, että myös yrittäjä sitoutuu uuteen tapaan tehdä asioita.
Digitaalisuus on aina myös investointi, eli ohjelmisto maksaa rahaa. Miten investoinnin palautumista tulisi yrityksissä ajatella?
– Digitaalinen taloushallinto muuttaa toimintatapoja. Tyypillisesti työn määrä esimerkiksi tunteina laskettuna hieman tippuu, mutta mukaan tulevat tietysti ohjelmistokustannukset. Asiakasyrityksissä kannattaa kuitenkin pitää silmällä ennen kaikkea sitä, miten aikaa alkaa säästyä, kunhan työkaluja käytetään sovitulla tavalla, Tuominen vinkkaa.
–Todennäköisesti taloushallinnon euromääräinen hinta pysyy aika lailla samana kuin aiemmin, mutta kokonaisuudesta ja palvelusta tuleekin aiempaa sujuvampaa ja hyödyllisempää yrittäjälle.
Kasvuohjelma auttaa tarjoamaan parempaa palvelua
Suomen Lakitilitoimisto on ollut mukana myös Visma Solutionsin järjestämässä tilitoimistojen Kasvuohjelmassa. Fivaldia ja Netvisoria käyttäville tilitoimistoille tarkoitettu kehitysohjelma auttaa palvelemaan asiakkaita entistä tehokkaammin.
– Kasvuohjelmassa on ollut parasta yrityksemme oman strategian pöllyttäminen. Asiat ovat olleet tuttuja, mutta ohjelma varmisti, että niiden ääreen ehti pysähtyä, ja että olemme pystyneet niitä edistämään, kertoo Jari Tuominen.
– Koko ohjelman keskiössä oli asiakkaiden erilaisten tarpeiden kuuleminen, ja niihin tarpeisiin vastaavan palvelun koostaminen. Sitä katsottiin eri näkökulmista; miten se viedään strategiaan, ja tehdään kannattavasti.
Tuominen mainitsee myös tilitoimistojen muuttuvan toimintaympäristön asettamat haasteet. GDPR, KYC ja muut viranomaismääräykset edellyttävät tilitoimistoilta panostuksia myös omiin järjestelmiinsä.
– Niin tilitoimistojen kuin asiakasyritystenkin ympäristö on muuttunut koko ajan vaativammaksi. Erityisesti yrittäjille, jotka ovat jatkuvasti kiinni siinä yrityksen operatiivisessa toiminnassa, voi olla vaikeaa pysyä vaatimusten ja muutosten mukana.
Jari Tuominen suositteleekin digitaalisten työkalujen käyttöönottoa tilitoimistoissa.
– Raaka fakta on, että palveluiden digitalisointi on kannattavaa, niin tilitoimistoille kuin asiakasyrityksillekin. Se tehostaa oman tilitoimiston tekemistä, kannattavuutta ja asiakkaiden saamaa palvelua. Asiat tapahtuvat tehokkaammin, virheettömämmin ja kannattavammin.