Tilitoimisto Priima on suomalainen perheyhtiö, joka kuuluu Rauhala-konserniin. Priima tarjoaa asiakkailleen kirjanpitoa, palkanlaskentaa ja taloushallinnon lisäarvopalveluita, yritysperheeseen kuuluvat myös tietohallinnon ja -turvan asiantuntijayritys Opsec Oy sekä ohjelmistokumppaniyritys Softec.
Asiakaskunnasta löytyy erilaisia organisaatioita aina yrittäjävetoisista pienyrityksistä suuryrityksiin, ja kuten alalla yleensäkin, ovat digitaaliset palvelut yleistyneet myös Priimassa. Priimassa käytetään sujuvasti lukuisia eri ohjelmia, niin tilitoimiston omia, kuin asiakkaidenkin ympäristöjä.
– Henkilöstö ottaa kiinnostuneena uusia ohjelmia haltuun, sekä palkanlaskennan että kirjanpidon puolella. Henkilökunnan kyky ja halu oppia onkin meille todella tärkeä asia ja ehdoton voimavara, Priiman myyntijohtaja Minna Mård kuvaa.
Tässä jutussa Minna sekä Priiman liiketoimintajohtaja Antti Hyyryläinen kertovat digipalveluiden hyödyistä, Priiman digitalisoimien asiakkaiden antamasta palautteesta, sekä siitä, millaista näkemystä he ovat saaneet Fivaldin ja Netvisorin isännöimästä Tilitoimistojen kasvuohjelmasta.
Tarjolla on mielenkiintoinen yhdistelmä kokemusta ja alan katsomista tuorein silmin: Minna on toiminut tilitoimistoalalla hyvin pitkään, kun taas Antti siirtyi Priimaan vasta hiljan, toimittuaan pitkään myynnin ja liiketoimintajohdon tehtävissä teollisuusalalla.
”Kirjanpitoa ja taloushallintoa tehdään yritystä, ei verottajaa varten”
Taloushallinnosta ja kirjanpidosta säädetään laissa, ja niistä on tietysti kaiken kokoisten yritysten huolehdittava. Suuryrityksissä talouden ja etenkin ennustettavuuden merkitys on ollut tärkeysjärjestyksessä korkealla jo pitkään, mutta nyt myös pienissä yrityksissä ymmärretään taloushallinnon arvo.
– Nykyään yrittäjät eivät enää ajattele, että kirjanpitoa tehdään verottajalle. Pienemmissäkin yrityksissä tiedetään, että taloustilanteen seuraamisesta on hyötyä myös yrittäjälle itselleen – ja ennen kaikkea yritykselle, Minna kertoo.
Miten tilitoimistoalan ulkopuolelta tehtäväänsä tullut Antti näkee taloushallintoalan murroksen?
– Tekemisen tavat muuttuvat kaikilla toimialoilla, eikä tilitoimistoala ole poikkeus. Muutokset eivät kuitenkaan tapahdu yhdessä yössä millään alalla, vaan mukana on aina monenlaisia tekijöitä. Yrittäjissä näkyy nyt sukupolvi, joille vaikkapa digitaaliset ja mobiilit pankkipalvelut ovat olleet aina arkipäivää, ja silloin digitaalisia palveluita osataan edellyttää myös tilitoimistoilta.
Yrittäjä, säästätkö väärässä paikassa?
Priiman asiakkaista moni on siirtynyt digitaaliseen taloushallintoon, ainakin osittain. Tyypillisesti ensimmäinen digitalisoitava asia on jokaiselle yrittäjälle ja monelle työntekijällekin tuttu kuittiralli: kuun päättyessä kuitteja kiikutetaan kirjanpitoon, kunhan ne on ensin kaivettu esiin ja saatu järjestykseen.
– Aikoinaan, kun näitä digivehkeitä ei vielä ollut, oli etenkin myyntireissuilla lompakko täynnä kuitteja, ja osa tietysti aina hukassa. Sitten, kun otimme käyttöön kuittisovelluksen, olikin yllättävän helppoa ottaa se kuva kuitista saman tien, ja hoitaa asia pois päiväjärjestyksestä, Antti muistelee.
Minna mainitsee myös yrittäjän myyntilaskutuksen ja sen, miten digitaalinen taloushallinto auttaa pitämään kassan kierron kunnossa. Jos laskutus tuntuu työläältä ja hankalalta, voi sillä olla kauaskantoisia seurauksia liiketoiminnalle.
– Olen urani aikana kohdannut yrittäjiä, jotka lykkäävät laskutusta hamaan tulevaisuuteen, jotta voivat ottaa uusia asiakkaita ja tehdä sitä omaa, konkreettista työtään paperihommien sijaan.
Jos laskutusta tekee harvoin, on kassan kierto todella hidasta. Ja suurella todennäköisyydellä silloin jää myös töitä laskuttamatta – etenkin, jos tiedot asuvat vain yrittäjän muistissa.
Digitaaliset työkalut auttavat siis hoitamaan laskutusta, ostolaskujen käsittelyä ja kuittirumbaa säännöllisemmin ja tehokkaammin, eivätkä asiat kasaannu työpöydän kulmalle.
Antti kehottaa myös pohtimaan, paljonko paperinen tai sähköpostitse välitetty taloushallinto vie aikaa kuun vaihteen tienoilla, ja miten tämän ajan voisi käyttää tehokkaammin.
– Jos ajattelee aineistojen kasaamista ja niiden kuljettamista tilitoimistoon, kuluu siihen usein rutkasti aikaa, jonka voisi käyttää vaikkapa myyntiin, “oikeisiin töihin” tai vaikkapa perheen kanssa rentoutumiseen. Siksi ajattelenkin, että taloushallinnon työkaluissa säästäminen voi usein olla säästämistä väärässä kohtaa.
Kasvuohjelmasta eväitä alan haasteiden ymmärtämiseen
Priimalaiset ovat myös osallistuneet Fivaldin ja Netvisorin fasilitoimaan Tilitoimistojen kasvuohjelmaan. Antti kertoo, että ohjelma tarjosi paitsi tutkittua täsmätietoa toimialan rakenteesta ja tilanteesta, myös tuttuja asioita.
– Yleensä koulutusten sisältö liikkuu joko liian yleisellä tai yksityiskohtaisella tasolla. Tämä on rakennettu äärettömän hyvin juuri tilitoimistojohtajille. Ohjelmassa oli paljon aiemmasta työelämästä tuttuja asioita; tehokkuuden lisäämistä ja lean-ajattelua, mutta asioita käsiteltiin juuri tilitoimiston arjen kautta.
Kasvuohjelma onkin auttanut suhteuttamaan yrityksen omaa strategiaa ja suunnitelmia alan kehitykseen, ja viestimään suunnitelmista henkilöstölle paremmin.
– Lisäksi ohjelma tarjosi eräänlaista uskonvahvistusta: montaa asiaa on tällä alalla jo testattu hyvin tuloksin, joten todennäköisesti meidänkin kannattaa niitä kokeilla.