Vivia Talouspalvelut on nuori yritys, jolla on kuitenkin vahvat juuret Pohjois-Pohjanmaan maaperässä. Vivian toiminta alkoi vuoden 2023 alussa, kun TA Tilikontrolli Oy ja Tilitoimisto M. Hauhtonen Oy yhdistivät toimintansa.
– Meillä on kaiken kaikkeaan noin 650 asiakasta. Asiakasyrityksemme ovat pieniä ja keskisuuria yrityksiä, joista valtaosa paikallisia, Vivian toimitusjohtaja Minna Hauhtonen kertoo.
Viviassa työskentelee 20 kirjanpidon ja taloushallinnon ammattilaista. Kirjanpitopalveluiden lisäksi Vivia tarjoaa myös yritysneuvontaa.
– Asiantuntijapalveluiden kysyntä on kasvanut, mainitsee Kalajoen toimiston johtaja Päivi Niemi-Korpi.
– Veroasiat ovat päivittäinen aihe, lisäksi asiakkaat kaipaavat asiantuntija-apua erilaisiin yrityksensä elinkaaren vaiheisiin, yrityksen perustamiseen ja vaikkapa yrityskauppoihin liittyviin tilanteisiin. Reaaliaikainen raportointi on yhä useammalle yritykselle iso ja merkittävä juttu.
– Perustyö ei varmasti katoa minnekään, sitä tullaan aina tekemään, mutta haluamme tietysti auttaa asiakkaitamme myös tällaisilla palveluilla.
Taloushallinnon työkalut ja malli valitaan asiakkaan mukaan
Viviassa tehdään taloushallintoa sekä perinteisesti että sähköisesti eri ohjelmistoin. Sähköinen taloushallinto on käytössä noin kolmasosalla asiakkaista.
– Meillä ei ole tavoitetta sähköisten asiakkaiden määrän suhteen, mutta tarjoamme ja ehdotamme siirtymistä sähköiseen taloushallintoon aina silloin, kun huomaamme, että asiakkaan yritystoiminta siitä hyötyisi. Osa asiakkaista haluaa myös ihan lähtökohtaisesti sähköisen taloushallinnon, Minna kuvaa.
– Niin kauan kuin osa asiakkaista haluaa pysyä perinteisessä taloushallinnossa, niin pidämme sen palveluissamme, sillä asiakkaan tarpeet ja toiveet ovat meille tietysti etusijalla.
Jokainen kirjanpitäjä on omien asiakkaidensa paras asiantuntija, ja siksi sähköistämiskeskustelu alkaakin usein kirjanpitäjän aloitteesta.
– Kirjanpitäjille on luonnollista avata keskustelu sähköistämisestä silloin, kun he näkevät että asiakkaalle olisi siitä hyötyä. Joskus asiakkaat kysyvät myös itse, miten sähköiset palvelut saisi käyttöön, kertovat Minna ja Päivi sähköistämisprosessista.
– Kun keskustelu on avattu, hyppäämme me prosessiin mukaan, teemme tarjoukset, tilaamme tunnukset ja käymme asiakkaan kanssa läpi sen, millaisia palveluita heidän kannattaisi aivan ensimmäisenä ottaa käyttöön.
Sähköisiin palveluihin siirtyneet asiakkaat ovat tyypillisesti valintaansa erittäin tyytyväisiä; suurimmat syyt tyytyväisyyteen ovat selkeämmäksi ja helpommaksi muuttuva arki, sekä reaaliaikainen näkymä yrityksen talouteen.
– Moni asiakas sanoo, että ei ikinä enää vaihtaisi takaisin vanhaan, kun tämä on niin helppoa, Päivi nauraa.
– Työntekijöille sähköisyys puolestaan mahdollistaa muun muassa etätyön, mikä on hieno juttu.
Yhteistyö on voimaa, niin asiakas- kuin ohjelmistotoimittajasuhteissakin
Viviassa käytetään useita eri ohjelmistoja, ja kuten taloushallinnon mallikin, valitaan myös ohjelmisto aina asiakkaan tarpeiden mukaan.
Fivaldi on toinen Vivian ohjelmistoista, jotka palvelevat sähköiseen taloushallintoon siirtyviä yrityksiä .
– Fivaldin paras puoli on se, että kaikki tositteet menevät suoraan kirjanpitoon. Ohjelmisto on reaaliaikainen, eikä siihen tarvitse tehdä erikseen mitään ajoja, kuvaa Minna Fivaldin vahvuuksia.
– Myös yhteistyö Visman kanssa toimii hyvin. Ohjelmistotuki vastaa nopeasti, ja vaikeissa kysymyksissä puhelin ja etäyhteys toimivat hyvin.
Vivialaiset antavat Fivaldille myös kehitysideoita ja palautetta, mikä onkin tärkeää ohjelmiston kehittämisen kannalta.
– Esimerkiksi taannoisilla Fivaldin kumppanipäivillä käytiin paljon läpi sitä, millaisia toiveita meillä ohjelmiston käyttäjillä on, ja ehdotuksia annettiinkin paljon.
Millaisia vinkkejä Minna ja Päivi antaisivat kollegoilleen eri tilitoimistoissa? Vastaus on selkeä: keskustelu ja yhteistyö ovat ne asiat, jotka luovat onnistuneen tilitoimistosuhteen.
– Asiakkaan tunteminen ja keskusteluyhteys ovat todella tärkeitä tässä työssä onnistumisessa. Meidän pitää olla kartalla siitä, mitä asiakkaat tekevät, jotta voimme löytää ja ehdottaa oikeanlaisen ja järkevimmän tavan hoitaa asiakkaan taloushallintoa.