Ylä-Satakunnan Sanomalehti Oy on suomalainen, yksityisesti omistettu mediayritys. Pääliiketoimintanaan se julkaisee paikallislehti Ylä-Satakuntaa. Liiketoimintoihin lukeutuva Markkinointipalvelu Viestituli tuottaa markkinointipalveluita pienyrityksille. Lisäksi Ylä-Satakunnan Sanomalehti Oy välittää alan järjestelmäpalvelut kahdelle muulle paikallislehtiyhtiölle.
– Yritystoiminnallamme on ikää yli 90 vuotta, ja omistajiakin reilu sata, aina säätiöistä yksityishenkilöihin, kuvaa toimitusjohtaja Jukka Huikko.
Monipuolinen liiketoiminta edellyttää taloushallinnolta paljon, niin työkalujen, prosessien kuin osaamisenkin näkökulmasta. Ylä-Satakunnan taloushallinnon digitalisointi onnistui Suomen Lakitilitoimiston ja Fivaldin avulla.
Uusi tilitoimisto toimi digitalisoinnin lähtölaukauksena
Ylä-Satakunnan ja Suomen Lakitilitoimiston yhteistyö käynnistyi syksyllä 2019, kun yhtiö etsi sopivaa tahoa, jolle ulkoistaa taloushallinnon toiminnot. Suomen Lakitilitoimisto valikoitui kumppaniksi neuvottelujen kautta, ja samalla yrityksen taloushallinto vietiin kokonaisuudessaan Fivaldiin.
– Aiemmin koko taloushallintomme pyöri paperilla, ja hyväksynnät merkattiin kuulakärkikynällä. Tarvittiin paljon varmistuksia ja seurantaa. Lähes kaikki tehtiin itse, kertoo Huikko lähtötilanteesta.
Heti digitalisoinnin alkuvaiheessa oli selvää, että edessä on aika iso urakka. Kaikkien palasten paikalleen saaminen otti aikaa, mutta työ tekijäänsä kiittää.
– Aloitimme isoista linjoista, ja siitä olemme siirtyneet kohti yksityiskohtia. Tilitoimistolla on ollut tärkeä rooli siinä, että olemme saaneet prosessit tehokkaiksi ja muutkin kuviot kuntoon.
Olennaista oli myös saada taloushallintoon uusia näkökulmia, ja se onnistui tilitoimiston kautta.
– Se, että ulkopuolinen ihminen katsoi taloushallintoamme ihan uusin silmin, oli oikeastaan onnistumisen kulmakivi, Jukka Huikko kertoo.
– Tilitoimisto on tarjonnut meille apua myös erilaisissa erityiskysymyksissä, kuten meille tarjottujen yrityksien arvonmäärityksissä ja uusien liiketoimintojen kehittelyssä.
Digitaalinen taloushallinto auttaa päätöksenteossa
Taloushallinnon digityökalut auttavat pysymään liiketoiminnan pulssilla. Ylä-Satakunnan liiketoiminta koostuu monesta, omanlaisestaan osasta, joiden seuranta on osa yrityksen jokapäiväistä toimintaa ja toimitusjohtajan rutiineja.
– Tilaajamäärän kehitys on meille tietysti tärkeä mittari. Taloushallinto antaa meille näkymän niin tilaus- kuin mediamyyntiinkin.
Mediamyynnin seuranta on tärkeää, sillä vuodet ovat keskenään varsin erilaisia, ja tilanteita voi olla vaikea ennustaa. Se kuitenkin vaikuttaa tulokseen paljon, joten kehitystä on seurattava tiiviisti.
– Markkinointipalveluiden osalta seuraamme myyntien kehitystä. Hyvä esimerkki on omana yksikkönään seurattava tienvarsileditaulujen mediamyynti, jota katsomme erityisen tarkasti.
Seurantaa ei toki tehdä vain seurannan vuoksi. Sen avulla tehdään liiketoimintapäätöksiä – eli yritystä pystytään johtamaan “musta tuntuu” -ajattelun sijaan tiedolla.
– Yrityksen täytyy tehdä tulosta, joten resurssit on osoitettava sinne mistä tulosta syntyy. Näiden työkalujen avulla pystymme tekemään sen. Kustannusalan kustannuskehitys on ollut melko hurjaa, joten on välttämätöntä olla tilanteen tasalla, ja pystyä reagoimaan nopeasti.
”Toimitusjohtaja, tunne prosessisi”
Millaisia ohjeita Jukka Huikko antaisi toimitusjohtajalle, joka pohtii digitaaliseen taloushallintoon siirtymistä?
– Tässä roolissa tulee tuntea yrityksen prosessit – se, mistä kulut syntyvät, ja mistä lisäarvo. Silloin pystyy panostamaan asioihin, jotka ovat liiketoiminnan kannalta kaikkein tärkeimpiä. Ja kun nämä asiat tuntee, pystyy myös nopeasti luopumaan asioista, jotka eivät ole siellä ytimessä.
Läpinäkyvä ja ajan tasalla pysyvä taloushallinto auttaa prosessien seurannassa, niin pitemmällä kuin lyhemmälläkin aikavälillä.
– Faktat saa kuntoon lukujen kautta. Kun toimintansa tuntee, niin uskaltaa myös tehdä ratkaisuja.