Vivia Talouspalvelut Oy haluaa tarjota asiakkaille helpompaa maksamista

Kuvitellaan tilitoimistoa käyttävän yrityksen maksuliikenne vilkkaaksi risteykseksi. Aiemmin sen keskellä seisoi “maksuliikennepoliisi” eli kirjanpitäjä, joka ohjasi maksut, palkat ja tiliotteet oikeille reiteilleen. Poliisi teki työnsä taitavasti, mutta väistämättä syntyi ruuhkia: aineistoja haettiin käsin ja hylättyjä maksuja etsittiin monen mutkan takaa. Mikä hankalinta, vain harvalla oli oikeus ohjata liikennettä. Jos tällainen henkilö oli vapaalla, virta saattoi pysähtyä odottamaan hänen paluutaan. 

Nyt poliisi on saanut avukseen liikennevalot. Ne ovat aina päällä, vihreä vaihtuu oikeaan aikaan ja liikenne etenee ilman pysähdyksiä. Automaatiot varmistavat, että aineistot päivittyvät, maksut etenevät ja virhetilanteet huomataan heti. Ennen kaikkea, liikenne etenee huolimatta siitä, kuka on paikalla. 

Näin toimii Autopay. Se on Fivaldin pankkiohjelma, jonka kautta maksut ja palkat välitetään eteenpäin, tiliotteet ja viitesuoritukset saapuvat automaattisesti kirjanpitoon, ja pankkitilien oikea-aikaiset saldot on mahdollista tarkistaa helposti ja koska tahansa. Käytännössä Autopay toimii tilitoimiston ja pankin välisenä siltana, joka nopeuttaa ja selkeyttää maksuliikenteen hallintaa.

Fivaldia käyttävä Vivia Talouspalvelut Oy lähti mukaan Autopay-pilottiin heti, kun mahdollisuus avautui. Toimitusjohtaja Minna Hauhtonen kertoi meille, miten heidän arkensa on muuttunut sen seurauksena.

Miten Autopayn käyttöönotto on muuttanut työtänne? 

“Työ on helpottunut ensimmäisestä päivästä lähtien. Ennen työpäivä alkoi aineistojen haulla, nyt pääsemme suoraan ostolaskujen käsittelyyn ja maksamiseen, koska saldot ja muut tiedot ovat jo valmiina.“ 

Työ on helpottunut ensimmäisestä päivästä lähtien.

“Myös hylättyjen maksujen seuranta on paljon selkeämpää. Ilmoitukset tulevat sekä ohjelmaan että sähköpostiin, joten niitä ei voi vahingossakaan ohittaa. Me ja asiakkaamme voimme luottaa siihen, että maksut menevät eteenpäin ajallaan.” 

“Kaiken kaikkiaan aikaa säästyy, ja työntekijät pääsevät heti muihin tehtäviin sen sijaan, että odottaisivat aineistojen noutoa.” 

Kuinka ajansäästö näkyy arjessa? 

“Ennen meni joka aamu noin kymmenen minuuttia aineistojen hakemiseen, koska se piti tehdä useammasta pankista. Se ei ehkä tunnu isolta, mutta kun toimistossa on useampi pankkiryhmä ja sama työ pitää tehdä jokaisen kohdalla, se kumuloituu nopeasti isoksi aikasyöpöksi.”  

“Lisäksi työntekijöiden ei tarvitse enää odottaa, että esimerkiksi viitesuoritukset ja saldot olisi haettu, vaan ne ovat valmiina automaattisesti.” 

Mitä hyötyä Autopay on tuonut asiakkaille? 

“Asiakkaat saavat maksunsa ajallaan ja varmemmin. He voivat halutessaan hoitaa prosessin loppuun asti itse, esimerkiksi lähettää maksuja iltaisin. Aiemmin ne lähtivät pankista vasta seuraavana aamuna, kun me olimme töissä.” 

Asiakkaat saavat maksunsa ajallaan ja varmemmin.

“Vaikka suurin osa asiakkaistamme hyväksyy laskut ja me hoidamme maksamisen, olemme alkaneet tarjota tätä mahdollisuutta aktiivisemmin. Ne, jotka jo maksavat itse, ovat olleet todella tyytyväisiä.” 

Entä sisäisesti – ovatko työntekijät tykänneet Autopayn käytöstä? 

“Kyllä ovat. Vanhaa pankkiohjelmaa käytettäessä aineistoja lähetettiin eteenpäin useita kertoja päivässä, ja jos aineisto oli kiireellinen, työntekijän piti ilmoittaa, että se pitää lähettää heti. Nyt nämä ylimääräiset vaiheet ovat jääneet pois, ja työ on paljon joustavampaa.” 

Millainen rooli Autopaylla on teidän toiminnassanne? 

“Todella merkittävä, sillä käytännössä Autopay on kytköksissä lähes kaikkiin taloushallinnon osa-alueisiin. Palkanlaskennassa palkat maksetaan sen kautta, ostoreskontrassa ostolaskut kulkevat sen kautta, myyntireskontrassa viiteaineistot kohdistuvat suorituksiin, ja kirjanpito saa sen kautta tiliotteet. Lisäksi tarkistamme tilisaldot ennen maksamista.” 

Käyttöönotto voi aluksi vaatia vähän uuden opettelua, mutta hyödyt näkyvät heti arjen sujuvuutena ja ajansäästönä.

Miksi suosittelisitte Autopayta muille tilitoimistoille? 

“Autopay tekee maksuliikenteestä joustavampaa ja poistaa paljon turhaa manuaalityötä. Kun virheet tulevat heti näkyviin, niihin pääsee reagoimaan ajoissa. Käyttöönotto voi aluksi vaatia vähän uuden opettelua, mutta hyödyt näkyvät heti arjen sujuvuutena ja ajansäästönä. Suosittelen sitä kaikille Fivaldia käyttäville tilitoimistoille.”

Fivaldi on taloushallinto-ohjelma tilitoimistoille ja pk-yrityksille. Fivaldi tarjoaa taloushallinnon digitaaliset työkalut pienillekin yrityksille, helposti ja kustannustehokkaasti.