Kehittämisen ensiaskel – mappiasiakkaat sähköisiksi

Tilitoimistoala käy läpi suurta muutosta. Paperimapit ja käsin hoidettu kirjanpito väistyvät vähitellen sähköisten työkalujen tieltä. Moni miettii kuitenkin: miten asiakkaat saa mukaan muutokseen ilman, että he kaikkoavat?

Omasta kokemuksestani voin sanoa – muutos on mahdollinen ja lopulta myös kannattava.

Valmistelut ennen muutosta

Ensimmäinen askel on oma valmistautuminen. Ohjelmisto on valittava huolella. Minulle nettipohjaisuus oli ratkaiseva tekijä: ei tarvinnut investoida servereihin tai kalliisiin laitteisiin, vaan riitti tietokoneet ja nettiyhteys. 

Pilvipohjaiset ratkaisut ovat kevyitä, helppoja ottaa käyttöön ja sopivat erityisen hyvin pienemmille toimistoille. Lisäksi ne helpottavat työntekoa huomattavasti, kunhan niiden koko potentiaali otetaan käyttöön. 

Modernin ohjelmiston kääntöpuoli on, että se tulee helposti kalliiksi, jos sitä käyttää perinteisellä tavalla. Niiden hienous on automaatio. Kun sen ottaa käyttöön ja muokkaa omat prosessit uusiksi, säästää merkittävästi aikaa.

Kun oma pohja on kunnossa, on aika miettiä asiakkaita.

Asiakkaiden vakuuttaminen – yksi kerrallaan

Kun meillä päätettiin siirtyä kokonaan sähköiseen taloushallintoon, vain alle kymmenen asiakasta kieltäytyi. Tiedän, että joillain kollegoilla asiakaskato on ollut paljon suurempi. 

Uskon, että meillä onnistumisen avain oli henkilökohtainen keskustelu jokaisen asiakkaan kanssa.

Muutama käytännön vinkki, jotka toimivat minulla:

• Perustele kustannukset arjen vertauksilla. Sanoin esimerkiksi:
  “Teilläkin on porakoneet ja autot, eikä asiakas kyseenalaista niiden kustannuksia – tämä ohjelmisto on meille sama asia.”
  
• Näytä kulut avoimesti. Kun ohjelmistokustannukset eriteltiin laskussa, asiakkaan oli helpompi ymmärtää, mistä hinta muodostui.
  
• Korosta hyötyjä asiakkaan näkökulmasta. Jokaisella asiakkaalla on eri tarpeet:
  
  • laskuttajalle nopeus ja helppous
    
  • paljon ostolaskuja käsittelevälle vapautuminen sunnuntaiaamujen laskurumbasta
    
  • kaikille: nopeampi neuvonta, kun tilanne näkyy molemmille reaaliajassa, samassa järjestelmässä
    
• Anna aikaa sopeutua. Me teimme siirtymän vuoden aikana. Jokaisen asiakkaan kanssa asiaa käytiin läpi heidän aikataulunsa mukaan. Osa omaksui muutoksen nopeasti, osa tarvitsi useamman keskustelun ja käytännön harjoittelua.
  

Miksi muutos kannattaa?

Digitaalinen taloushallinto tuo hyötyjä sekä asiakkaalle että tilitoimistolle.

Asiakkaalle se merkitsee:

• ajansäästöä, kun paperien pyörittäminen ja verkkopankkiviikonloput jäävät pois
  
• reaaliaikaista näkymää talouteen
  
• helpompaa laskuttamista ja maksamista
  
• vähemmän virheitä ja nopeampaa palvelua
  

Tilitoimistolle se tarkoittaa:

• tehokkaampaa työskentelyä ja enemmän asiakkaita samalla henkilöstöllä
  
• vähemmän manuaalista syöttötyötä
  
• enemmän aikaa neuvontaan ja asiakaspalveluun
  
• parempaa asiakastyytyväisyyttä ja vahvempaa mainetta luotettavana kumppanina
  

Lisäksi moderni toimintatapa on kilpailuetu – se houkuttelee uusia asiakkaita ja erottaa markkinoilla edukseen.

Asiakkaat kiittävät lopulta

Digitaalinen muutos ei tapahdu yhdessä yössä, mutta kärsivällisesti toteutettuna se hyödyttää kaikkia. Kun asiakkaat oppivat ohjelmiston käytön ja huomaavat, että arki helpottuu, he alkavat arvostaa muutosta.

Moni asiakkaistani tuli jälkeenpäin sanomaan, että muutos oli heille iso helpotus ja suositteli palveluitamme eteenpäin. Se on paras kiitos, jonka voi saada.

Digitaalinen murros ei ole uhka, vaan mahdollisuus. Pienin askelin, asiakkaat huomioiden ja avoimesti perustellen voit siirtää toimiston kohti sähköistä tulevaisuutta ja samalla keventää omaa arkeasi yrittäjänä.

Kirsi Rantakaulio Toimin 18 vuotta tilitoimistoyrittäjänä ja saavutin tavoitteeni. Tein exitin. Huomasin kuitenkin, etten ollut vielä valmis eläkkeelle. Niinpä hakeuduin töihin Visma Solutionsille, auttaakseni edelleen yrittäjiä kehittämään toimintaansa.