Mistä aikaa tilitoimiston kehittämiseen?
Yksi suurimmista haasteistani tilitoimistoyrittäjänä oli sama, jonka kanssa moni muukin yksinyrittäjä painii: mistä ihmeestä löytää aikaa kehittämiseen, kun arki vie kaiken energian?
Tässä blogissa kerron, miten itse onnistuin ratkaisemaan tämän dilemman – ja mitä opin matkan varrella.
Arki vei mukanaan
Alkuvuosina olin täysin kiinni kirjanpitotyössä. Päivät ja usein illatkin täyttyivät asiakkaiden papereista, eikä aikaa jäänyt millekään muulle. Ajatukset pyörivät pelkästään rutiineissa, ja kaikki muu jäi taka-alalle.
Vasta, kun pysähdyin ja aloin tehdä muutoksia, tajusin kuinka tärkeää on antaa itselle tilaa ajatella. Ilman rauhallista aikaa suunnittelulle ei ole mahdollista kasvaa.
Ensimmäiset helpotukset: automaatio
Aloitin koneelle ladattavalla ohjelmistolla, mutta nopeasti huomasin sen hitauden. Kun asiakasmäärä kasvoi, oli pakko vaihtaa nykyaikaisempaan ratkaisuun. Siirryin Netvisoriin, joka automatisoi rutiineja ja vapautti aikaa muuhun.
Toki ohjelmiston vaihto tuntui aluksi isolta päätökseltä, mutta se maksoi itsensä nopeasti takaisin. Aikaa alkoi nopeasti vapautua niin paljon, että pystyin ottamaan lisää asiakkaita, eikä minun siltikään tarvinnut tehdä töitä yötä myöten.
Ensimmäinen työntekijä – raskain mutta tärkein askel
Kun työmäärä kasvoi, oli lopulta pakko palkata työntekijä. Se oli yrittäjäurani vaikein vaihe. Yhtäältä apu helpotti, toisaalta tuli uusia vastuita ja huolta lomien ja poissaolojen paikkaamisesta.
Ratkaiseva muutos tuli, kun palkkasin toisen työntekijän. Silloin arki keveni selvästi ja sain ensimmäistä kertaa kunnolla aikaa yrityksen kehittämiseen. Vasta siinä vaiheessa kasvu alkoi todella ottaa vauhtia.
Automaatiosta parhaat hyödyt irti
Olen huomannut, että mitä aikaisemmin ottaa käyttöön nykyaikaiset ohjelmistot ja automaation, sitä helpompaa se on. Jos kaikki on jo valmiiksi hajallaan Excel-taulukoissa ja mapeissa, järjestelmään siirtyminen voi tuntua työläältä.
Myöhemminkin muutos kannattaa, vaikka se teettääkin vähän työtä. On tärkeää muistaa, että muutokseen käytetty työaika palautuu moninkertaisena takaisin tulevina kuukausina, kun automaatio tekee asioita puolestasi.
Kerron yhden pienen esimerkin: tilitoimistoyritykseni laskutus vei alussa kaksi kokonaista päivää. Kävin läpi laskuja, lisäsin erikseen tehtyjä lisätöitä ja tarkistin rivit manuaalisesti. Kun otin käyttöön Netvisorin ja Severan integraation, laskutus hoitui yhdessä aamupäivässä.
Toki ohjelmistoilla on hintansa, mutta ne maksavat itsensä takaisin nopeasti. Minulle vapautunut aika merkitsi sitä, että pystyin vihdoin keskittymään kehittämiseen ja suunnitteluun ja juuri se johti yritykseni kasvuun.
Ajan varaaminen on investointi
Huomasin jossain vaiheessa, että aikaa pitää investoida samalla tavalla kuin rahaa: sitä on sijoitettava, jotta sitä saa myöhemmin enemmän takaisin. Aloin siis ottaa aikaa suunnittelulle.
Aloin merkata kalenteriin päiviä, jolloin en tehnyt kirjanpitoa ollenkaan. Käytin ne ideointiin, hinnoittelun miettimiseen, nettisivujen teksteihin tai palveluiden tuotteistamiseen. Usein jäin kotiin näinä päivinä, jotta sain työrauhaa ja ajatukset irti rutiineista.
Tämä puhtaasti ajatteluun ja suunnitteluun käytetty aika oli ehkä tuottavinta työaikaa koko yrittäjäurallani.
Kaikkein vaikeinta oli opetella irrottamaan aikaa arjen keskeltä. Olen todennut, että ilman tietoista päätöstä, kehittämiseen varattu aika katoaa kiireeseen. Oli siis erittäin tärkeää varata kalenterista kehittämispäiviä säännöllisesti, ellei viikoittain, niin ainakin kuukausittain.
Kehittäminen maksaa itsensä takaisin
Kun katson taaksepäin, olen varma yhdestä asiasta: ilman automaatiota, työntekijöitä ja kehittämiseen varattua aikaa yritykseni ei olisi koskaan kasvanut.
Jos olet samassa tilanteessa kuin minä aikanaan, suosittelen:
- Ota hyöty irti ohjelmistoista jo varhain
- Anna työntekijöille vastuuta, mutta pidä viestintä avoimena
- Varaa kalenterista aikaa kehittämiselle – ja pidä siitä kiinni
Se aika, jonka panostat kehittämiseen tänään, tuo moninkertaisen hyödyn huomenna – ja tekee yrittäjän arjesta kevyemmän.
Kirsi Rantakaulio Toimin 18 vuotta tilitoimistoyrittäjänä ja saavutin tavoitteeni. Tein exitin. Huomasin kuitenkin, etten ollut vielä valmis eläkkeelle. Niinpä hakeuduin töihin Visma Solutionsille, auttaakseni edelleen yrittäjiä kehittämään toimintaansa.
