Mikä on huoneistotietojärjestelmä ja mitä isännöitsijän pitää tehdä?
Fivaldi-isännöintiohjelman rajapinnan avulla voit jatkossa viedä osakeluettelot suoraan Maanmittauslaitoksen siirtopalveluun ja huoneistotietojärjestelmään. Mitä tämä tarkoittaa? Mikä muuttuu ja milloin?
Selaa koko opas tai tartu suoraan kiinnostavimpiin aiheisiin:
1. Mikä on huoneistotietojärjestelmä?
2. Mitä isännöintsijän/taloyhtiön pitää tehdä?
3. Fivaldi ja huoneistotietojärjestelmä – mitä mahdollisuuksia rajapinta tuo?
4. Rajapinnan käyttöönoton vaiheet
1. Mikä on huoneistotietojärjestelmä?
Huoneistotietojärjestelmä (HTJ) on vuonna 2019 käyttöön otettu Maanmittauslaitoksen ylläpitämä sähköinen rekisteri, johon kaikki Suomen noin 90 000 taloyhtiötä ja 1,5 miljoonaa osakehuoneistoa siirretään vaiheittain, vuoden 2023 loppuun mennessä. Paperiset osakekirjat jäävät siis historiaan ja jatkossa kaikki tiedot osakehuoneistojen omistuksista ja panttauksista löytyvät huoneistotietojärjestelmästä, mikä parantaa asuntojen tietojen saatavuutta sekä sujuvoittaa asuntokauppaa.
Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, myös sen ylläpito siirtyy Maanmittauslaitoksen vastuulle. Taloyhtiö saa jatkossa tiedot hallintonsa hoitamista varten huoneistotietojärjestelmästä. Maanmittauslaitos rekisteröi omistukset ja taloyhtiöltä/isännöitsijältä poistuu vastuu omistusten selvittämisestä.
👉 Lue lisää HTJ:stä Maanmittauslaitoksen sivuilta
2. Mitä isännöintsijän/taloyhtiön pitää tehdä?
Uudet, vuoden 2019 jälkeen perustetut taloyhtiöt löytyvät jo huoneistotietojärjestelmästä, mutta sitä vanhempien taloyhtiöiden osakeluettelot on siirrettävä huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Osakeluettelon siirto edellyttää toimenpiteitä sekä taloyhtiöltä että isännöitsijältä. Taloyhtiön edustaja voi tehdä osakeluettelon siirron osakeluettelon siirtopalvelussa, jos taloyhtiö hoitaa isännöinnin omatoimisesti. Ammattimaisen isännöinnin piirissä olevien taloyhtiöiden siirron hoitaa isännöintiyritys.
Muutokseen kannattaa alkaa valmistautumaan hyvissä ajoin – varsinkin kun Fivaldin ominaisuuksien ansiosta osakeluettelosiirto sujuu näppärästi ilman manuaalista paperi- tai sähköpostirumbaa.
Maanmittauslaitos on laatinut ohjeet osakeluettelon siirtoon valmistautumiseen. Tarkista, että
- taloyhtiön yritysmuoto on kaupparekisterissä asunto-osakeyhtiö tai keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö
- keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön yhtiöjärjestyksessä on maininta huoneistotietojärjestelmään kuulumisesta
- taloyhtiön osoite ja sähköpostiosoite ovat ajantasaiset yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ)
- osakeluettelo on voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen
- yhtiöjärjestyksessä ei ole rajoituksia (esim. lunastuslauseketta)
- taloyhtiön hallitus on tehnyt päätöksen osakeluettelon siirrosta
- sinulla on kaupparekisterissä valtuudet käsitellä ja hyväksyä osakeluettelon siirto
- olet tarvittaessa antanut toimistohenkilökunnalle suomi.fi-valtuudet
- kaikilla osakeluettelossa olevilla osakeryhmillä on omistajatiedot
3. Fivaldi ja huoneistotietojärjestelmä – mitä mahdollisuuksia rajapinta tuo?
Siirtymä Huoneistotietojärjestelmään tulee pakolliseksi vuoden 2023 loppuun mennessä. Fivaldi mahdollistaa isännöitsijätoimistoille osakeluetteloiden helpon siirtämisen huoneistotietojärjestelmään suoraan Fivaldista rajapinnan avulla.
Lisäksi voit tuoda myös taloyhtiön tontit, huoneistot, henkilöt ja sidokset Fivaldiin suoraan Huoneistotietojärjestelmästä. Helppokäyttöistä tuontityökalua hyödyntämällä pystyt siirtämään tiedot joko yrityksen alustamisen aikana tai sen jälkeen.
Kun olet tehnyt taloyhtiökohtaisen linkityksen Fivaldin ja HTJ:n välillä, näet uudet omistajanvaihdot näppärästi suoraan Fivaldissa, joka hakee muutokset huoneistotietojärjestelmästä kerran vuorokaudessa ja tarvittaessa useamminkin.
Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen muuttaa isännöitsijätoimistojen arkea monella tavoin, ja Fivaldi tukee muutosta omalta osaltaan.
- Fivaldi ja HTJ-integraatio vähentää isännöitsijätoimiston manuaalista työtä mahdollistamalla omistajanvaihdosten automaattisen haun huoneistotietojärjestelmästä Fivaldiin.
- Myös taloyhtiön tontit, huoneistot, henkilöt ja sidokset voidaan tuoda Fivaldiin suoraan Huoneistotietojärjestelmästä, joka vähentää manuaalista tietojen syöttämistä uutta taloyhtiötä perustettaessa.
- Näet siis Fivaldissa yhdellä silmäyksellä huoneistotietojärjestelmästä automaattisesti päivittyneet omistajavaihdot ja voit hallita omistajamuutoksia helposti yhdessä järjestelmässä.
Isännöitsijän työ helpottuu, kun omistajanmuutostietoja ei tarvitse liikutella manuaalisesti järjestelmien välillä.
Miten voit valmistautua osakeluettelon siirtoon Fivaldissa?
- Varmista, että rajoitukset on syötetty huoneistoille. Näin näet ne rajoitusten yhteenvedossa siirtotyökalussa, jolloin tiedot on helpompi täyttää siirtopalveluun.
- Varmista, että omistajien/henkilöiden tiedoissa on joko syntymäaika tai henkilötunnus/y-tunnus. Jompikumpi näistä tarvitaan osakeluettelon onnistuneeseen siirtoon.
🎬 Katso webinaaritallenne
Yhteistyössä Maanmittauslaitoksen kanssa järjestetyssä webinaarissa kerromme HTJ:stä yleisesti, valtuutuksista, valtuutusavaimista ja erityistapauksista, joita voi tulla vastaan mm. omistajatietoja tarkistettaessa. Fivaldin osalta käymme läpi, miten siirtoon tulee valmistautua, itse siirron vaiheet ja mitä muita toimintoja Fivaldista löytyy koskien HTJ:tä. Webinaari on järjestetty 13.6.2023.
Webinaarin Q&A ja ohjeita käyttöönottoon liittyen löytyy täältä.
4. Käyttöönoton vaiheet Fivaldissa
Osakeluetteloiden siirtoon sekä huoneistotietojärjestelmän integraation käyttöönottoon liittyvät työvaiheet Fivaldissa.
- Tilaa ensin oikeudet rajapinnan käyttöön ottamalla meihin yhteyttä
- Aluksi pääkäyttäjä määrittää käyttöoikeudet integraation käyttäjille Fivaldin Palvelunhallinnassa.
- Syötä valtuutusavain kiinteistöhallinnan asetuksiin ja liitä tarvittavat taloyhtiöt valtuutusavaimeen.
- Tarkista Fivaldissa olevat tiedot (kts. yllä) ennen osakeluettelon siirtoa.
- Hanki taloyhtiön hallituksen hyväksyntä osakeluettelon siirrolle HTJ:ään.
- Lataa siirtotiedosto Fivaldista tietokoneellesi.
- Lataa siirtotiedosto HTJ:n tiedonsiirtopalveluun.
- Tarkista siirretyt tiedot HTJ:n siirtopalvelussa ja lisää mahdolliset rajoitukset.
- Hyväksy tiedot HTJ:n siirtopalvelussa.
- Lataa osakeryhmätunnusten siirtotiedosto HTJ:n tiedonsiirtopalvelusta.
- Tuo osakeryhmätunnusten siirtotiedosto Fivaldiin, jolloin osakeryhmätunnukset tallentuvat huoneistojen tietoihin osakeryhmätunnus-kenttään.
Kun siirto on tehty, Fivaldi hakee uudet omistajanvaihdot automaattisesti kerran vuorokaudessa huoneistotietojärjestelmästä. Voit myös hakea ne useammin napin painalluksella Fivaldin Omistajanvaihdot-sovelluksessa.
Jatkossa siis näet Fivaldista yhdellä silmäyksellä huoneistotietojärjestelmästä automaattisesti päivittyneet omistajavaihdot ja hallitset omistajamuutoksia helposti Fivaldissa.
