Fivaldi vai Palkka.fi – kumpi sopii tilitoimistosi palkanlaskentaan?

Jos pyörität tilitoimistoa, jossa lasketaan palkkoja usealle asiakkaalle, olet ehkä törmännyt tähän keskusteluun: asiakas huomaa, että Palkka.fi on ilmainen, ja kysyy, miksi pitää maksaa muusta. Tai kenties olette tiimin kesken pohtineet, voisiko sitä käyttää pienempien asiakkuuksien hoitamiseen. Tässä artikkelissa selvitämme kumpi työkalu sopii tilitoimistosi palkanlaskentaan.

Molemmilla lasketaan palkkoja. Molemmat lähettävät tiedot tulorekisteriin. Siihen yhtäläisyydet suunnilleen loppuvat.

Fivaldi Palkanlaskenta on ammattimainen palkanlaskentaohjelmisto, joka on rakennettu osaksi Fivaldin taloushallinnon kokonaisuutta. Se on suunniteltu tilitoimistoille, jotka hoitavat kymmeniä tai satoja asiakkuuksia.

Palkka.fi on valtion tarjoama ilmainen palvelu, joka soveltuu yrityksille, joilla on vain muutama työntekijä.

Valinta näiden kahden välillä ei loppujen lopuksi tiivisty ominaisuuksiin. Kyse on siitä, tarjoatko ammattimaista palkanlaskentapalvelua vai maksatko satunnaisesti jollekin palkan. Tässä artikkelissa käydään läpi, missä se raja kulkee käytännössä.

Fivaldin ja Palkka.fin keskeiset erot

Kirjanpitointegraatio

Fivaldissa palkat ovat osakirjanpitoa. Palkkakauden maksetuksi merkinnän yhteydessä palkkatapahtumat voidaan siirtää suoraan kirjanpitoon. Mikäli lomapalkkalaskenta ja lomapalkkajaksotukset on otettu käyttöön, myös lomapalkkavelka ja jaksotukset päivittyvät automaattisesti kirjanpitoon.

Palkka.fi tuottaa CSV:n, joka pitää viedä kirjanpito-ohjelmistoon käsin. Jaksotukset ja lomapalkkavelan kuukausisiirrot jäävät palkanlaskijan vastuulle. Kymmenen asiakkaan tilitoimistossa tämä tarkoittaa kymmentä toistuvaa manuaalityövaihetta joka kuukausi. Tästä syntyy riskejä myös tilinpäätöksiin, jos kirjauksia jää tekemättä.

Lomalaskenta ja TES-tuki

Fivaldissa palkanlaskija voi ottaa käyttöön KTA-laskennan, vuosilomapalkat ja lomapalkkavelan kuukausijaksotukset. Valmiina löytyvät yleisimmät TES-pohjaisiin korvausrakenteisiin sopivat palkkalajit. Käyttäjällä on myös mahdollisuus lisätä uusia.

Palkka.fi ei sisällä TES-kohtaista automatiikkaa lisiin tai lomapalkkoihin, vaan käyttäjä vastaa niiden laskennasta ja syötöstä itse. Fivaldissa lomapalkkajaksotuksista voidaan muodostaa kirjanpitoon tosite automaattisesti, mikäli ominaisuus on otettu käyttöön.

Palkanlaskennan virheet kasautuvat helposti juuri lomapalkan ja TES-tulkinnan ympärille. Fivaldin laskentakehys pienentää tätä riskiä rakenteellisesti. Palkka.fi:ssä riski siirtyy kokonaan käyttäjälle.

Moniyrityskäsittely

Fivaldissa erillisilmoitukset voidaan lähettää usealle asiakasyritykselle yhdestä näkymästä. Hyväksytyn erillisilmoituksen pohjalta Fivaldi luo ostolaskun ja lähettää sen kiertoon hyväksyttäväksi. Vakiopalkka napsahtaa palkkalaskelmaan tallennetulta pohjalta.

Palkka.fi:ssä jokainen yritys on erillinen ympäristönsä. Moniyritysnäkymiä, koosteita tai massatoimintoja ei ole. Tilitoimistossa, jossa on esimerkiksi 20 asiakasta ja jokaisella kuusi palkansaajaa, tämä tarkoittaa 20:tä erillistä kirjautumista ja yhtä monta manuaalityönkulkua joka kuukausi.

Pankkimaksatukset

Fivaldista palkanmaksutiedostot lähtevät suoraan pankkiin osana palkka-ajoa. Tilitoimisto hoitaa koko prosessin järjestelmästä käsin.

Palkka.fi ei tarjoa tilitoimistoille mahdollisuutta tehdä maksuja asiakkaan puolesta. Siihen tarvittaisiin pääsy asiakkaan omaan verkkopankkiin. Käytännössä tilitoimisto joko lähettää maksatustiedot asiakkaalle hoidettavaksi itse tai tulostaa ne ja koordinoi erikseen. Kummassakin tapauksessa kokonaisvastuu palkanlaskennasta pirstaloituu.

Työajanseurantaintegraatiot

Fivaldissa avoimen rajapinnan kautta voidaan tuoda tiedot yleisimmistä työajanseuranta- ja työvuorojärjestelmistä suoraan palkanlaskentaan.

Palkka.fi:ssä vastaavia integraatioita ei ole. Kaikki muuttuva tuntiperusteinen tieto syötetään käsin. Asiakkailla, joilla on vuorotyötä tai liukumat käytössä, tämä tarkoittaa toistuvaa manuaalityötä jokaisessa palkka-ajossa.

Käyttöliittymä

Tässä Palkka.fi on rehellisesti parempi. Selainpohjainen käyttöliittymä on moderni ja helposti lähestyttävä. Pienyrittäjälle tai yhdistykselle, joka tekee kaksi palkkalaskelmaa vuodessa, käyttökokemus on riittävä.

Fivaldin peruspalkanlaskenta pyörii pääosin sovellusikkunassa. Toiminnallisuudet ovat kattavia, mutta visuaalisesti ympäristö ei vastaa nykypäivän standardeja. Kokenut palkanlaskija oppii käyttämään sitä tehokkaasti. Ensikertalaiselle kontrasti Palkka.fi:hin on kuitenkin selvä.

Päivittäisessä tilitoimistokäytössä vertailukohta kuitenkin muuttuu: massatoiminnot, automaatiot ja integraatiot kasvattavat Fivaldin etumatkaa nopeasti. 

Hinnoittelu

Palkka.fi:n hinta on nolla. Se on yksinkertainen fakta ja aito etu silloin, kun laskettavia palkkoja on yksi tai maksimissaan muutama.

Ennen kuin tuomitset Fivaldin hinnan vuoksi, harkitse tätä:

Tilitoimisto, joka siirtyy Palkka.fi:hin säästääkseen 50 euroa kuukaudessa ja käyttää sitten kaksi ylimääräistä tuntia manuaalisiin välivaiheisiin, ei todennäköisesti pääse plussan puolelle – varsinkin jos työhön käytetyt tunnit jäävät laskuttamatta.

Palkanlaskenta ei ole mekaaninen suoritus. Se edellyttää TES-tulkintaa, aikataulutusta, viranomaisvelvoitteiden hallintaa ja vastuuta siitä, että luvut ovat oikein. Tämä työ kannattaa hinnoitella ja Fivaldi on rakennettu sen tekemiseen kustannustehokkaasti.

Mitä kummastakin puuttuu

Fivaldista puuttuu tällä hetkellä:

• Palkansaajan itsepalveluportaali: Palkka.fi:ssä palkansaaja voi täydentää omia tietoja järjestelmään. Fivaldissa vastaavaa ei ole, mutta käytännön merkitys on pieni: verokortit siirtyvät reaaliaikaisesti molempiin järjestelmiin tulorekisterin kautta, ja palkanlaskennan lähtökohtana on työsopimus, ei palkansaajan itsensä täyttämä lomake.

Palkka.fi:stä puuttuu:

• Suora kirjanpitointegraatio
• Lomalaskenta-automaatio ja TES-tuki
• Moniyrityskäsittely ja massatyökalut
• Pankki-integraatio tilitoimistokäyttöön
• Työajanseurantajärjestelmien integraatiot
• Valmiit palkkalajit (kaikki rakenteet konfiguroidaan alusta asti itse)

Kumpi kannattaa valita?

Valitse Fivaldi, jos olet tilitoimisto tai kirjanpitäjä, joka hoitaa palkanlaskentaa useille yrityksille. Jo kahden tai kolmen asiakasyrityksen kohdalla kirjanpitointegraatio, moniyrityskäsittely ja suora maksatustyönkulku tekevät Fivaldista nopeamman ja varmemman tavan toimia kuin Palkka.fi:n manuaalikierrätys. Transaktiohinnoittelu palautuu säästyneessä ajassa, ja se on perusteltua laskuttaa asiakkaalta osana ammattimaista palkkahallinnon palvelua.

Valitse Palkka.fi, jos olet mikroyritys, yhdistys tai kotitalous, joka maksaa yhdelle tai kahdelle henkilölle satunnaisesti ilman tarvetta integroidulle kirjanpidolle. Se sopii myös joihinkin tilitoimiston poikkeustapauksiin: esimerkiksi yhdistysasiakkaalle, jolla ei ole vakituisia palkansaajia ja jolle täyden Fivaldi-ympäristön avaaminen on ylimitoitettu.

Loppupäätelmä

Nämä kaksi tuotetta eivät kilpaile samasta ostajasta. Palkka.fi on toimiva ilmainen lähtöpiste Suomen pienimpien yritysten palkanlaskentatarpeille. Fivaldi on ammattimainen ratkaisu tilitoimistoille.

Jos tilitoimisto siirtyy Palkka.fi:hin säästääkseen palkkalaskelmakohtaisissa kuluissa, se ei poista kustannusta – se vain siirtää sen toiseen paikkaan. Näkyvä ohjelmistokulu vaihtuu näkymättömäksi, laskuttamattomaksi työksi. Samalla kasvaa riski virheistä esimerkiksi lomalaskennassa ja lomapalkkavelan jaksotuksissa.

Jos lasket palkkoja ammatillisesti muiden puolesta, tarvitset siihen ammattilaiselle suunnitellun työkalun. Ammattilaisena sinun ei tarvitse kilpailla sillä, että teet enemmän ilmaiseksi. Voit kilpailla laadulla, varmuudella ja tehokkuudella.

Kun työkalut ovat kunnossa, voit keskittyä siihen, mistä asiakas todella maksaa: asiantuntijuudestasi.