Taloushallinto-ohjelmisto tilitoimistolle: kuusi kysymystä, joilla vertailet ohjelmiston hintaa ja ominaisuuksia
Taloushallinnon ohjelma on tilitoimiston tärkein, päivittäin käytössä oleva työkalu. Siksi ohjelmiston ominaisuuksiin ja hinnoitteluperusteisiin kannattaa kiinnittää huomiota.
Kun vertailet taloushallinto-ohjelmistoa tilitoimistolle, hanki vastaukset ainakin alla oleviin kysymyksiin.
Mitä ohjelmiston hinta tilitoimistolle sisältää ja miten hinta muodostuu?
Tilitoimiston taloushallinto-ohjelmiston hinnoittelumalleja on kosolti erilaisia, joten tarkista ainakin seuraavat:
✅ Miten ohjelmiston käyttäjätunnukset on hinnoiteltu, ja mitä yhden tunnuksen hintaan sisältyy?
✅ Montako asiakasta yhdellä käyttäjätunnuksella voi hoitaa?
✅ Vaikuttaako asiakkaan liikevaihtoluokka ohjelmiston hintaan?
✅ Sisältyvätkö transaktiot ohjelmiston hintaan, vai veloitetaanko esimerkiksi laskun maksamisesta erikseen?
✅ Miten ohjelmasta tuotavat tositteet hinnoitellaan, ja täytyykö tositteiden määrää arvioida sitovasti etukäteen?
Tarvitsetko erillisen ohjelmiston perinteisten asiakkaiden hoitamiseen, vai onnistuuko kaikki samassa ohjelmistossa?
Sähköinen taloushallinto on järkevä valinta useimmille yrityksille, mutta etenkin perinteiseen kirjanpitoon tottuneiden asiakkaiden sähköistäminen kannattaa tehdä yhdessä asiakkaan kanssa. Usein on järkevää edetä askel kerrallaan, joten kannattaa tarkistaa, onnistuuko ohjelmassa sekä perinteisten että sähköisten asiakkaiden taloushallinto.
Esimerkiksi tositteiden manuaalinen, nopea syöttö on ominaisuus, joka auttaa palvelemaan myös perinteistä taloushallintoa tarvitsevia asiakkaita. Jos ohjelmisto taipuu sekä sähköiseen kirjanpitoon että perinteiseen taloushallintoon, ei perinteisen kirjanpidon asiakkaan siirtyminen sähköiseen edellytä ohjelmiston vaihtoa tai kahta erillistä ohjelmistoa kustannuksineen.
Miten ohjelmisto palvelee, kun tilitoimistolla on paljon asiakkaita?
Taloushallinto-ohjelmia on tarjolla paljon, ja osaa tarjotaan ensisijaisesti yrityksille. Tilitoimiston kannattaakin selvittää, miten ohjelmisto toimii silloin, kun asiakkaita on paljon, eli millaiset massatoiminnallisuudet siinä on.
✅ Malliyritys nopeuttaa uuden asiakasyrityksen perustamista ohjelmistoon. Sen avulla tilitoimisto voi kopioida mallipohjasta suoraan ohjaustietoja ja asetuksia perustettavan yrityksen järjestelmään.
✅ Tilikarttapohja nopeuttaa asiakasyrityksen perustamista järjestelmään. Yhteinen tilikarttapohja auttaa myös yhteinäistämään käytäntöjä eri asiakkaiden välillä.
✅ Ohjelmiston automaatti- ja oletustiliöinnit sekä koneoppiva tiliöinti nopeuttavat ostolaskujen käsittelyä huomattavasti. Onkin ennustettu, että erilaiset tekoälyyn ja koneoppimiseen perustuvat automaatiot tulevat tulevina vuosina yleistymään entisestään.
Kannattaa selvittää myös, sisältääkö ohjelmisto suurten yritysten tai yritysryppäiden hoitamiseen tarvittavia ominaisuuksia, kuten konsernikäsittelyä.
Tarjoaako ohjelmisto hyvät työkalut tilitoimiston ja yrityksen yhteistyöhön?
Sähköisessä taloushallinnossa tilitoimiston ja asiakkaan työnjako on iso osa onnistumista. Siksi kannattaakin selvittää, miten yhteistyö sujuu eri ohjelmistoissa. Onko ostolaskujen kierrätys ja käsittely tehty helpoksi, ja voiko laskut maksaa pankkiyhteydellä suoraan ohjelmistosta käsin? Tai onko myyntilaskujen muodostaminen ja lähettäminen sekä tuote- ja asiakasrekisterin ylläpito nopeaa ja helppoa?
Kun ohjelma ei aseta rajoja yhteiskäytölle, on työnjaosta helpompaa sopia – ja sitä voi tarvittaessa myös muuttaa.
Ostaako asiakas ohjelmiston itse, vai onko ohjelmisto osa tilitoimiston liiketoimintaa?
Jos yritys ostaa ohjelmistolisenssin itselleen, on tilitoimiston tehtävä tarjota ainoastaan asiantuntijapalvelu kirjanpitoon, viranomaisraportointiin ja muuhun palveluun.
Jos tilitoimisto voi paketoida ohjelmiston osaksi omaa palvelupakettiaan, on siitä usein hyötyä tilitoimiston liiketoiminnalle. Moni ohjelmistoyritys tarjoaa tilitoimistoille kumppaniohjelman, joka tukee palveluiden kehittämistä ja paketointia. Paketointi on myös asiakkaalle helppo ratkaisu: kun yksi hinta sisältää kaikki tilitoimiston palvelut työkaluineen, on sopimuksen teko selkeää.
Välilliset ohjelmistokustannukset tilitoimistolle: työnteon tehokkuus ja ohjelmiston kehitys
Ohjelmiston valinta on etenkin tilitoimistolle pitkäaikainen ja koko yrityksen toimintaan vaikuttava päätös. Suorien ohjelmistokustannusten lisäksi kannattaakin huomioida myös välilliset kustannukset: ohjelmiston käyttöönottoon liittyvät palvelut ja koulutus varmistavat, ettei henkilöstön työtunteja valu turhaan tuskasteluun uuden ohjelman kanssa. Ohjelmiston käyttötuki on tärkeä osa kirjanpitäjän arjen sujuvuutta.
Lisäksi kannattaa tutustua ohjelmiston kehityspolkuun: jos ohjelmistoa kehitetään jatkuvasti, auttaa se tilitoimistoa tehostamaan liiketoimintaansa myös tulevaisuudessa. Ohjelmistoa hankkiessa kannattaa siksi myös kysyä, onko sen kehittämisen fokus tilitoimiston vai asiakasyritysten palveluissa – se nimittäin vaikuttaa uusien ominaisuuksien ja niiden kehityksen tärkeysjärjestykseen.
