Tutkimus: digisyrjäytyneiden yritysten riski kasvussa – näin se taklataan

Taloustutkimuksen kesällä 2024 toteuttama, puolueeton tutkimus paljasti, että Suomeen on syntynyt digisyrjäytymisriskissä olevien yritysten ryhmä. Valtaosaa yrityksistä kiinnostaa prosessiensa digitalisointi, mutta osa yrityksistä aikoo tietoisesti jäädä kehityksen kelkasta. 

Esimerkiksi paperi- tai sähköpostilaskuja yhä lähettävistä yrityksistä 32 % ei ole aikeissa siirtyä verkkolaskutukseen ainakaan seuraavan kahden vuoden aikana. 

Mitä tällaisesta digisyrjäytymisestä voi seurata? Entä miten ja miksi sitä tulisi välttää? Asiaa valottavat Visma Solutions Oy:n Aki Kauppinen ja Sampsa Wulff. 

“Vuonna 2024 pitäisi jo olla pitemmällä”

Moni pienyrityskin on jo aloittanut taloushallintonsa digitalisoinnin, ja usein uudet, aloittavat yritykset eivät edes mieti perinteistä paperi ja mappi -tyyppistä kirjanpitoa. Kehitys on silti ollut yllättävän hidasta, etenkin kun vertaa sitä muiden digipalveluiden arkiseen käyttöön. 

– Joskus tekisi mieli kysyä, moniko yrittäjä taittaisi työmatkansa mieluummin hevoskärryillä auton sijaan, naurahtaa Aki Kauppinen. 

– Vakavasti ottaen: kun mahdollisuuksia asioiden helpompaan tekemiseen on tarjolla, niin kyllä ne mahdollisuudet kannattaisi hyödyntää. Kirjanpitäjät ja tilitoimistot ovat digitaalisten työkalujen käytössä jo pitkällä, ja jos apua tarvitaan, niin me ohjelmistotoimittajat tarjoamme sitä kyllä mielellämme, hän jatkaa. 

Sampsa Wulff kuvaa digitaalisuuden hyötyjä etenkin epävarmassa ympäristössä: 

– Ajatellaanpa suomalaista yrityskenttää vuodesta 2020 alkaen. Olemme kaikki eläneet käytännössä kriisistä toiseen, joten moni yritys on ollut oikeasti myös vaikeuksissa kassansa kanssa. Ja mitä pidemmällä viiveellä tieto tilanteesta menee kirjanpitoon, niin sitä pahemmaksi se ehtii pahimmillaan mennä. Digitaalisuuden myötä yrittäjä on paremmin tilanteensa päällä, ja pystyy turvaamaan liiketoimintansa jatkuvuuden. 

Millainen sijoitus digitaalinen taloushallinto on yrittäjälle?

Taloushallinnon digitalisointiin tarvitaan tietysti työkalut, eli ohjelmisto. Moni yrittäjä yllättyy myös siitä, että vaikka tiedot siirtyvät ohjelmistossa yhteiskäytön myötä jouhevammin, ei kirjanpitäjän työ välttämättä vähene, vaan se kohdistuu eri asioihin. 

Taloushallinnon hinta ei siis digitalisoinnin myötä suoraan laske, vaikka toimintamalli itsessään muuttuu. 

– Kirjanpitäjän tehtävät muuttuvat yhteisen “työpöydän” eli ohjelmiston myötä, mutta eivät suinkaan häviä. Muutoksesta kannattaa keskustella oman kirjanpitäjän kanssa avoimesti, he kyllä mielellään kertovat mistä palvelun hinta kaikkiaan koostuu, Sampsa Wulff kannustaa. 

Samaan aikaan kannattaa kuitenkin ajatella myös sijoituksen palautumista: talouden kokonaisuuden näkemistä, tietoturvaa, varmuutta siitä että tositteisiin on tarvittaessa helppo palata sekä sitä, etteivät palvelut ja tuotteet jää laskuttamatta – tai ostolaskut maksamatta. 

–  Digi ottaa arjesta niin paljon turhaa tauhkaa pois, että sillä on monelle yrittäjälle ollut iso merkitys. Nopeasti laskettuna tällaisen yhteisen ohjelmiston hinta on kolmesta neljään kahvipaketin verran kuussa. Ei siis mitenkään valtava investointi suhteessa sen tuomaan hyötyyn, kuvaa Aki Kauppinen.

– Kilpailu on kovaa, ja kasvu pitää hakea markkinasta joka päivä. Siksi tänä päivänä onkin erityisen tärkeää se, että myös yrittäjät ja toimitusjohtajat voivat keskittyä liiketoimintaan. Viisaasti järjestetty taloushallinto antaa siihen syötettä ja työkaluja, ja parhaassa tapauksessa etumatkaa kilpailijoihin nähden. 

Tilitoimistoilla tärkeä rooli – myös tukea saatavilla

Tilitoimistoista kerrotaan usein, että uudet asiakkaat ottavat digityökalut käyttöön heti kättelyssä, mutta moni pitemmän linjan asiakas on jumissa vanhojen toimintamallien kanssa. Tilannetta on vaikea muuttaa, eikä digipalveluiden tarjoamista ole helppo ottaa puheeksi. Mikä siis neuvoksi?

– Tilitoimistolla on valta ja vastuu suhteessa omaan asiakaskuntaansa, muistuttaa Sampsa Wulff. 

– Jos ensimmäinen ajatus on se, että omat asiakkaani eivät ole kiinnostuneet digitaalisista palveluista, kannattaa pysähtyä miettimään, onko todellakin näin. Saatamme nimittäin tehdä päätöksiä perustuen vääränlaisiin olettamuksiin, ja jättää esimerkiksi kysymättä asiakkaalta itseltään hänen kiinnostustaan.

– On myös hyvä miettiä sen oman liiketoiminnan jatkuvuutta; asiakas voi mielessään miettiä sähköistämistä, ja lähteä sitten toimijalle, joka sitä aktiivisesti tarjoaa. Tai jos tilitoimistoyrittäjä haluaa joskus myydä liiketoimintansa, on se paperiasiakkaiden myötä huomattavasti vaikeampaa.  

Liikkeelle kannattaakin lähteä helpoimmasta, samalla tavoitteet muistaen. 

– Mieti, ketkä asiakkaista ovat jo valmiiksi myötämielisiä, ja tottuneet digipalveluihin arjessaan. Tärkeä näkökulma on tietysti myös se, kuka hyötyy digipalveluista: jos yrittäjä istuu työpäivänsä vaikkapa maansiirtokoneen hytissä, on mobiilipalveluista, kuten vaikkapa kuittiskannerista tai ostolaskujen hyväksymisestä hänelle todennäköisesti arjessa iloa, Aki Kauppinen vinkkaa. 

 – Jos tilitoimistollasi on vaikkapa 200 mappiasiakasta, niin ajattele sähköistäväsi heistä vaikkapa kymmenen joka kuukausi. Ja muista myös seurata etenemistä ja onnistumisia.

Tilitoimistot eivät myöskään ole yksin asian kanssa, sillä ohjelmistotoimittajilla on hyviksi havaittuja malleja asiassa auttamiseen. Esimerkiksi Visma Solutionsin kummimyyjät auttavat sekä Fivaldin että Netvisorin digipalveluiden myynnissä mielellään. 

– Tilitoimistot ovat mestareita omien palveluidensa myynnissä ja tuntevat asiakkaansa todella hyvin. Me pystymme näkemään mahdollisuudet ja tärkeimmät syyt juuri kyseisen asiakkaan taloushallinnon digitalisointiin, joten yhdistelmä palvelee ennen kaikkea asiakasta todella hyvin, Sampsa Wulff muistuttaa. 

– Kannattaa siis olla matalalla kynnyksellä yhteydessä, ja kysyä apua ja ajatuksia!

Lue myös: Sähköinen taloushallinto – pakollinen paha vai paras päätös?