Miksi pienenkin tilitoimiston yrittäjän kannattaa nyt miettiä tulevaa?
Tilitoimistoyrittäjänä olen nähnyt tämän alan muuttuvan valtavasti. Kun aloitin, riitti usein se, että teki virheetöntä kirjanpitoa mapista ja lähetti sen asiakkaalle postitse. Asiakkaat olivat tyytyväisiä, kun saivat paperiset laskelmat ja alv-laput kuukausittain.
Mutta nyt on toisin. Vaikka monet meistä tekevät edelleen töitä ”vanhalla tavalla”, asiakkaiden toiveet ja alan paineet muuttuvat vauhdilla. Meidän on reagoitava, jotta voimme jatkaa menestyksekkäästi – tai edes voidaksemme myydä yrityksemme hyvään hintaan, kun eläkepäivät koittavat.
Henkilökunta on perusta – Ei vain kulu
Pienten toimistojen selkäranka on usein uskollinen ja kokenut henkilökunta. Uskon, että työntekijöiden jaksaminen on kaiken menestyksen perusta. Kun jokainen kirjanpitäjä tekee kaiken käsin, alkaa se nopeasti syödä aikaa, voimia ja virheiden riski kasvaa.
Selkeät, toimivat rutiinit ovat avainasemassa. Jos meidän toimintatapamme ovat sekavia ja epäselviä – jos asiat joutuu tekemään jokaiselle asiakkaalle eri tavalla – se heijastuu suoraan työntekijöiden uupumukseen ja näkyy lopulta asiakkaille asti.
Koulutus ja ohjeistus ovat tärkeitä, sillä viranomaismääräykset ja tulkinnat muuttuvat jatkuvasti. Pienenkin toimiston, on pysyttävä ajan tasalla. Se ei ole vain lakisääteinen pakkopulla, vaan sijoitus työntekijöiden jaksamiseen ja osaamiseen.
Paperin ja näytön välissä – Kehitys ei odota
Tiedän tunteen: Olen tottunut tekemään työtä tietyllä tavalla, ja se on toiminut tähänkin asti. Mutta on pakko katsoa tulevaisuuteen: Ne nuoremmat yrittäjät – ja jopa monet nykyiset – eivät enää suostu tuomaan mappeja tai kuorittamaan kuitteja. He odottavat, että asiat hoituvat sähköisesti ja helposti, usein pelkällä kännykällä.
Emme voi jättää tätä huomiotta, sillä paperiasiakkaat vähenevät ajan myötä. Jos haluamme varmistaa asiakaskuntamme säilymisen ja kiinnostavuuden ostajille, meidän on oltava valmiita ottamaan vastaan kuitit sähköisenä – mielellään suoraan järjestelmään.
Helpompi sähköinen reitti asiakkaan kuiteille on itse asiassa helpompi myös meille kirjanpitäjille. Kukaan meistä ei nauti kuittien perään soittelusta! Kun asiakas voi hoitaa lähetysprosessin sujuvasti, saamme aineistot ajoissa ja voimme tehdä työmme rauhassa.
Lisäksi asiakkaat haluavat nopeampaa tietoa. Enää ei riitä, että lähetän heille kerran kuussa tuloslaskelman. He haluavat nähdä omat lukunsa tuoreempina, jotta voivat tehdä päätöksiä. Sähköiset työkalut ovat se tapa, jolla me saamme tämän toiveen täytettyä ilman, että manuaalinen työmme lisääntyy entisestään.
Lisäarvo tuo mielenrauhaa ja kassavirtaa
Meillä on valtava asiantuntijuus asiakkaan talouden luvuissa. Kun pääsemme irti mappien ja kirjausten orjuudesta, meille vapautuu aikaa sille, missä olemme parhaita: asiakkaan auttamiseen.
Asiakkaat tarvitsevat apua ymmärtääkseen numeroitaan, budjetoidessaan tai miettiessään säästöjä. Kun pystyn olemaan asiakkaalle luotettava neuvonantaja – en vain numeroiden tallentaja – tuotan hänelle lisäarvoa. Tämä on avain asiakaspysyvyyteen.
Asiakkaan menestys on myös tilitoimiston menestys. Kun asiakas pärjää paremmin, hän maksaa laskunsa ajallaan ja usein myös kasvaa, jolloin tilitoimistonkin liikevaihto kasvaa luonnostaan. Minun mielestäni asiakasta pitää auttaa menestymään – se on paljon parempi tapa hoitaa bisnestä.
Teknologia on työväline, ei vihollinen
Tiedän, että sanalla ”digitalisaatio” on huono kaiku. Se kuulostaa monimutkaiselta ja kalliilta. Mutta meidän ei tarvitse muuttaa kaikkea kerralla! Meidän ei tarvitse hankkia kaikkia hienoja, uusia ohjelmistoja, joita emme osaa käyttää.
Riittää, kun lähdemme liikkeelle pienesti ja etsimme työkaluja, jotka:
- Vähentävät rutiinityötä (eli mappien ja manuaalisen kirjaamisen määrää).
- Helpottaa aineiston saamista asiakkaalta (eli kuittien/laskujen lähettämistä).
Tämä vapauttaa kallisarvoista aikaani ja henkilökuntani aikaa sille merkityksellisemmälle työlle, asiakassuhteiden hoitamiselle ja neuvonnalle. Kun työnkuva muuttuu, meidän on helpompi pitää kiinni nykyisistä kirjanpitäjistämme ja jopa houkutella uudenlaisia osaajia, jotka eivät halua vain pyörittää rutiineja.
Eläketurvaa ja tulevaisuutta ajatellen
Toiminnan kehittäminen on nykyaikana lähestulkoon ainoa tapa säilyttää asemansa taloushallinnon alalla. Jos eläkeikä jo häämöttää, on viimeinen hetki miettiä yrityksen arvoa.
Ostajat maksavat hyvän hinnan yrityksestä, jolla on:
- Toimivat, tehokkaat prosessit (eli ei vain iso mappivarasto).
- Sähköisiä kanavia käyttävä asiakaskunta.
Jos jatkaa täysin manuaalisesti, yrityksen arvo kuihtuu paperiasiakkaiden eläköityessä.
Kehittäminen ei ole vaikeaa, mutta se vaatii rohkeutta muuttaa totuttuja tapoja. Tärkeintä on muistaa, että kaiken keskiössä ovat ihmiset – sekä omat työntekijämme että asiakkaamme. Kun pidämme heistä hyvää huolta ja teemme työstä sujuvampaa (meille ja heille), menestys seuraa.
Kirsi Rantakaulio Toimin 18 vuotta tilitoimistoyrittäjänä ja saavutin tavoitteeni. Tein exitin. Huomasin kuitenkin, etten ollut vielä valmis eläkkeelle. Niinpä hakeuduin töihin Visma Solutionsille, auttaakseni edelleen yrittäjiä kehittämään toimintaansa.
