Kun aloittaminen tuntuu isolta – aloita pienesti

Minulta kysytään usein, mistä tilitoimiston kehittäminen pitäisi aloittaa. Kun katson omaa matkaani, yksi tärkeimmistä opeista on tämä: kaikkea ei voi – eikä pidä – yrittää tehdä kerralla.

Arki pyörii jo valmiiksi asiakkaiden ja kirjanpidon ympärillä, joten isot mullistukset helposti jäävät kesken. Sen sijaan pienet ja harkitut askeleet vievät eteenpäin paljon varmemmin.

Ensimmäiset projektit: näkyvyys kuntoon

Minä aloitin markkinoinnista. Kun uusia asiakkaita tuli, myös liikevaihto kasvoi, ja se antoi mahdollisuuden varata aikaa hallinnolliseen työhön ja kehittämiseen.

Ensimmäinen projekti oli nettisivujen uudistaminen. Nykyään, jos yritystä ei löydy verkosta, se on käytännössä näkymätön. Käytin mainostoimistoa, joka teki sivuista ammattimaiset, mutta samalla meidän näköiset. 

Myöhemmin opin myös, kuinka tärkeää on löytyä oikeilla hakusanoilla – esimerkiksi “Fivaldi-tilitoimisto” -haulla.

Somemarkkinointi oli seuraava askel. Yrityspäättäjät ovat tänä päivänä somessa siinä missä kuluttajatkin, ja se kannattaa huomioida. Ei ole pakko olla joka kanavassa, mutta jonkun täytyy ottaa vastuu siitä, että yrityksen ääni kuuluu.

Palveluiden tuotteistaminen

Toinen askel oli palveluiden selkeyttäminen. Asiakkaan on aina helpompi ostaa selkeä paketti kuin epämääräinen palvelu. Pidimme henkilöstön kanssa päivän, jossa kävimme läpi tavoitteet ja loimme erilaisia palvelupaketteja.

Vanhoille asiakkaille jatkoimme pääosin tutuilla käytännöillä, mutta uusille pystyimme tarjoamaan valmiiksi mietittyjä kokonaisuuksia. Se teki myynnistä helpompaa ja toi ammattimaisuutta asiakaskohtaamisiin.

Automaatiota askel kerrallaan

Kun perusasiat olivat kunnossa, aloin lisätä automaatiota. Otimme käyttöön automaatioalustan, joka helpotti rutiinitöitä merkittävästi. Vaikka investointi tuntui alkuun isolta, se maksoi itsensä nopeasti takaisin: rutiineihin kului vähemmän aikaa, kannattavuus parani ja asiakkaat hyötyivät paremmasta palvelusta.

Tärkeä oppi oli, ettei automaatiota kannata yrittää ottaa käyttöön yhdessä yössä. Se on oma projektinsa, ja siihen on hyvä tarttua vasta, kun pohja on kunnossa.

Käyttöönotot kehittämisen paikkana

Yksi usein unohdettu osa kehittämistä on uusien asiakkaiden käyttöönotto. Hoidin ne pitkään itse, ja se antoi arvokkaan mahdollisuuden nähdä asiakkaan vanhat käytännöt. 

Usein pääsin jo tässä vaiheessa ehdottamaan järkevämpiä toimintamalleja. Esimerkiksi, jos asiakas teki jotain turhan työläästi, joka toi meille lisätöitä.

Käyttöönotto on loistava tilaisuus osoittaa asiantuntemusta ja rakentaa luottamusta heti alussa.

Viestintä ja oma rooli

Yksi vaikeimmista asioista oli oppia viestimään paremmin henkilökunnan kanssa. Huomasin, että minä painoin eteenpäin kuin veturi, mutta työntekijät jäivät asemalle ihmettelemään. 

Opin hidastamaan tahtia, kertomaan selkeämmin miksi asioita muutetaan ja antamaan aikaa sopeutua.

Toinen iso muutos oli oma roolini. Kun asiakasmäärä kasvoi, en voinut enää tehdä kaikkea itse. Jätin vähitellen pois osan kirjanpitotöistä ja keskityin yhä enemmän johtamiseen ja kehittämiseen. Se oli välttämätöntä, jotta kasvu oli mahdollista.

Mistä kannattaa aloittaa?

Se onkin haastava kysymys. Vähän kuin se perinteinen muna vai kana -kysymys. Kumpaan kannattaa panostaa ensin aijansäästöön vai myyntiin? 

Minulle luontevin tie oli markkinoinnin kautta, koska uudet asiakkaat toivat lisää rahaa ja mahdollisuuden irrottaa omaa aikaa. 

Mutta tämä riippuu aina yrityksen lähtötilanteesta. Jos markkinointiin on jo panostettu,  kannattaa seuraavaksi tehostaa prosesseja ja säästää sitä kautta aikaa. Toisaalta, jos töitä on jo nyt liikaa, kannattaa ehkä aloittaa automatisoinnista. Hankkia lisää aikaa, ennen kuin hankkii uusia asiakkaita.

Yksi askel kerrallaan

Tärkein neuvoni on tämä: älä yritä tehdä kaikkea kerralla. Ota yksi projekti kerrallaan ja vie se loppuun. Yksi muutos johtaa usein seuraavaan. Kun otin käyttöön selainpohjaisen ohjelmiston, se avasi oven sähköiseen taloushallintoon ja lopulta luovuimme kokonaan paperiasiakkaista.

Kehittäminen ei lopu koskaan, mutta pienin askelin siitä tulee mahdollista ja hallittavaa. Ja mikä tärkeintä: jokainen askel tekee yrittäjän arjesta kevyemmän.

Kirsi Rantakaulio Toimin 18 vuotta tilitoimistoyrittäjänä ja saavutin tavoitteeni. Tein exitin. Huomasin kuitenkin, etten ollut vielä valmis eläkkeelle. Niinpä hakeuduin töihin Visma Solutionsille, auttaakseni edelleen yrittäjiä kehittämään toimintaansa.