Sähköinen taloushallinto 2025 – ohjelmistojen tuomat mahdollisuudet, riskit, hyödyt ja hinnat
Sähköinen taloushallinto eli digitaalinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että yrityksen taloushallinnon rutiinityöt – kirjanpidon vaiheet, osto- ja myyntilaskut sekä raportointi hoidetaan tehokkaasti ja suoraviivaisesti yhdessä sähköisessä järjestelmässä.
Työkaluna siinä toimii sähköinen taloushallinto-ohjelmisto. Se auttaa nopeuttamaan taloushallinnon rutiineja ja antaa reaaliaikaista tietoa yrityksen taloustilanteesta myös päätöksenteon tueksi.
Tässä artikkelissa käymme läpi taloushallinnon digitalisointiin ja erilaisiin ohjelmistoihin liittyviä mahdollisuuksia ja kysymyksiä. Löydät jutusta apua ja vastauksia mm. seuraaviin kysymyksiin:
1. Sähköinen taloushallinto vuonna 2025: mitä uutta taloushallinto- ja kirjanpito-ohjelmistoissa tapahtuu?
2. Sähköisen taloushallinnon hyödyt
3. Sähköinen taloushallinto: edut ja haitat
4. Sähköinen taloushallinto: hinta, ohjelmistojen vertailu ja valinta – mitä huomioida?
5. Sähköisen taloushallinnon vaatimukset – mitä tarvitaan?
6. Miten aloittaa taloushallinnon tai tilitoimiston toiminnan sähköistäminen?
1. Sähköinen taloushallinto vuonna 2025: mitä uutta taloushallinto- ja kirjanpito-ohjelmistoissa tapahtuu?
Taloushallinto on digitalisoitunut vauhdilla: valtaosa etenkin tilitoimistoihin tulevista uusista asiakkaista pitää sähköistä taloushallintoa jo oletusarvona. Myös ohjelmistotalot panostavat sähköisen taloushallinnon ohjelmistojen kehitykseen, joten myös työkalut kehittyvät harppauksin.
Ja hyvä niin, sillä monessa tilitoimistoissa tuskaillaan henkilöstövajeen ja työvoimapulan kanssa, joten tehokkaat ohjelmistot ja talousprosessien digitalisointi tarjoavat paremmat mahdollisuudet liiketoiminnan kasvuun.
Taloushallinnon automaatiot ja AI-työkalut kehittyvät entisestään
Erilaiset tekoälyä ja koneoppimista hyödyntävät automaatiot ja tositteiden digitaalinen käsittely ovat nopeuttaneet tilitoimistojen rutiineja jo jonkin aikaa. Monessa ohjelmistossa automaatiot ovat jo arkipäivää, ja AI-pohjaisten lisäpalveluiden avulla kirjanpidon automaatioastetta voi nostaa entisestään. Tekoälytyökaluja kannattaakin ottaa kokeiluun sitä mukaa kun niitä tuodaan tarjolle, jotta niiden opettelu ja hyödyntäminen tulevat luontevaksi osaksi arkea.
Hyvä esimerkki kirjanpitäjän työtä tehostavasta taloushallinnon AI-työkalusta on ostolaskujen automaatio FabricAI. Sen avulla suurin osa ostolaskujen käsittelystä onnistuu automaattisesti siten, ettei kirjanpitäjän tarvitse käydä itse laskulla.
On tärkeää myös muistaa, että automaatioiden kehittyessäkään ei mikään taloushallinto-ohjelmisto toimi itsekseen – hyvä taloushallinto edellyttää kuskin paikalle ammattilaisia, jotka osaavat ratkoa ja selvittää esimerkiksi epäselviin tositteisiin liittyvät asiat ja rakentaa ohjelmistoon tarvittavat automaatiot. Automaatioiden avulla kirjanpitäjän asiantuntija- ja neuvonantajarooli korostuu, kun mekaanisen näpyttelyn roolia voidaan vähentää.
Rahanpesulaki tekee asiakkaiden tuntemisesta yhä tärkeämpää
Rahanpesulain edellyttämän ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvat kaikki yritykset jotka tekevät rahaan liittyviä toimenpiteitä yritysten tai yksityishenkilöiden puolesta – toisin sanoen tilitoimistoilta edellytetään asiakkaan tuntemista KYC-prosessin mukaan. Prosessiin kuuluu jokaisen asiakkaan ja edunsaajan tunnistaminen, sekä heidän henkilöytensä todentaminen, oman liiketoiminnan riskiarviointi, asiakkaan epäilyttävistä liiketoimista ilmoittaminen sekä työntekijöiden koulutus. Laissa määritetyt sanktiot näiden toimien laiminlyönneistä nousevat vuonna 2025 merkittävästi, joten KYC-prosessiin on kiinnitettävä huomiota jokaisessa tilitoimistossa ja tilintarkastusyrityksessä.
👉 Haluatko oppia lisää KYC-prosesseista eli KYCittämisestä? Tutustu Netvisor KYC -työkaluun täällä!
Taloushallinto-ohjelmistojen integraatioiden rooli kasvaa
Yrityksen talouden tietoja hyödynnetään paitsi nykytilan tarkkailuun, myös tulevaisuuden ennustamiseen. Siksi taloushallinnon tietoja voi olla tarpeen käyttää myös muissa ohjelmistoissa – niitä voidaan esimerkiksi visualisoida business intelligence- eli BI-ohjelmistossa.
Taloushallinto-ohjelmistoon voi olla tarve tuoda tietoja myös muista järjestelmistä. Esimerkiksi palkanlaskentaohjelman ja työaikatietojen saumaton yhdistäminen nopeuttaa palkkaprosesseja. Kaikki nämä asiat vaativat ohjelmistolta mahdollisuutta integraatioihin eli taloushallinnon ohjelmiston ja muiden ohjelmistojen yhdistämiseen. Kannattaakin siis tarkistaa, millainen API-rajapinta taloushallinto-ohjelmassa on, ja miten tietojen liikuttelu onnistuu.
📖 Haluatko lukea lisää sähköisen taloushallinnon kehityksestä ja siitä, mitä taloushallinnon sähköistämisessä tapahtuu? Tässä jutussa asiantuntijat keskustelevat taloushallinnon tulevaisuudesta ›
2. Sähköisen taloushallinnon hyödyt
Digitaalisen tai sähköisen taloushallinnon suurin hyöty on se, että se selkeyttää ja nopeuttaa taloushallinnon ja kirjanpidon rutiineja. Sähköinen taloushallinto auttaa vähentämään virheiden riskiä, ja jos jotain täytyy tarkistaa, ovat tositteet ja niiden käsittelyn polut helposti tarkistettavissa taloushallinnon ohjelmistossa. Tästä on hyötyä sekä tilitoimistoille että asiakasyrityksille.
Sähköisen taloushallinnon hyödyt tilitoimistolle
Perinteinen kirjanpito vaatii kirjanpitäjältä paljon manuaalista työtä. Tositteiden kirjaaminen ja kohdistaminen on työlästä ja tarkkuutta vaativaa. Monipuolinen taloushallinnon ohjelmisto helpottaa ja tehostaa perinteisten asiakkaiden hoitamista, mutta tarjoaa mahdollisuuden myös sähköiseen kirjanpitoon.
Toki myös sähköinenkin kirjanpito vaatii tarkkuutta. Sähköisen taloushallinnon ja helppokäyttöisen ohjelmiston avulla työtaakka kuitenkin vähenee, kun kaikista toimista jää automaattisesti jälki. Kun aineisto syntyy kirjanpito-ohjelmaan sitä mukaa, kun tositteita syntyy ja liikkuu, muuttuu myös työn rytmi: sen sijaan, että asiakaan kirjanpito tehtäisiin kuun päätteeksi, on työ jatkuvaa.
Sähköisen taloushallinnon ohjelmisto mahdollistaa myös asiakkaiden hankkimisen maantieteellisesti mistä vain: ohjelmisto on kirjanpitäjän ja asiakkaan yhteinen, virtuaalinen työpöytä, jonka avulla työ sujuu myös etänä.
Taloushallinnon ohjelmistojen kehitys etenee harppauksin, ja teknologia helpottaa arkea koko ajan enemmän. Esimerkiksi ostolaskujen tiliöinti on jo monessa ohjelmistossa automatisoitua, ja koneoppiminen tekee siitä yhä tarkempaa.
Sähköisen taloushallinnon hyödyt pk-yritykselle
Pk-yrityksen sähköinen taloushallinto tekee arjesta sujuvampaa. Kun myynti- ja kululaskut kulkevat sähköisesti, eivät tositteet pääse hukkumaan eikä kirjauksia tarvitse tehdä moneen kertaan. Sekä myynti- että ostolaskuihin on helppo pureutua myös myöhemmin, eikä esimerkiksi yksittäisen laskun maksaminen ole koskaan ainoastaan muistin varassa.
Sähköinen kirjanpito on ajan tasalla aina – yrityksen taloustietoja voi siis tarkastella reaaliaikaisesti mistä ja milloin vain. Sähköinen järjestelmä mahdollistaa myös tilitoimiston ja pk-yrityksen töiden jakamisen, eli yhteiskäytön.
Taloushallinto-ohjelman raportointi auttaa yrittäjiä pysymään paremmin jyvällä yrityksensä taloustilanteesta. Mitä tarkempi ja reaaliaikaisempi kuva yrittäjällä on siitä, paljonko laskuja on maailmalla, ja paljonko hankintoja erääntymässä, sitä paremmin hän on valmistautunut myös yllättäviin käänteisiin.
Tilitoimiston ja yritysasiakkaan yhteiskäyttö
Kirjanpitäjän työ helpottuu, kun taloushallinnon ohjelmisto mahdollistaa tilitoimiston ja asiakkaan välisen yhteistyön. Ohjelmiston yhteiskäytössä asiakas ja kirjanpitäjä käyttävät samaa ohjelmistoa yhdessä.
Miksi tilitoimiston ja yrityksen yhteistyö samassa ohjelmistossa sitten kannattaa? Yhteiskäytön myötä tilitoimisto ja asiakas voivat sopia työnjaosta haluamallaan tavalla. Kun käytössä on yhteinen sähköisen taloushallinnon ohjelmisto, voi asiakas hoitaa esimerkiksi myyntilaskutuksen itse ja tapahtumat kirjautuvat reaaliaikaisesti kirjanpitoon. Toinen tyypillinen yhteiskäytön muoto on ostolaskujen kierrätys, jossa asiakas tarkistaa ja hyväksyy ostolaskut, ja kirjanpitäjä siirtää laskut maksuun saman ohjelmiston kautta.
Taloushallinto-ohjelmiston yhteiskäyttö syventää asiakkaiden ja tilitoimiston asiakassuhdetta. Läpinäkyvyys ja itsepalvelumahdollisuuden tarjoaminen kasvattaa myös luottamusta.
Yrittäjät hyötyvät siitä, että yrityksen talouden tilanteen päällä on kirjanpidon ja taloushallinnon ammattlainen. Jos esimerkiksi myyntilaskujen lähettäminen jää jatkuvasti muiden kiireiden jalkoihin, näkee kirjanpitäjä tilanteen ja voi ystävällisesti muistuttaa yrittäjää niistä.
👉 Mistä hyvä kirjanpitäjä? Täältä löydät esimerkkejä Fivaldin luotetuista tilitoimistokumppaneista! ›
3. Sähköinen taloushallinto: edut ja haitat
Sähköinen taloushallinto pk-yrityksille: tehoa ja tarkkuutta liiketoimintaan
Taloushallinto on tärkeä osa pk-yrityksen toimintaa, yrityksen alasta riippumatta. Siksi se kannattaa järjestää niin, että yrityksen taloustiedot pysyvät reaaliaikaisesti ajan tasalla ja yrittäjän sekä yrityksen toimivan johdon on helppo seurata tunnuslukujen kehitystä.
Summaten voisikin sanoa, että reaaliaikainen, digitaalinen taloushallinto ja fiksu taloushallinnon ohjelmisto auttavat varmistamaan, että yrittäjän sormi pysyy talouden pulssilla helposti.
Sähköisyys helpottaa ja nopeuttaa myös monia yrittäjän arjen rutiineja. Ostolasku- ja kuittirumba nopeutuu, kun taloushallinnon järjestelmä mahdollistaa kuittien ja tositteiden sähköisen skannauksen, arkistoinnin ja tiliöinnin. Kadonneita kuitteja ei tarvitse metsästää eikä tositteita siirtää fyysisesti paikasta toiseen.
Pienyrityksen sähköinen taloushallinto mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman työn. Moni taloushallinnon ammattilainen arvostaa sitä, että työtä voi tehdä mistä tahansa, ja kaikki tositteet ja niihin liittyvät tiedot ovat helposti saatavilla sekä yrityksissä että tilitoimistoissa.
Sähköinen taloushallinto tilitoimistoille: kasvua ja kehittyviä palveluita
Päivittäisten rutiinien helpottaminen, sähköinen tiedonsiirto jopa järjestelmästä toiseen, massa-ajot, automaattiset tiliöintiehdotukset ja laskujen digitaalinen kierrätys ovat esimerkkejä asioista, jotka eivät onnistu ilman sähköisen taloushallinnon järjestelmää. Sähköisyys ja reaaliaikainen tiedonsiirto nopeuttavat tilitoimiston arjen töitä ja mahdollistaa erilaisten asiakkaiden hoitamisen laadukkaasti ja tehokkaasti.
Kun asiakas näkee taloutensa tilan reaaliaikaisesti ja voi seurata sitä päivittäin, ilman erillistä kuukausiraportointia, voi tilitoimisto keskittyä lukujen raportoinnin sijaan niiden analysoimiseen ja asiantuntijatiedon tarjoamiseen.
Laadukkaan taloushallinto-ohjelman avulla tilitoimisto voi kehittää konsultointipalveluita ja tarjota “tositteiden syöttöpalvelun” sijaan asiakkaalle oikeasti arvoa tuottavaa asiantuntijuutta – kumppanuutta, josta sekä tilitoimisto että asiakas hyötyvät enemmän.
Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston avulla tilitoimisto voi myös hankkia uusia asiakkaita maantieteellisesti kauempaa. Yritystä ei tarvitse fyysisesti viedä asiakkaiden luo tai toimipaikkoja lisätä, kun digitaalisen taloushallinnon työkalujen avulla tilitoimiston palvelut ovat asiakkaiden ulottuvilla missä ja milloin vain.
Sähköinen taloushallinto – kokemuksia
Eri toimijat etsivät taloushallinnon sähköistämisestä erilaisia etuja: millaista on esimerkiksi pienen yrityksen sähköinen taloushallinto, tai miten sähköinen järjestelmä auttaa esimerkiksi palkanlaskennan tai muiden taloushallinnon prosessien helpottamisesta.
Valtaosa sähköiseen taloushallintoon siirtyneistä yrittäjistä on todella tyytyväisiä – yksi muutoksen yhteydessä useimmin esitetty kysymys onkin, että “Miksi en tehnyt tätä jo aikaisemmin”.
👉 Tutustu tilitoimistojen ja PK-yritysten kokemuksiin taloushallinnon sähköistämisestä ›
Sähköisen taloushallinnon riskit – ja miten ne taklataan
Kuten lähes kaikissa digitalisointiin liittyvissä muutoshankkeissa, liittyvät sähköiseen taloushallintoon siirtymisen riskit valittuun teknologiaan ja ihmisiin: ohjelmiston on oltava tietoturvallinen ja ohjelmiston tulee myös täyttää kirjanpitoon ja talouden hallintaan liittyvät viranomaismääräykset. Sen lisäksi työntekijöiden tulee osata käyttää ohjelmistoa oikein.
Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston tietoturvariski on helppo väistää hankkimalla digitaalisen taloushallinnon ohjelmisto toimittajalta, jolla on näyttöjä ohjelmistojen kehittämisestä ja ylläpidosta.
Markkinalla pitkään toimineet taloushallinto- ja kirjanpito-ohjelmistojen toimittajayritykset tuntevat myös viranomaismääräykset ja ovat huolehtineet tietoturvan lisäksi esimerkiksi tietojen digitaalisesta arkistoinnista oikein. Tilitoimistoissa työskentelevien taloushallinnon ammattilaisten mielestä suurimmat riskit liittyvät osaamiseen ja työn resursointiin etenkin muutoksen aikana. Näihin riskeihin voi vastata valmistautumalla muutokseen huolellisesti ja huolehtimalla siitä, että tukea on tarjolla sekä käyttöönottoprosessin aikana, että sen jälkeen.
4. Sähköinen taloushallinto: hinta, ohjelmistojen vertailu ja valinta – mitä huomioida?
Kun valitset ohjelmistoa tilitoimistoon tai yritykseen, on kaikkein tärkeintä, että teet valinnan omilla ehdoillasi, omien ja asiakkaittesi tarpeiden mukaan. Kirjanpitotoimiston sähköinen taloushallinto edellyttää ohjelmistolta luotettavuutta ja monipuolisia ominaiusuksia.
Tilitoimistoammattilaisena tai kirjanpitäjänä tunnet asiakkaasi ja tiedät parhaiten, millaista palvelua he odottavat. Paras ohjelmisto tilitoimistolle onkin se, jossa omien asiakkaiden hoitaminen onnistuu kätevimmin.
👉 Näin vertailet kirjanpito-ohjelmia tilitoimistoille – lue lisää ›
Pk-yrittäjä taas osaa määritellä, millaista dataa tarvitaan yrityksen talouden fiksuun johtamiseen ja millaisia ominaisuuksia se ohjelmistolta edellyttää. Pienten yritysten sähköinen taloushallinto edellyttää joustavaa ja helppokäyttöistä ohjelmistoa. Jos pk-yrityksen taloushallinto hoidetaan tilitoimistossa, kannattaa pyytää kirjanpitäjää suosittelemaan sopivaa ohjelmistoa.
👉 Kirjanpito- ja taloushallinto-ohjelmisto yritykselle – ostajan opas: vertaile näin
👉 Vertaile taloushallinnon ohjelmistoja – täältä löydät suosituimien taloushallinto-ohjelmien vertailun!
Taloushallinto-ohjelmiston hinta: vertaa hintoja oikein
Taloushallinto-ohjelmistojen hinnoissa ja hinnoitteluperusteissa on eroja. Saman ohjelmiston hinta voi vaihdella valitsemasi ohjelmistopaketin, ohjelmiston ominaisuuksien tai jopa kirjanpito-ohjelmalla tai taloushallinto-ohjelmalla tehtävien toimenpiteiden mukaan. Siksi onkin tärkeää selvittää, miten harkitsemasi ohjelman hinta muodostuu.
Kiinnitä näihin asioihin huomiota, kun vertailet sähköisen taloushallinnon ohjelmiston hintoja tilitoimistolle:
✅ Mitä ominaisuuksia valitsemasi ohjelmiston paketit sisältävät, ja kattavatko ominaisuudet tarpeesi? Onko pakettien sisällöstä helppoa saada tarkkaa tietoa?
✅ Vaikuttaako asiakkaasi koko tai liikevaihto ohjelmiston hintaan?
✅ Onko taloushallinnon tapahtumia tai tositteita hinnoiteltu erikseen? Vaikuttaako niiden määrä ohjelmiston hintaan?
✅ Vaikuttaako hoidettavien asiakkaiden lukumäärä valitsemasi paketin hintaan tai siihen, minkä paketin voit valita?
Kun vertailet sähköisen taloushallinnon ohjelmiston hintaa pk-yritykselle, kysy ainakin nämä kysymykset:
✅ Montako käyttäjää tarjotun paketin hinta sisältää, ja mitä lisäkäyttäjien paikat maksavat?
✅ Millaiset integraatiomahdollisuudet ohjelmisto tarjoaa – onko yhdistettävyydessä rajoituksia ja millaisia avoimia rajapintoja ohjelmassa on valmiina?
✅ Kasvaako taloushallinto-ohjelma yrityksen mukana, eli kuinka helposti ohjelman käyttö on laajennettavissa muuttuviin tarpeisiin?
5. Sähköisen taloushallinnon vaatimukset – mitä tarvitaan?
Taloushallinnon sähköistäminen sopii useimmille yrityksille, ainakin osittain. Saapuvat laskut ovat yhä useammin verkkolaskuja ja etenkin b2b-maailmassa yhä useampi yritys edellyttää myös myyntilaskuilta sähköisyyttä. Perusedellytykset sähköisen taloushallinnon käyttöönottoon ovatkin useimmilla yrityksillä jo olemassa.
Ensimmäinen askel kohti sähköistä, älykästä taloushallintoa on kuitenkin selvittää yrityksen nykytila. Pk-yrityksissä tämä tarkoittaa ennen kaikkea kipupisteiden kirkastamista: mitkä ovat ne kirjanpidon ja taloushallinnon tilanteet, jotka vievät aikaa tai aiheuttavat haasteita. Useimmiten haasteet liittyvät:
✅ Myynninhallintaan ja myyntilaskuihin – jos lasku on helppo tehdä ja lähettää, on kassan kierto tyypillisesti nopeampaa, ja kaikki tilaukset ja myyynnit tulevat laskutetuiksi
✅ Ostolaskujen kierrätykseen ja hyväksyntään – sähköiset ostolaskut on helppo tarkistaa, hyväksyä ja laittaa maksuun
✅ Kuittien hallintaan – kuittisovellus auttaa nappaamaan kuitit sähköisenä talteen heti, ja lähettämään ne saman tien kirjanpitoon.
Ohjelmistojen käyttö ei useimmiten ole vaikeaa, mutta alkuun on tietysti varattava kaistaa harjoitteluun. Useimmat ohjelmistotoimittajat tarjoavat asiakkailleen kattavat käyttöönottokoulutukset, mutta kannattaa myös varmistaa, että sovellustuki ja ohjelmiston käyttöohjeett ovat helposti saatavilla myös käyttöönottoprojektin jälkeen.
6. Miten aloittaa taloushallinnon tai tilitoimiston toiminnan sähköistäminen?
Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen ja taloushallinto-ohjelmiston vaihtaminen kannattaa suunnitella huolella. Sekä tilitoimistoissa että pk-yrityksissä taloushallinnon digitalisointi kannattaa aloittaa sisäisellä kartoituksella ja suunnittelulla.
Kipupisteiden ja aikasyöppöjen tunnistamisen jälkeen on helpompaa määritellä, millaisia ominaisuuksia ohjelmistolta ja uusilta toimintamalleilta kannattaa vaatia. Kun tarpeet ja ongelmakohdat ovat tiedossa, on oikea aika ottaa yhteyttä ohjelmistotoimittajiin.
