Et kai enää tee digitaalisella järjestelmällä käsin?

Jokaisessa tilitoimistossa on jo käytössä jokin taloushallinto-ohjelmisto. Lähes kaikista ohjelmistoista löytyy jo automaatiota ja digitaaliset yhteydet asiakkaaseen, pankkiin, verottajaan jne. Siitä huolimatta kirjanpitotyöstä melkoinen osa tehdään edelleen käsityönä. Miksi ihmeessä?

Nykyaikaisten järjestelmien suurin hyöty tulee niiden automaatiosta. Järjestelmät käsittelevät tietoa automaattisesti, siirtävät sitä paikasta toiseen automaattisesti ja tekevät tiedon pohjalta toimintoja ihmisen puolesta. 

Ethän käytä digitaalista ohjelmistoasi enää kirjoituskoneena? Ethän tallenna tietoa järjestelmään tai siirrä sitä ohjelmistosta toiseen käsin? Ethän naputtele ostolaskuja kirjanpitojärjestelmään, työntekijöiden paperille kirjaamia työtunteja palkanlaskentajärjestelmään tai asiakastietoja asiakasrekisteristä laskutusjärjestelmään?

Digitaalisen ohjelmiston käyttäminen lasku- ja kirjoituskoneena on sekä oman aikasi että asiakkaasi resurssien tuhlaamista. Se arvo, jonka toivoit saavasi ohjelmiston hankinnasta valuu hukkaan, ellet ota sen mahdollistamaa automaatiopotentiaalia täysimääräisenä käyttöösi.

Mitä voi automatisoida?

Nykyaikana hyvin monia taloushallinnon toimia voidaan jo automatisoida. Esimerkiksi ostolaskujen tarkastuksen, hyväksynnän, maksamisen ja kirjanpitoon kirjaamisen voi automatisoida täysin. 

Järjestelmälle kerrotaan säännöt, joiden mukaan se tarkastaa, hyväksyy ja laittaa maksuun säännöllisesti, sähköisinä saapuvat ja samansuuruisina pysyvät laskut, kuten puhelinlasku ja vuokra. 

Jos saapuneessa laskussa on jokin poikkeama, ilmoittaa järjestelmä siitä ja lasku siirtyy ihmisen tarkistettavaksi.

Kirjanpito muodostuu automaattisesti liiketapahtumien pohjalta. Arvonlisäverot kirjautuvat laskuilta automaattisesti ALV-ilmoitukselle. 

Automaatio kokoaa palkanlaskennassa tarvitsemasi tiedot työntekijöiden järjestelmään tekemistä kirjauksista ja kohdistaa palkanlaskennan kulut puolestasi. Tuloveroilmoitukset lähtevät automaattisesti palkanmaksun yhteydessä tulorekisteriin. 

Järjestelmät myös luovat automaattisesti raportteja niissä olevan datan pohjalta. Taloushallinto-ohjelmisto jopa ennustaa yrityksen tulevaa kassavirtaa. 

Miten automaation saa toimimaan?

Kaikki tämä kuitenkin vaatii, että järjestelmille annetaan mahdollisuus käyttää niihin rakennettua automaatiota. Järjestelmien välillä täytyy olla toimiva integraatio, jotta tieto voi kulkea vapaasti järjestelmästä toiseen ihmisen siihen välillä puuttumatta. 

Tiedon täytyy tulla sisään ilman ihmisen työtä; esimerkiksi laskujen täytyy tulla sähköisinä. Automaatiosääntöjen toimivuuteen täytyy luottaa; kone ei osaa tehdä virheitä, toisin kuin ihminen.

Ihmisen, käytännössä kirjanpitäjän, täytyy kuitenkin luoda ne automaatiosäännöt, joita ohjelmisto noudattaa. Ohjelmistoissa on valmiina sääntöjä, joita yhdistelemällä voit rakentaa kullekin asiakkaalle omat säännöt, juuri sillä tarkkuudella kuin hän haluaa. 

Tilitoimistossa automaatiosääntöjä voi toki rakentaa myös massoille, mikä helpottaa ja nopeuttaa rutiinien hoitamista entisestään. 

Mitä enemmän automaatiota otetaan käyttöön, sitä enemmän muuttuvat myös työtavat. Asioita ei tehdä enää kuten ennen, joten automaation vapauttamalle ajalle pitää löytää järkevää tekemistä. Kannattavintahan on tietysti kehittää uusia, arvoa tuottavia palveluita, joita asiakkaat haluavat ostaa.

Parempaa tietoa yrityksestä

Eivätkä sähköisten järjestelmien hyödyt toki jää siihen, että automaatio vapauttaa aikaa ikävistä rutiineista ja antaa aikaa esimerkiksi itsensä kehittämiseen. 

Järjestelmien sisällä oleva tieto on myös huomattavasti helpommin käytettävissä. Tietojen pohjalta järjestelmä luo automaattisesti erilaisia raportteja. Yksi tapa luoda uutta arvoa asiakkaille, on tarjota heille apua monipuolisten raporttien tulkintaan.

Jos haluat kuulla lisää Fivaldi taloushallinto-ohjelmistosta ja sen automaatiosta ole yhteydessä Fivaldin myyntitiimiin: puh. 010 505 8463, [email protected]