Palkanlaskijoiden kokemuksia Fivaldista: Tilipalvelu Kallatsa Oy & Tilialakärppä Oy

Palkanlaskijan arki on sirpaleista. Asiakkaat, palkkakaudet ja toimialat vaihtelevat, ja jokainen tuo mukanaan omat vaatimuksensa ja käytäntönsä. Lisäksi palkka-aineistoa tulee usein monesta kanavasta: sähköpostista, liitteistä, WhatsApp-viesteistä ja toisinaan edelleen paperisista tuntilapuista.

Katja Heikkilä on tehnyt palkanlaskentaa oululaisessa Tilialakärppä Oy -tilitoimistossa lähes 20 vuotta. Yhtä lailla meritoitunut Noora Ala-Poikela toimii palkanlaskijana rovaniemeläisessä Tilipalvelu Kallatsa Oy:ssä. Molemmat korostavat, että varsinaisen laskentaosaamisen ohella palkanlaskijan rooliin kuuluu olennaisesti myös asiakkaan palveluprosessin sujuvoittaminen. Fivaldi on heille keskeinen apuväline molemmissa.

Kun järjestelmä hoitaa toistuvat rutiinit eikä ihminen joudu tekemään samaa asiaa käsin uudelleen, syntyy vähemmän virheitä ja asiantuntija-aikaa voidaan käyttää asiakaspalveluun.

Fivaldi tuo palkanlaskentaan varmuutta

Heikkilä näkee Fivaldin kriittisenä osana taloushallinnon kokonaisuutta, jota Tilialakärppä Oy asiakkailleen tarjoaa. Ohjelman avulla hänen syöttämänsä palkkatiedot siirtyvät kirjanpitoon ilman erillisiä vientivaiheita, ja kirjanpitäjä varmistaa, että tiedot ovat siirtyneet oikein. Molemmat ovat tilanteen tasalla ilman ylimääräistä tiedonvaihtoa tai työtä.

Esimerkiksi Heikkilä nostaa lomapalkan, jota kertyy työntekijöille pitkin vuotta. Fivaldissa tämä kertymä jaksotetaan automaattisesti kuukausittain kirjanpitoon, jolloin kulut näkyvät tasaisesti koko tilikauden ajan.

“Ilman jaksotuksia kulut kasaantuvat tilinpäätökseen, ja tulos voi silloin pienentyä merkittävästi, jopa kymmenillä tuhansilla euroilla”, hän kuvailee.

Heikkilä kiittelee Fivaldin toimintavarmuutta ja kytkeytymistä muihin järjestelmiin. Maksuaineistot lähtevät pankkiin suoraan Fivaldista, tulorekisteri-ilmoitukset muodostuvat automaattisesti ja verokorttitiedot päivittyvät ajantasaisesti.

“Voin varmistua siitä, että maksut lähtevät oikealta tililtä oikeille ihmisille.”

Ammattilaisten työkalu

Noora Ala-Poikelalle palkka-aineistoa tulee niin ikään monesta suunnasta ja eri muodoissa. Tällaisessa tilanteessa korostuvat työn rutiinit ja tiedon löydettävyys. Kun palkat on kerran tehty, tietojen täytyy löytyä helposti myös myöhemmin – esimerkiksi silloin, kun asiakas kysyy lisätietoja jonkin kuukauden palkasta tai jotakin pitää tarkistaa nopeasti.

“Fivaldi tukee tätä tuomalla rakenteen hajanaiseen aineistoon ja tarjoamalla useita tapoja tuoda tietoa järjestelmään, esimerkiksi työajanseurannan integraatioiden kautta. Kaikkea ei tarvitse yhtenäistää kerralla, mutta mahdollisuus siihen on olemassa”, hän kuvailee.

Samalla palkanlaskentaprosessi ei pysähdy laskelman tuottamiseen, vaan jatkuu maksamiseen asti: maksuaineistot voidaan muodostaa ja lähettää pankkiin osana samaa prosessia, jolloin erillisiä työvaiheita ei Ala-Poikelan mukaan synny. 

“Kun asiakkaita on paljon, myös moniyrityskäsittely ja massatoiminnot tukevat työn hallintaa ja vähentävät turhaa siirtymistä järjestelmästä toiseen.” 

Hän näkee eron myös siinä, miten järjestelmä palvelee ammattilaista: 

“Fivaldin käyttö perustuu erityisesti siihen, että työ voidaan tehdä tehokkaasti ja toistettavasti. Esimerkiksi lomapalkkatoiminnallisuus vaatii käyttöönotossa työtä, mutta sen jälkeen se keventää arkea ja vähentää manuaalista laskentaa.”

Kokonaisuutena Fivaldin arvo näkyy Ala-Poikelan mukaan siinä, että se pitää prosessin koossa tilanteessa, jossa aineisto on hajanaista ja työmäärä vaihtelee. Tieto on aina saatavilla, maksatus etenee ja kokonaisuus pysyy hallinnassa myös kiireessä.

“Kun tätä työtä tekee pidempään, oppii aika nopeasti, missä kohtaa virheitä syntyy. Siksi järjestelmältä odottaa, että se tukee niissä kohdissa eikä jätä kaikkea käyttäjän varaan.”

Opit Fivaldin hyödyistä palkanlaskentatyössä

Heikkilän ja Ala-Poikelan mukaan tilitoimiston kannattavuuden kannalta ydinkysymys on se, kuinka vähällä käsityöllä koko taloushallinnon palveluprosessin saadaan tuotettua. Fivaldin etu on heidän mukaan se, että siinä palkanlaskenta, maksatus, ilmoittaminen ja kirjanpitoon siirto kannattaa rakentaa yhdeksi, loogisesti eteneväksi prosessiksi.

“Kun järjestelmä hoitaa toistuvat rutiinit eikä ihminen joudu tekemään samaa asiaa käsin uudelleen, syntyy vähemmän virheitä ja asiantuntija-aikaa voidaan käyttää asiakaspalveluun”, Heikkilä kiteyttää.

Fivaldi mahdollistaa Heikkilän ja Ala-Poikelan työnantajille skaalautuvan ja laadukkaan palvelun: Se poistaa ylimääräiset työvaiheet ja vapauttaa heidän aikansa siihen, mistä yritykset oikeasti tilitoimistoille maksavat: toimintavarmuudesta ja kyvystä varautua talouden muutoksiin. 

Kun palkanlaskenta ja kirjanpito tehdään samassa ohjelmistossa, yrityksen talousluvut voidaan raportoida nopeammin. Se parantaa molempien mielestä tilitoimiston palvelua, koska asiakkaalle voidaan tarjota luotettavaa ja ajantasaista tietoa päätöksenteon tueksi.

Fivaldi on taloushallinto-ohjelma tilitoimistoille ja pk-yrityksille. Fivaldi tarjoaa taloushallinnon digitaaliset työkalut pienillekin yrityksille, helposti ja kustannustehokkaasti.