Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen: PK-yrityksen ABC
Pyöriikö yrityksesi taloushallinto papereissa ja mapeissa? Alkaako kuittiralli kiukuttaa, tai haluaisitko laskuttaa asiakkaitasi nopeammin? Jääkö yrityksesi ostolaskuja välillä maksamatta, tai onko sinun vaikea arvioida firmasi taloudellista tilannetta?
Jos vastasit yhteen tai useampaan kysymykseen kyllä, kannattaa harkita sähköiseen taloushallintoon siirtymistä. Monen yrittäjän haaste on se, että liikkelle lähteminen voi tuntua vaikealta. Huoli pois: tämä opas on juuri sinulle!
Kokosimme tälle sivulle simppelin tietopaketin PK-yrittäjille, jotka haluavat säästää aikaa ja vaivaa taloushallinnon tehtävissä – ja vauhdittaa samalla yrityksensä kasvua.
Selaa koko opas tai tartu suoraan kiinnostavimpiin aiheisiin:
1.Mitä eroa on sähköisellä ja perinteisellä taloushallinnolla?
2. Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen: tee se pala kerrallaan
- Kuittirumban sähköistäminen: kuittiskanneri auttaa
- PK-yrityksen myyntilaskutuksen sähköistäminen
- Ostolaskujen kierrätys ja sen sähköistäminen
3. Mitä muuta sähköiseen taloushallintoon voi kuulua?
- Sähköinen kirjanpito
- Palkanlaskenta
- Raportointi
- Yrityksen talouden suunnittelu
4. Digitaalinen taloushallinto, sähköinen taloushallinto, digitaalinen kirjanpito – hallitsetko termiviidakon?
1. Mitä eroa on sähköisellä ja perinteisellä taloushallinnolla?
Yritysten kirjanpito ja taloushallinto on perinteisesti hoidettu tositteita ja papereita mapeissa liikutellen, useimmiten yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä. Vanha konsti saattaa etenkin liiketoiminnan kasvaessa aiheuttaa esimerkiksi seuraavanlaisia pulmia:
- Taloushallinnon tapahtumia kirjataan useampaan eri paikkaan.
- Kuukauden kirjanpito tulee aina hieman myöhässä, jolloin et saa tietoa kuukauden tuloksesta reaaliajassa.
- Vanhojen laskujen etsiminen vaatii mappien tai sähköpostien selailua.
- Tapahtumien kirjaamisessa tapahtuu virheitä, koska sitä tehdään käsin ja muistinvaraisesti.
- Ostolaskut kierrätetään ja hyväksytään käsityönä. Kierros voi kestää niin kauan, että maksut myöhästyvät ja alkavat kasvaa viivästyskorkoa.
Papereiden pyörittäminen, jatkuva sähköpostittelu ja manuaaliset prosessit ovat edelleen aivan mahdollinen tapa hoitaa yrityksen taloutta. Moni jatkaakin tuttuja rutiineja siksi, että uuden opettelu tuntuu työläältä.
Monessa tapauksessa sähköinen tai osasähköinen ratkaisu tekisi kuitenkin kokonaisuudesta huomattavasti jouhevamman. Silloin sähköisen taloushallinnon aloittaminen voikin olla oikea ratkaisu.
Sähköinen taloushallinto on manuaalisten rutiinien viemistä digitaaliseen ohjelmistoon. Se tehostaa työtä, säästää aikaa ja helpottaa yhteistyötä kirjanpitäjän tai tilitoimiston ja yrityksen välillä. Samalla saat yrityksesi käyttöön reaaliaikaista tietoa, joka puolestaan hyödyttää liiketoimintaa.
📖 Lue lisää: Yrityksen taloushallinto ja sen tehtävät – opas taloushallinnon tehokkaaseen järjestämiseen ›
2. Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen: tee se pala kerrallaan
Taloushallinnon sähköistäminen kannattaa tehdä pala kerrallaan. Fiksuinta on ottaa käsittelyyn ne taloushallinnon osaset, jotka aiheuttavat eniten päänvaivaa, ja aloittaa sähköistäminen niistä.
Yleensä yrittäjät aloittavat joko ostokuittirallin, myyntilaskutuksen tai ostolaskuprosessin sähköistämisestä.
Kuittirumban sähköistäminen: kuittiskanneri auttaa
Yrityksen ostokuitit katoavat helposti, ja monen yrittäjän toistuva painajainen onkin kuukausittainen kuittirumba. Kun ostokuitit otetaan heti talteen kuittiskannerin avulla ›, näkyvät esimerkiksi yrityksen luottokorttiostot sen tuloksessa heti, ja näkymä talouteen muuttuu heti ajantasaisemmaksi.
Tilitoimisto Finabalancen toimitusjohtaja Nina Härkönen kuvaa kuittiskannerin aikaansaamaa muutosta näin:
– Paperittomuus on tuntunut asiakkaistamme erittäin luontevalta. Mappien sijaan kuitit säilyvät tietoturvallisesti Fivaldin arkistossa, ja niihin on tarvittaessa helppo myös palata.
– Asiakkaamme arvostavat nopeutta ja näppäryyttä. Ja toki hekin ymmärtävät, että tällainen aikaa säästävä sovellus vapauttaa aikaa sitten tuottavampaan tekemiseen, sekä heillä että meillä.
PK-yrityksen myyntilaskutuksen sähköistäminen
Toimiva ja ajantasainen laskutus on yritystoiminnan elinehto. Mitä nopeammin saat laskut tehdyistä töistä ja tuotteista lähtemään, sitä paremmassa tikissä yrityksesi kassa pysyy. Sähköisyys tekee myös saatavienhallinnasta helpompaa, ja tarvittaessa perinnän voi käynnistää helposti.
Sähköisyys nopeuttaa ja helpottaa laskutusprosessia monin tavoin – näin kuvaa muutosta Esmo-yhtiöiden Hanna Kinnunen:
– Joskus huomaamme yhdessä asiakasyrityksen kanssa, että heiltä jää helposti myyntiä laskuttamatta. Silloin on järkevää sähköistää myyntilaskutus.
Miten sähköisyyteen siirtyminen sitten tehostaa laskutusta? Se suoraviivaistaa prosesia ja varmistaa, että kaikki myydyt palvelut ja tuotteet tulevat laskutettua.
– Jos yrittäjä tekee tarjouksen Fivaldin myynninhallinnassa, ja seuraa samaa dokumenttia aina tilaukseen ja laskutukseen asti, tulee laskutus hoidettua varmasti ja ajallaan.
Ostolaskujen kierrätys ja sen sähköistäminen
Jos yritykseen ostetaan paljon tarvikkeita ja materiaaleja, kannattaa yrityksen ostolaskutus sähköistää.
Käytännössä se tarkoittaa sitä, että tavarantoimittajat ja alihankkijat lähettävät laskunsa yritykselle verkkolaskuna (sähköpostitse tai postitse saapuvat laskut lähetetään skannauspalveluun), ja ne tipahtavat yrittäjälle tarkistettavaksi ja tarvittaessa kierrätettäväksi sähköiseen taloushallinto-ohjelmaan. Laskut voi jopa maksaa suoraan ohjelmistosta.
– Jos ostolaskuja tulee asiakasyritykselleni kuukausittain paljon, jopa mapillisen verran, ei ole mitään järkeä hoitaa niitä manuaalisesti. Näissä tapauksissa asiakas todennäköisesti maksaa laskuistaan niin paljon, että ohjelmistokustannukset tulee katettua jo sillä, Esmo-yhtiöiden Hanna Kinnunen kertoo.
3. Mitä muuta sähköiseen taloushallintoon voi kuulua?
Osto- ja myyntilaskutuksen ja kuittirallin sähköistämisen lisäksi sähköiseen taloushallintoon siirtyminen suoraviivaistaa myös muita yrityksen prosesseja.
Sähköinen kirjanpito ja palkanlaskenta ovat tyypillisesti kirjanpitäjän ja tilitoimiston heiniä, kun taas ajantasainen ja jatkuvasti käytössä oleva raportointi helpottaa ennen kaikkea yrittäjän arkea.
Sähköinen kirjanpito
Sähköisessä kirjanpidossa yrityksen kirjanpitotositteet tallentuvat automaattisesti taloushallinto-ohjelmiston sähköiseen arkistoon. Historiatietojen selailu sähköisestä arkistosta on nopeaa, ja tieto on aina saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.
Kaikki kirjatut tiedot tallentuvat kerralla kaikkiin tarvittaviin paikkoihin, jolloin tietoja ei tarvitse kirjata kahteen kertaan eri järjestelmiin. Kirjanpitäjä tekee kirjaukset sitä mukaa kun tositteita saapuu, eli kirjanpito on ajantasaisempaa kuin kuun pääteeksi tehtävässä perinteisessä mallissa.
Palkanlaskenta
Palkanlaskentaohjelmisto laskee automaattisesti työntekijöiden verot, eläkemaksut ja vähennykset taustalla olevien työntekijätietojen pohjalta.
Sähköisen taloushallinnon pilvipalveluissa ohjelmistotoimittaja päivittää päivärahat ja muut verottajan ohjeistamat kulukorvaukset automaattisesti, jolloin ne ovat aina ajan tasalla.
Raportointi
Koska sähköinen taloushallinto on jatkuvasti ajan tasalla niin ovat myös yrityksen talousraportit. Ohjelmisto näyttää esimerkiksi avoimet saatavat, ja erääntyvät laskut reaaliaikaisesti. Vakioraportit ja viranomaisilmoitukset voi sekä ajaa että lähettää suoraan ohjelmistosta.
Manuaalisesta kirjaamisesta johtuvien virheiden määrä vähenee, kun tapahtumat siirtyvät sähköisesti vaiheesta toiseen. Myös virheiden etsimiseen kuluva aika säästyy, kun ohjelmisto tarjoaa tehokkaat työkalut poikkeuksien etsimiseen.
Yrityksen talouden suunnittelu
Tulevaisuudessa yrityksen kilpailukykyyn vaikuttaa yhä enenevissä määrin data: se, kuinka tehokkaasti ja nopeasti yritys pystyy käsittelemään sekä tulkitsemaan dataa, sekä muodostamaan näkemyksiä saatavilla olevan raportoinnin pohjalta. Sähköinen taloushallinto auttaakin sekä näkemään käsillä olevan tilanteen, että suunnittelemaan myös tulevaisuutta.
4. Digitaalinen taloushallinto, sähköinen taloushallinto, digitaalinen kirjanpito – hallitsetko termiviidakon?
Sähköinen taloushallinto tarkoittaa taloushallinnon eri prosessien tuomista yhteen, sähköiseen järjestelmään. Sen avulla yrityksen taloustiedot ja tositteet ovat helposti saatavilla nyt ja myöhemmin, eikä kirjauksia tarvitse tehdä moneen paikkaan.
Sähköisyyden ideana on päästä eroon papereista, mutta osa prosesseista – kuten käteiskuittien skannailu – saattaa vielä vaatia käsityötä. Moderneilla kuittisovelluksilla skannaus on kuitenkin helppoa ja nopeaa.
📖 Lue lisää: Taloushallinto-ohjelma ja sen hankinta: miten valita se oikea sähköinen ohjelmisto ›
Digitaalinen taloushallinto on tietojen siirtämistä, käsittelyä ja esittämistä alusta loppuun asti sähköisessä muodossa. Sähköinen taloushallinto perustuu digitaalisuuden ideaan, mutta tuskin yksikään yritys pystyy hyppäämään yhdessä yössä mappikirjanpidosta täysin digitaalisiin prosesseihin. Siksi kannattaakin miettiä, mitkä taloushallinnon osaset toimisivat parhaiten digimaailmaan siirrettynä.
Digitaalinen tai sähköinen kirjanpito puolestaan tarkoittaa sähköistä tapaa kerätä yhteen lain vaatimat tiedot yrityksen rahaliikenteestä. Ylempänä kuvailtu digitaalinen tai sähköinen taloushallinto taas on kirjanpitoa laajempi termi. Se pitää sisällään kaikki yrityksen talouteen liittyvät prosessit, kuten palkanlaskennan ja erilaiset viranomaisilmoitukset sekä talouden suunnittelun.
