Kollegan vinkit: näin sähköistät asiakkaan myyntilaskutuksen avulla
Toimiva laskutus on yritystoiminnan perusta – ilman sitä ei kassaan kilahda euroakaan. Silti yllättävän monen yrityksen laskutus pyörii myyntireskontrasta irrallaan, useimmiten erillisessä laskutusohjelmassa. Tässä jutussa pohjoissuomalaisen Esmo yhtiöiden Hanna Kinnunen kertoo, miten hän kannustaa asiakkaitaan siirtämään myyntilaskutuksensa Fivaldiin.
– Noin viidesosalla asiakkaistamme on käytössä sähköinen taloushallinto myynti- ja ostolaskuissa. Ostolaskujen kierrätys on hieman yleisempää kuin myyntilaskutuksen tekeminen Fivaldissa. Uudet asiakkaat ottavat nämä ominaisuudet käyttöön yleensä heti alusta alkaen, Hanna kertoo.
Milloin asiakkaan myyntilaskutus kannattaa sähköistää?
Koska yrityksen on pystyttävä laskuttamaan asiakkaitaan alusta alkaen, on asiakkailla tyyppillisesti käytössään jo jokin laskutusohjelma, tai ainakin laskupohja.
– Laskuthan kiertävät aina kirjanpitäjän pöydän kautta. Laskun ulkoasusta pystyy jo jollain tavalla päättelemään, kuinka työlästä laskun tekeminen on, ja olisiko yrittäjälle hyötyä myyntilaskutuksen siirtämisestä Fivaldiin, Hanna kuvaa.
– Lisäksi, jos huomaamme yhdessä asiakasyrityksen kanssa, että heiltä jää helposti myyntiä laskuttamatta, on fiksua siirtää laskutus Fivaldiin. Jos yrittäjä tekee tarjouksen Fivaldin myynninhallinnassa, ja seuraa samaa dokumenttia aina tilaukseen ja laskutukseen asti, tulee laskutus hoidettua varmasti ja ajallaan – mikä tietysti pitää kassan paremmassa kunnossa.
Myyntilaskutuksen sähköistäminen voi vaikuttaa myös kustannuksiin. Jos asiakkaalla on käytössään erillinen, maksullinen laskutusohjelma, ei laskutuksen siirtäminen Fivaldiin todennäköisesti aiheuta ainakaan suuria kustannuksia.
– B2B-kauppaa tekeviä asiakkaita kannattaa myös muistuttaa siitä, että kaikilla laskutettavilla yrityksillä on oikeus pyytää laskunsa verkkolaskuina. Sähköisen myyntilaskutuksen ja myynninhallinnan avulla sekin käy helposti.
Integraatiot auttavat asiakasta tehostamaan omaa laskutustaan
Sähköisestä laskutuksesta hyötyvät myös sellaiset yritykset, joiden työntekijät kirjaavat töitä tai tarvikkeita erp- tai ohjausjärjestelmään esimerkiksi työmailla, Hanna kertoo.
– Fivaldin rajapintojen kautta näitä tietoja voi tuoda suoraan osaksi laskutusta. Se tekee laskutuksesta paitsi nopeampaa, myös virheettömämpää. Rajapinta on yksinkertainen käyttää ja apua saa aina, eli niiden käyttöönottoa ei kannata pelätä, vaikka omaa teknistä kokemusta ei vielä olisikaan, hän kannustaa.
– Toinen, monelle yrittäjälle merkittävä asia on maksuvalvonta, eli maksumuistusten ja tarvittaessa perintäkirjeiden lähetys. Sekin onnistuu Fivaldin kautta helposti. Mitä tiukemmat taloudelliset ajat ovat käsillä, sitä tärkeämmiksi tällaiset asiat monelle yritykselle nousevat, Hanna muistuttaa.
Sähköistäminen onnistuu, kun se on asiakkaalle helppoa
Asiakkaiden suurin huoli liittyy siihen, menevätkö ohjelmassa tehdyt laskut varmasti perille. Tätä huolta voivat kirjanpitäjät tasoittaa.
– Kuten ostolaskujen kierrätyksessäkin, on myös myyntilaskutuksen onnistumisen avain se, että asiakkaalle tehdään käyttöönotto mahdollisimman helpoksi, Hanna kuvaa.
– Esimerkiksi me teemme asiakkaalle laskupohjat valmiiksi ja testaamme, että asetukset toimivat. Usein viemme myös asiakas- ja tuoterekisterin Fivaldiin – mitä laajemmat rekisterit, sitä tärkeämpää on, että ne ovat asiakkaalle helposti käytettävissä.
Lisäksi Esmolla panostetaan siihen, että mahdolliset virheet saadaan kiinni keskitetysti ja helposti.
– Teemme asiakkaan asetukset sekä Maventaan että AutoInvoiceen niin, että virheilmoitukset eivät mene hänelle, vaan tulevat meille. Toimistoillamme on paljon asiakkaita, mutta virheellisiä laskuja tulee niin vähän, ettei se kuormita meitä juurikaan.
– Homma toimii niin, että jokaiselle laskulle on ainoastaan Maventan välitystunnus, ja Fivaldi haistelee Y-tunnuksen perusteella, lähetetäänkö yritykselle verkkolasku vai lasku skannaus- tai tulostuspalvelun kautta. Jos jokin menee pieleen, reititämme laskun uudelleen ja korjaamme tiedot, jotta se menee jatkossa oikein.
Tärkeintä on, että kirjanpitäjä hoksauttaa asiakasta
Etenkin silloin, kun yrittäjällä on jo jokin erillinen laskutusohjelma, voi hänen olla vaikea nähdä Fivaldiin siirtymisen mahdollisuuksia. Siksi Hanna kannustaakin kollegoita tarjoamaan mahdollisuutta aktiivisesti.
– Asiakkaat osaavat jonkin verran kysyä tätä, mutta useammin se on kirjanpitäjä, joka keskustelun aloittaa. Ja se onkin tärkeää: kun oma porukka ymmärtää, että asiakas käyttää tässä samaa ympäristöä kuin mekin, he pystyvät asiakkaille näyttämään ja kertomaan, miten simppeli palvelu on kyseessä.
Kuinka helpoksi asiakkaat sitten ovat kokeneet myyntilaskujen tekemisen Fivaldilla?
– Tämähän on tosi simppeli laskutusohjelma, eli jokainen, joka osaa avata koneen, oppii käytön. Sen jälkeen kun olemme yhdessä käyneet toiminnallisuuden läpi, annamme asiakkaille itse tekemämme, yksinkertaiset ohjeet. Valtaosalle tämä riittää hienosti. Ja jos asiakas tarvitsee lisätukea tai vastaan tulee monimutkaisempia tilanteita, selvitämme ne yhdessä kahvikupin tai Teamsin äärellä.
