Kollegan vinkit: asiakkaan sähköistäminen ostolaskujen avulla
Milloin ostolaskuprosessin sähköistäminen kannattaisi ottaa yritysasiakkaan kanssa puheeksi, ja mitä asiakkaat haluavat tietää ostolaskujen sähköistämisestä? Tässä jutussa oululaisen tilitoimisto Esmon Hanna Kinnunen antaa omat vinkkinsä!
Esmo-yhtiöihin kuuluu kolme tilitoimistoa, joiden asiakkaista kaikkiaan noin viidesosalla on käytössään sähköinen ostolaskujen kierrätys.
– Sähköistämisestä puhutaan niin paljon, että määrä voi kuulostaa pieneltä. Tilanne kuitenkin elää ja sähköistämisaste kasvaa jatkuvasti: uudet asiakkaat ottavat yleensä sähköiset palvelut käyttöönsä saman tien, mutta paljon on vielä yrittäjiä, jotka toimivat täysin “mappiasiakkaana”, Hanna Kinnunen kuvaa.
Millaisissa tilanteissa yrittäjän siis kannattaa siirtyä perinteisestä ostolaskujen käsittelystä sähköiseen, ja miten se kannattaa tilitoimiston näkökulmasta tehdä?
Ostolaskujen sähköinen kierrätys palvelee etenkin liikkuvaa työtä tekeviä yrittäjiä
Hannan mukaan ostolaskujen sähköistäminen on hyödyllistä etenkin silloin, kun yrittäjän arki pyörii muualla kuin näyttöpäätteen ääressä.
– Itse suosittelen ostolaskujen sähköistämistä asiakkaille, jotka tekevät töitään eri kohteissa ja liikkuvat paljon paikasta toiseen. He hoitavat toimistohommiaan joko iltaisin tai viikonloppuisin, ja ostolaskujen sähköinen kierrätys vapauttaa erityisesti heidän aikaansa ydinliiketoimintaan tai vaikkapa perheelle.
Arjen rutiinien lisäksi myös laskujen määrä ja vastaanottotapa auttavat tunnistamaan sähköistettäviä asiakkaita.
– Kun huomaan, että asiakas saa paljon laskuja sekä paperi- että sähköpostiin, ehdotan ostolaskutuksen sähköistämistä. Sen myötä asiakas saa laskunsa yhteen paikkaan, ja hyväksymisen jälkeen laskut saa kätevästi ohjelmasta maksuun!
– Kolmas tekijä on tietysti laskujen määrä. Jos ostolaskuja tulee kuukausittain mapillisen verran, ei ole mitään järkeä hoitaa niitä manuaalisesti. Näissä tapauksissa asiakas todennäköisesti maksaa laskuistaan niin paljon, että ohjelmistokustannukset tulee katettua jo sillä.
Erityisen painokkaasti ostolaskuprosessin sähköistämistä suositellaan asiakkaille, jotka saavat alihankkijoiltaan säännöllisesti maksumuistutuksia, tai ostolaskuja maksetaan vahingossa useaan kertaan.
Hannan vinkit sähköistämiskeskustelun avaamiseen
Jokainen kirjanpitäjä on oman asiakkaansa paras asiantuntija. Uusien ideoiden – kuten sähköistämisen – tarjoaminen saattaa kuitenkin arjen kiireessä jäädä taka-alalle.
Millaisia vinkkejä Hanna antaa kirjanpitäjille keskustelun avaamiseen?
– Asiakkaan kuunteleminen on tietysti avainasemassa, myös piiloviestien. Jos asiakas huokailee kiireitään tai ilmassa on muita harmituksen merkkejä, kannattaa rohkeasti ottaa nämä arkea helpottavat prosessit esille, Hanna vinkkaa.
Jos yrittäjästä tuntuu, että hän on menettänyt hallinnan laskujensa kanssa, eli laskuja jää epähuomiossa maksamatta, on sähköistäminen usein suuri helpotus myös hänelle.
– Asiakkaat ovat hyvin tarkkoja siitä, että laskut menevät ajoissa maksuun. Sovimme asiakkaan kanssa, luovatko he itse maksuerät, vai ottaako tilitoimisto sen vastatakseen eräpäivittäin asiakkaan hyväksynnän jälkeen. Monet asiakkaat haluavat varmistaa tällä tapaa, että laskut lähtevät aina eräpäivittäin maksuun ilman eri muistamista.
Selkeät prosessit tekevät kierrätyksen käyttöönotosta helppoa
Esmolla halutaan varmistaa, että ostolaskujen vastaanotto, kierrätys ja hyväksyntä sujuvat sähköisessä mallissa helposti. Siksi käyttöönottoon onkin luotu selkeä malli, jota pyritään noudattamaan jokaisen asiakkaan kohdalla.
– Asiakkaiden suurimmat huolet liittyvät toimittajien informointiin ja siihen, menevätkö laskut varmasti hyväksynnän jälkeen maksuun, kuvaa Hanna.
– Olemme ratkaisseet huolen niin, että me hoidamme toimittajakirjeet kaikille asiakastamme laskuttaneille tahoille, jos asiakas niin haluaa. Lisäksi asiakas voi skannata siirtymävaiheessa hänelle vaikkapa sähköpostiin tulleet laskut meille käsiteltäviksi, ja me viemme ne heti sähköiseen kiertoon. Näin saamme kaikki laskut samaan prosessiin mahdollisimman nopeasti.
Esmolla on myös tehty yksinkertaiset perusohjeet asiakaskäyttöön. Ohjeissa käydään askel askeleelta läpi perustoiminnallisuudet ja niiden käyttö, ja ongelmatilanteissa asiakas voi tietysti ottaa yhteyttä omaan kirjanpitäjäänsä.
Tuloksena helpompi arki ja entistäkin sujuvampi yhteistyö
Mikä on Hannan tärkein, oma myyntiargumentti ostolaskujen sähköistämiseen?
– Kyllä se on se molemminpuolinen helppous. Asiakkaan ei tarvitse toimittaa aineistoa erikseen, vaan kaikki on valmiiksi Fivaldissa. Hänen on myös helppo hakea vanhoja laskuja, jos vaikka haluaa verrata saapunutta laskua johonkin aiempaan. Se ajansäästö, mistä usein puhutaan, toteutuu tässä hyvin.
Yksi onnistumisen avaimista onkin, että koko prosessi on haluttu tehdä asiakkaalle mahdollisimman helpoksi.
– Me Esmolta opetamme yrittäjän käyttämään ohjelmaa, teemme toimittajakirjeet ja huolehdimme siitä, että hänen tarvitsee tehdä muutoksen eteen mahdollisimman vähän. Ohjelmistosta koituva kustannuskaan ei tunnu hänestä niin suurelta, kun säästyvän ajan voi alusta asti käyttää joko tuottavampaan työhön tai arvokkaaseen vapaa-aikaan.
