Paperikirjanpidosta sähköiseen taloushallintoon – Papper&Hus:in menestystarina

Vain 5% asiakkaista käytti sähköistä taloushallintoa puolitoista vuotta sitten. Tänään luku on 28% ja kasvussa. Papper&Hus tilitoimiston toimitusjohtaja Björn Lindqvist kertoo, miten järjestelmällinen lähestymistapa ja henkilökunnan sitouttaminen muuttivat perinteisen paperitilitoimiston sähköistämisen edelläkävijäksi – ja toivat samalla Fivaldin vuoden 2025 tilitoimistokumppani -palkinnon.

Henkilökunnan sitouttaminen – avain menestykseen

Kun Papper&Hus aloitti sähköistämisprojektin puolitoista vuotta sitten, tilanne oli haastava. Heidän 560 asiakkaasta vain 5% käytti edes osittain sähköistä taloushallintoa. 95% asiakkaista hoiti kirjanpitonsa edelleen täysin paperisena – tilanne, joka on monelle tilitoimistolle tuttu.

Suurin virhe, jonka tilitoimistot tekevät sähköistämisprojekteissa on, että johto päättää asiasta, mutta henkilökunta ei ole mukana muutoksessa. Lindqvist halusi tehtä toisin.

“Päätin ottaa alkuun mukaan ulkopuolisen konsultin, koska ajattelin, että hän osaisi perustella asian paremmin henkilökunnalle. Suunnittelimme projektin hyvin ja laitoimme sille aikataulun. Otimme koko henkilökunnan mukaan ja se oli juuri se, mitä tarvitsimme,” Lindqvist kertoo.

Otimme koko henkilökunnan mukaan ja se oli juuri se, mitä tarvitsimme

Henkilökunnan kanssa istuttiin alas loppujen lopuksi viisi kertaa. Workshopeissa konsultti johti keskusteluja, jotka keskittyivät yhteen keskeiseen kysymykseen: Miksi haluamme, että asiakkaamme siirtyvät sähköiseen taloushallintoon?

Oleellinen asia oli saada kirjanpitäjät ymmärtämään oma hyötynsä ensin:

• Ajan säästö: Ei tarvitse odottaa, että paperit tuodaan toimistolle joskus ajoissa, usein myöhässä
• Tehokkuus: ALV-tilitykset valmistuvat ajallaan, kun materiaali on heti saatavilla. Robotiikka automatisoi rutiinitehtäviä.
• Joustavuus: Töitä voidaan jakaa joustavammin tiimin kesken. Kuka vain voi tuurata esimerkiksi saurauslomia, kun kaikki on sähköisessä muodossa
• Varmuus: Tiedot ovat ajantasalla, eikä laskuja katoa. Työnjako voidaan suunnitella asiakaskohtaisesti.

“Konsultti osasi vetää keskustelun niin hyvin, että koko porukka alkoi todella miettimään asiaa. Se oli ratkaisevan tärkeää – ei riitä, että johto on innostunut, vaan koko tiimi pitää saada mukaan,” Lindqvist pohtii.

Käytännön toteutus

Kun henkilökunta oli sitoutunut projektiin, aloitettiin systemaattinen asiakkaiden kontaktointi ja sähköisen taloushallinnon myyminen. Sitä varten kehitettiin selkeä prosessi:

1. Kirjanpitäjä myy: Kirjanpitäjä tuntee omat asiakkaansa ja asiakkaat luottavat heihin, joten he ovat parhaita myyjiä asiakkailleen
2. Tekninen tuki: Toimistoon palkattiin assistentti, joka tekee teknisen työn, eli siirtää asiakkaan ohjelmistossa sähköiseksi. Näin kirjanpitäjän ei tarvitse tehdä sitä, vaan hän voi keskittyä asiakkaisiin. 
3. Asiakkaiden koulutus: Yksi henkilö hoitaa asiakkaiden koulutuksen. On tärkeää, että jokaisen asiakkaan kanssa käydää asioita läpi juuri niin paljon kuin hän tarvitsee. Osa oppii ohjelmiston käytön nopeasti, osan kanssa pitää harjoitella pidempään. Asiakastyytyväisyys on pitkälti kiinni siitä, miten hyvin asiakas oppii käyttämään ohjelmistoa.

Myymme vapaa-aikaa, emme ohjelmaa

Björn Lindqvist on ollut alalla lähes 40 vuotta ja siitä reilut 30 vuotta yrittäjänä. Hänen mielestään on tärkeää, ettei asiakkaalle myydä vain ohjelmistoa ja kirjanpitoa.

“Myyn aina vapaa-aikaa. Kun asiakas ymmärtää, että sähköinen taloushallinto säästää hänen aikaansa, hinta ei ole enää ongelma,” Lindqvist selittää.

Nykyään kaikilla on kännykkä taskussaan, joten aivan kuten kaiken muunkin, voi yrityksen talousasiatkin hoitaa kännykkäsovelluksilla missä vain milloin vain. Lindqvistin mukaan monella yrittäjällä ei nykyään ole enää edes tietokonetta, vaan ainoastaan matkapuhelin tai tabletti. 

Kun asiakas ymmärtää, että sähköinen taloushallinto säästää hänen aikaansa, hinta ei ole enää ongelma

“Yrittäjälle yksi hyvä perustelu sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä on se, että tilitoimisto voi tuurata lomien aikana laskujen hoidossa, kun kaikki laskut tulevat yhteen järjestelmään kolmen tai neljän sijaan.”

Asiakkaille sähköinen taloushallinto tarkoittaa nopeammin tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta, vähemmän riskejä, kun kaikki on samassa järjestelmässä, joustavuutta, kun laskutus hoituu missä vain ja ennen kaikkea varmuutta, tilitoimisto on aina tukena.

Kun asiakas ymmärtää sähköisen taloushallinnon hyödyt, siirtyminen on luontevaa ja suurin osa on ollut erittäin tyytyväisiä siirtymistä.

“Kun he ovat oppineet käyttämään, niin ovat kiitelleet. Moni on jopa kysynyt, että miksi emme ole tarjonneet tätä aikaisemmin, kun tämä on niin paljon näppärämpää,” Lindqvist kertooa asiakkailta saamastaan palautteesta.

Jälkityö on tärkeää

Pelkkä myyminen ei riitä. Jälkityö on yhtä tärkeää, varsinkin kun kyseessä on yritykselle kriittiset toiminnot ja tietotekniikka. Jokainen omaksuu teknisiä tietoja eri tahtiin, joten on tärkeää huolehtia asiakkaista ja kysyä vielä kuukausienkin päästä, onko kaikki hyvin.

Kun asiakas on siirtynyt sähköiseen järjestelmään, on Papper&Husilla jälkihoitoonkin oma protokollansa. Usein hyväksi havaittu tapa on tehdä käyttöönotto portaittain.

Moni on kysynyt, että miksi emme ole tarjonneet tätä aikaisemmin, kun tämä on niin paljon näppärämpää

Ensimmäisenä opetellaan myyntilaskutus, koska se on ehkä helpoin oppia. Sen jälkeen otetaan käyttöön ostolaskujen kierrätys. Taloushallinnon tehtävät jaetaan sitten asiakkaan toiveiden mukaan. 

Kun kaikki laskut on saatu kulkemaan sähköisinä, automatisoidaan niin paljon kuin mahdollista

“Tämä on kuin ravintolassa. Ei riitä, että tarjoilee ruoan pöytään, pitää myös viedä lautanen pois ja varmistaa, että asiakas on tyytyväinen,” Lindqvist kuvailee hymyillen.

Tulokset puhuvat puolestaan

Lindqvistin mukaan Papper&Husissa on päästy sähköistysprojektissa vasta alkuun, mutta tulokset ovat jo nyt merkittäviä. Ensimmäisen vuoden aikana on saatu 28% asiakkaista sähköiseen taloushallintoon. 

Projekti tottakai jatkuu ja pääsee oikeastaan todella vauhtiin vasta tänä syksynä. Tavoitteet ovat huikeat: 30% tämän vuoden loppuun mennessä, 50% ensi vuonna ja 80% vuoden 2027 loppuun mennessä.

“Tiedän, että tavoite on hurja, mutta uskon, että siihen on kaikki mahdollisuudet. Sitä tukee erityisesti Fivaldin uusi edullisempi pakettihinta toiminimiyrittäjille,” Lindqvist kiittelee.

Vuoden tilitoimistokumppani 2025

Tänä vuonna Papper&Hus valittiin Fivaldin vuoden tilitoimistokumppaniksi BetterTogether’25 -tapahtumassa. Palkinto tuli tunnustuksena aktiivisesta työstä asiakkaiden sähköistämisessä.

“Se oli hieno hetki koko tiimille – todiste siitä, että olemme onnistuneet tavoitteessamme. Henkilökunta oli innoissaan, koska he tiesivät olevansa osa tätä menestystä,” Lindqvist iloitsee.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.