Sähköisen taloushallinnon arvo tilitoimiston asiakkaalle – kolme esimerkkiä
Tilitoimistoissa sähköisen taloushallinnon hyödyt tunnetaan jo hyvin, mutta kuinka helppoa – tai vaikeaa – niitä on selittää joskus epäröiville asiakkaille? On asiakkaita, joille perinteinen kirjanpito on esimerkiksi tositteiden määrän takia paras valinta, mutta moni asiakasyritys hyötyisi sähköisestä yhteistyöstä usein eri tavoin.
Keräsimme tähän juttuun tilitoimistojen asiakasyrityksiä kiinnostavia hyötyjä ja positiivisia kokemuksia, joista yrittäjäasiakkaat ovat omille kirjanpitäjilleen kertoneet.
Jutun kommentit on poimittu tilitoimistopäättäjien haastatteluista ympäri Suomen.
1. Sähköinen taloushallinto suoraviivaistaa yrityksen arkea
Näkyvin yritysten arjessa tapahtuva muutos on tietysti se, että paperin määrä taloushallinnossa vähenee radikaalisti. Lähtevät ja saapuvat laskut sekä ostokuitit liikkuvat sähköisesti, ja koko kirjanpitoaineisto kaikkine tositteineen säilyy tallessa ohjelmistossa. Tositteita ei tarvitse tulostaa, kopioida tai mapittaa – eikä mappeja kiikuttaa tilitoimistoon.
Jos yrityksessä tehdään paljon nopeita hankintoja, joista tarvitaan kuitti, helpottaa mobiilissa toimiva kuittiskanneri › kaikkien osapuolten elämää. Sen avulla kuitista otetaan valokuva, joka lähetetään mobiilisovelluksesta suoraan kirjanpitoon, joka lukee kuitin tiedot automaattisesti. Omia kuitteja ei tarvitse etsiä kuun vaihteessa, eikä yhtiökumppanin tai työntekijän kulukuittien perään kysellä.
Sähköisen taloushallinnon myötä talouspuolen työt eivät enää ole riippuvaisia ajasta tai paikasta. Laskun tekoon tarvitaan vain tietokone ja nettiyhteys, ja jos asiakasrekisterikin on mukana ohjelmistossa, ei asiakkaiden yhteys- tai laskutustietoja tarvitse muistella erikseen.
Ehkä yllättäväkin arjessa näkyvä hyöty on se, että myös vanhat tositteet, laskut ja ostolaskujen maksutiedot ovat jatkuvasti saatavilla ohjelmistossa. Jos yrityksessä herää kysymyksiä esimerkiksi johonkin tiettyyn laskuun liittyen, löytyvät sekä laskun että sen käsittelyn tiedot helposti.
Esimerkiksi viime vuosina yrittäjien on ollut mahdollisuus hakea erilaisia tukia esimerkiksi maksettuja sähkö- ja polttoainelaskuja vastaan. Kun laskut löytyvät sähköisestä taloushallintojärjestelmästä, on ne helppo hakea ja koota, sekä liittää sitten hakemukseen.
Samoin voi toimia myös vakuutustapauksissa: tiettyyn tapaukseen liittyville vakuutuslaskuille asetetaan seurantakohde, jolloin kaikki kyseisen tapauksen vakuutuslaskut ja -asiakirjat saadaan talteen yhteen paikkaan.
2. Sähköisyys tuo monipuolisuutta laskuttamiseen ja tarkkuutta saatavienhallintaan
Sähköisten työkalujen käyttö parantaa usein myös yhteistyötä yrityksen omien asiakkaiden kanssa ja auttaa varmistamaan, että kassa pysyy kunnossa.
Yhä useampi yritys vastaanottaa laskunsa mieluiten verkkolaskuina, ja niiden mahdollistaminen onkin nykyään oikeastaan osa hyvää asiakaspalvelua. Verkkolaskujen tekemiseen ja lähettämiseen on toki olemassa myös omia ohjelmistojaan, mutta sähköisessä taloushallinnossa sähköinen laskutus on kiinteästi mukana – ja laskun lähettäminen varsin vaivatonta.
Sähköisen myyntilaskutuksen valtti on myös se, että yrityksessä on jatkuva näkymä avoimiin laskuihin ja saataviin. Ja jos käy niin ikävästi, että jokin lasku odottaa suoritustaan liian pitkään, on maksuvalvonnan ja perintätoimien käyttöönotto helpompaa silloin, kun käytössä on sähköinen laskutus.
Yhtä lailla yritykseen saapuvien ostolaskujen käsittely helpottuu ja käy nopeammin, kun käytössä on sähköisten ostolaskujen vastaanottamiseen sopiva ohjelmisto. Ja pankkiyhteyden avulla laskun voi jopa maksaa suoraan ohjelmistosta, siirtymättä erikseen verkkopankkiin.
3. Sähköinen taloushallinto voi maksaa itsensä takaisin yllättävän nopeasti
Sähköinen taloushallinto kannattaa etenkin silloin, kun yrityksen tositemäärä on kuukausittain suuri.
Jos esimerkiksi paperisia ostolaskuja kertyy kuukausitasolla paljon ja niiden käsittely vie tilitoimistossa kosolti aikaa, voi sähköiseen taloushallintoon siirtymisen tuoma ajansäästö jopa kuitata kuukausittaiset ohjelmistokustannukset. Tämä tietysti edellyttää sitä, että ohjelmiston valinnassa huomioidaan muun muassa mahdolliset tositekohtaiset maksut.
Toinen tekijä on sähköisen kirjanpidon reaaliaikaisuus. Se auttaa jokaista yrittäjää pysymään yrityksensä taloudesta herkeämättä pulssilla: ohjelmistosta näkee heti, paljonko yrityksellä on saatavia ja missä kunnossa kassa milloinkin on. Ennakointi voi säästää monelta harmilta, ja ennustenäkymät auttavat suunnittelemaan esimerkiksi investointeja yhdessä kirjanpitäjän kanssa.
Kuten muissakin asiakkuuden hoitoon liittyvissä asioissa, kannattaa myös sähköistämisen yhteydessä muistaa, että jokainen yritys on omanlaisensa, ja tarpeet jopa saman alan yrityksissä vaihtelevat paljon. Kirjanpitäjät ovat omien asiakkaidensa parhaita asiantuntijoita, joten asiakasta kuuntelemalla selviää, millaista hyötyä sähköisestä taloushallinnosta millekin yritykselle olisi.
