Millainen taloushallinto-ohjelma sopii tilitoimiston osasähköisten asiakkaiden hoitamiseen?

Hoidetaanko useiden tilitoimistosi asiakkaiden taloushallinnosta vain osa sähköisesti, esimerkiksi ostolaskut? Haluatko sähköistää asiakkaistasi pikkuhiljaa teille sopivaan tahtiin? Keräsimme vinkit juuri sinulle sopivan taloushallinto-ohjelman valintaan.

Pankissa asiointi, postissa käynti ja ostosten teko – jokaisen meidän arkiseen elämään on tullut viime vuosien aikana enemmän tai vähemmän digitaalisia piirteitä. Näihin askareisiin on tullut mukaan mobiilipankki, OmaPosti-sovellus sekä verkkokaupat ja mahdollisuus saada tuotteet elektroniikasta ruokaan kotiovelle kuljetettuna.

Vaikka uusia innovaatioita ja digitaalisia ratkaisuja on tuotu saatavillemme, muutos ihmisten käyttäytymisessä ei kuitenkaan ole ollut yhtä nopeaa. Esimerkiksi Suomen ensimmäinen verkkopankki avattiin yli 25 vuotta sitten, mutta lienee turvallista sanoa, etteivät pankkien konttorit kuitenkaan ole sen jälkeen tyhjinä seisseet. Verkkopankkiasiointiin on siirrytty pikkuhiljaa omaan tahtiin.

Perinteisestä taloushallinnosta sähköiseen

Tämä sama digitaalisuuteen siirtymisen ilmiö on nähtävissä myös taloushallinnon puolella, kun toimintoja on siirretty sähköisiksi. Siinä missä sähköinen myynti- ja ostolaskutus on yhdelle arkea, toiselle paperiset ostolaskut tuntuvat helpommalta tavalta hahmottaa yritykselle kertyviä kustannuksia. Ja se on tilitoimistoissa varmasti huomattu.

Tänä päivänä tilitoimiston asiakaskunta on hyvin moninainen: löytyy täysin sähköisiä asiakkaita, todellisia mappiasiakkaita ja kaikkea siltä väliltä, eli osasähköisiä asiakkaita. Osasähköisten asiakkaiden taloushallinnosta vain osa toiminnoista hoidetaan sähköisesti taloushallinnon järjestelmässä, esimerkikkinä vaikkapa ostolaskujen kierrätys.

Kun asiakaskunnassa on osasähköisiä asiakkaita, on tärkeää, että taloushallinnon ohjelma sisältää sekä hyvät sähköiset, että tehokkaat manuaaliset toiminnot. Jokainen asiakas pitää voida sähköistää teille molemmille sopivaan tahtiin.

Markkinoilta löytyy useita ohjelmia, jotka on optimoitu sähköisiin ratkaisuihin tottuneiden yritysasiakkaiden käyttöön, mutta kun tilitoimistolla on tarve tehdä samanaikaisesti myös perinteisempää kirjanpitoa, monimutkaistuu ohjelman valinta.

Keräsimme muutaman vinkin taloushallinto-ohjelman valintaan, kun tilitoimiston asiakkaista osa on osasähköisiä, tai kun tilitoimisto haluaa siirtää asiakkaitaan yhteiskäytössä olevien sähköisten ominaisuuksien pariin.

Millaisella taloushallinto-ohjelmalla hoidat kätevästi erityisesti osasähköiset asiakkaat?

1. Monipuolinen ohjelma

Jotta kaikenlaisia asiakkaita, niin sähköisiä, osasähköisiä kuin mappiasiakkaitakin, voidaan hoitaa samalla ohjelmalla, tulee sen olla ominaisuuksiltaan monipuolinen. Sähköisten ratkaisujen tulee olla kehittyneet, samoin kuin manuaalisten ominaisuuksien.

Kuinka pitkälle toimintoja voi automatisoida? Onko ohjelmassa tekoälyominaisuuksia? Onnistuuko massa-ajot? Varmista myös, että manuaalinen tositteiden käsittely on tehokasta ja nopeaa.

On myös tärkeää, että ohjelmassa voit valita vaikka vain yhden haluamasi sähköisen moduulin asiakkaasi käyttöön. Modulaarinen ohjelma mahdollistaa sähköistämisen askel askeleelta. Asiakasta voi kehottaa ottamaan nyt käyttöönsä sähköisen ostolaskutuksen ja vasta myöhemmin sähköisen myyntilaskutuksen, kun ensimmäisiin sähköisiin ominaisuuksiin on totuttu

2. Joustava hinnoittelu

Taloushallinto-ohjelman kustannus voi olla kynnyskysymys monelle yrittäjälle, kun tullaan taloushallinnon sähköistämiseen. Osasähköisten asiakkaiden kohdalla taloushallinnon ohjelman on hyvä mahdollistaa joustava hinnoittelu ja veloitus vain niistä sähköisistä ominaisuuksista, joita asiakkaalla on käytössään.

Kuka haluaisi maksaa kaikista ominaisuuksista, kun käytössä on vain yksi? Tämä myös kannustaa asiakkaita sähköistämään taloushallintoaan, kun kustannukset eivät nouse kerralla valtavasti.

3. Tilitoimistolle optimoitu

Osasähköiset asiakkaat vaativat kirjanpitäjiltä enemmän työtä kuin täyssähköiset asiakkaat, joten on tärkeää, että taloushallinto-ohjelma on tehty tilitoimistoammattilaiselle. Löytyykö ohjelmistosta ominaisuuksia, kuten personoitavia pikaratkaisuja tai tilinpäätöstä helpottavia asetuksia, joiden avulla kirjanpitäjä voi optimoida ohjelman käytön omiin tarpeisiinsa sopivaksi? Toivottavasti.