Automaation edut kirjanpidossa

Nykyaikaisella taloushallinto-ohjelmistolla voit automatisoida monia taloushallinnon rutiinitehtäviä. Ohjelmiston ansiosta sinun on mahdollista käyttää enemmän aikaa haastavampiin ja keskittymistä vaativiin tehtäviin. Sen avulla saavutetaan nopea tietojen käsittely ja jatkokäyttö. Lisäksi se tuo toimintaan läpinäkyvyyttä, jonka avulla voidaan todeta liiketapahtuman ja kirjanpidon välinen yhteys helposti. 

Ihminen voi erehtyä tai unohtaa asioita. Yksi ihminen tekee myös asioita eri tavalla kuin toinen. Toimintatapoja ja arvojärjestyksiä on yhtä paljon kuin on tekijöitä. 

Digitaalisen ohjelmiston etu on siinä, että tekee se työn aina samalla tavalla

Digitaalisen ohjelmiston etu on siinä, että se tekee työn aina samalla tavalla. Ohjelmistojen avulla voit automatisoida samanlaisten liiketoimien käsittelyn. Voit luottaa siihen, että järjestelmä käsittelee samoilla määrityksillä olevat tapahtumat säännönmukaisesti aina samalla tavalla. 

Automaation ansiosta tietojen syöttövirheet vähenevät ja tiedon käsittely nopeutuu. Yhteiskäyttöisessä ohjelmistossa kaikilla toimijoilla on samat tiedot käytettävissään samaan aikaan, mikä luo läpinäkyvyyttä ja helpottaa asiakkaan ja kirjanpitäjän välistä kommunikointia.

Aikaa inhimilliseen palveluun

Ohjelmistojen tarjoama automaatio helpottaa vuorovaikutusta järjestelmien ja ihmisten välillä ja johdonmukaistaa käsiteltäviä asioita. Toiminnoista ja palvelukokonaisuuksista pystytään tekemään ketterämpiä, kun aikaa niiden hoitamiseen kuluu vähemmän. 

Ihmisille jää enemmän aikaa tuottavaan työhön, taloushallinnon ammattilaisille lisäarvon tuottamiseen ja asiakkaan palvelemiseen. 

Kirjanpitäjän rooli on jo muuttunut tallentajasta asiantuntijaksi ja neuvonantajaksi. Ajassa olevat taloushallinnon ammattilaiset jakavat myös proaktiivisesti osaamistaan, oli kyseessä sitten oman talon väki tai asiakkaan edustaja. 

Automaation takana seisoo aina ihminen

Ohjelmistojen tarjoamassa automatiikassa ei ole mitään mystistä, eikä sen pitäisi olla myöskään pelottavaa. Automaation taustalla on aina ihminen määrittämässä automaatiosääntöjä tai opettamassa ohjelmistolle, miten sen tulee toimia. 

Tilitoimistossa automaation käyttö edellyttää tietysti hieman teknisten taitojen kartuttamista, mutta jos taloushallinto-ohjelmistoa on käytetty jo vuosia, ei uusien toimintojen opettelu vaadi valtavia ponnistuksia tai vie päiviä aikaa.

Ohjelmistojen tarjoamassa automatiikassa ei ole mitään mystistä

Esimerkiksi ostolaskujen käsittelyyn, tiliöintiin ja maksatukseen voi laatia itselle sopivat tai jopa asiakaskohtaiset automaatiosäännöt. Myös myyntilaskujen laadintaan ja lähetykseen on mahdollista luoda automaatiota. 

Ostolaskuautomaatioon on myös olemassa palvelu, FabricAI, jonka automaatio oppii käyttäjien tekemisistä. Kun se on seurannut kirjanpitäjän tekemiä kirjauksia jonkin aikaa, se löytää toiminnasta säännönmukaisuuksia ja alkaa tehdä kirjauksia niiden mukaan. FabricAI:n voi liittää kaikkii suurimpiin Suomessa käytettäviin taloushallinto-ohjelmistoihin, myös Fivaldiin.

Automaatio pystyy tekemään vain sellaisia asioita, joille on olemassa sääntö tai säännönmukaisuus. Pienikin poikkeus säännöistä ja lasku tai tosite nousee kirjanpitäjälle tarkistettavaksi.

Miten Fivaldin automaatio helpottaa kirjanpitoa?

Fivaldissa kaikki tieto on yhdessä paikassa ja saatavilla 24/7. Kun kaikki yrityksen taloushallinnon toiminnot ovat yhdessä järjestelmässä, on tietoja helppo etsiä ja käsitellä. 

Raporttien porautuvuudella tuloslaskelman myyntitilin saldosta yksittäiseen myyntilaskuun on yksinkertaista nähdä mistä luvut muodostuvat. Liiketapahtuman ja kirjanpidon tositteen välinen linkitys kertoo heti, miten asia on kirjanpitoon kirjattu. 

Kirjanpito muodostuu liiketapahtumista pääsääntöisesti automaation avulla. Fivaldin tositteista suurin osa muodostuu automaattisesti. Kirjanpitoa voi valvoa järjestelmän tuottamien linkkien ja toimintojen avulla. 

Fivaldin käyttäjät tekevät oikeita asioita ja näkevät toimenkuvansa kannalta tarvitsemansa tiedot, koska käyttöoikeudet määritellään aina henkilön tehtävän ja toimenkuvan mukaan. 

Fivaldin tositteista suurin osa muodostuu automaattisesti

Ostolaskut, tiliotteet, maksut ja suoritukset tulevat suoraan järjestelmään ja käsittelyä voi automatisoida niin, että käyttäjän tulee ottaa kantaa vain poikkeuksiin. 

Ostolaskujen maksaminen on helppoa ja niiden käsittelyä voidaan tehostaa ja automatisoida automaatiosääntöjen ja kiertolistojen avulla. Myyntilaskutus hoidetaan sähköisesti kaikille asiakkaille ja myyntilaskujen lähetys voidaan myös automatisoida. 

Myynti- ja ostolaskujen käsittelyä voi tehostaa määrittelemällä toimittaja-, asiakas- ja tuotetietoihin kirjanpidon tili ja oletuslaskentakohteet. Järjestelmä kohdistaa myynnin osasuoritukset oletuksena ja kun myyntisuorituksien pyöristyserotoleranssi on määritelty, tarvitsee käyttäjän käsitellä manuaalisesti vain selkeästi poikkeavia suorituksia. 

Perintä hoituu paperittomasti esimerkiksi Visma Duetto-palvelun kautta.