Mistä kirjanpitäjä? Pohdi näitä, kun valitset tilitoimistoa yrityksesi sähköiseen taloushallintoon

Blogissa avaamme, mitä yrittäjän pitää tietää tilitoimiston ja ohjelmiston valinnasta ja miten luoda menestyksekäs yhteistyö yrityksen ja tilitoimiston välille.

Luottamukseen ja sujuvaan, avoimeen yhteistyöhön perustuva tilitoimistosuhde on sekä yrittäjän että kirjanpitäjän ja tilitoimiston etu. Mitä pitempään osapuolet tallaavat yhteistä polkua, sitä syvemmäksi luottamus todennäköisesti kasvaa, ja sitä helpommaksi yhteistyö käy. Ja kun yrityksen talous – laskutus, ostolaskut, kirjanpito ja palkanmaksu – hoidetaan yhdessä ohjelmassa, johon sekä yrittäjällä että kirjanpitäjällä on aina pääsy, toimii arki ilman nikotteluja. 

Sujuva yhteistyö ja etenkin digitaaliset työkalut varmistavat myös sen, että yrityksen liiketoimintaan liittyvät päätökset perustuvat ajantasaiseen tietoon bisneksen taloudellisesta tilanteesta. 

Millaiset asiat sitten vaikuttavat yrityksen ja kirjanpitäjän toimivaan arkeen? Seuraavassa viisi ajatusta siihen, mitä tilitoimistoa tai kirjanpitäjää etsivän yrittäjän kannattaa huomioida.

1. Tilitoimiston ja yrityksen työnjako 

Yrityksen taloushallinnon voi ulkoistaa kokonaan tai osittain, tai osaamisen, ajan ja kiinnostuksen riittäessä hoitaa lähes kaiken itse. Digitaaliset työkalut, kuten taloushallinnon ohjelmistot ja mobiiliapplikaatiot mahdollistavat yrityksen ja kirjanpitäjän välisen yhteistyön ja töiden jakamisen monin eri tavoin. 

Taloushallinnon erinomaisesti osaava yrittäjä voi ostaa tilitoimistolta esimerkiksi vain kirjanpidon oikeellisuuden tarkistamisen, ja tehdä koko taloushallinnon aina kirjanpitoa ja tiliöintejä myöten itse. 

Toisessa ääripäässä yrittäjä voi sopia kirjanpitäjän kanssa, että kaikki talouden toimet, aina laskujen lähettämistä ja ostolaskujen maksamista myöten, hoidetaan tilitoimistosta käsin, ja yrittäjä vain tarkkailee ohjelmiston välityksellä, että laskut liikkuvat ja kassassa on katetta. 

Tyypillisin esimerkki tilitoimiston ja yrityksen yhteistyöstä on kuitenkin jotain näiden ääripäiden välistä. 

Esimerkiksi niin, että kirjanpitäjä hoitaa kirjapidon ja ostolaskujen vastaanoton ja tiliöinnin. Yrittäjä tekee ja lähettää myyntilaskut ja tarkistaa ja hyväksyy ostolaskut. Laskujen maksamisen hoitaa joko yrittäjä itse tai kirjanpitäjä, sen mukaan, mitä on sovittu. Kummallakin osapuolella on taloushallinnon ohjelmiston kautta jatkuva näkymä yrityksen taloustilanteeseen; ostovelkoihin, myyntisaamisiin, pankkitileihin ja taloustilanteeseen suhteessa esim. edelliseen tilikauteen tai ennusteeseen. 

2. Taloushallinto-ohjelmistot ja niiden käyttäminen yhdessä tilitoimiston kanssa – miten oikea taloushallinnon ohjelmisto valitaan?

Taloushallinnon ohjelmisto on yrittäjän ja kirjanpitäjän yhteinen työpöytä. Kun yhteistyön kumpikin osapuoli hoitaa omat, sovitut tehtävänsä samassa ohjelmassa, on talouden seuranta helppoa ja reaaliaikaista.

Mitä juuri yrittäjän sitten pitäisi ymmärtää, kun yhteisestä ohjelmistosta keskustellaan? 

Taloushallinnon ohjelmistossa on todennäköisesti paljon ominaisuuksia, jotka jäävät ainoastaan kirjanpitäjäsi käyttöön, ja joihin sinun ei yrittäjänä edes tarvitse perehtyä – ellet itse halua. Esimerkiksi palkkaennakon kirjaaminen ja muut yksityiskohtaiset kirjanpidon toimet kuuluvat useimmiten tilitoimiston vastuulle, eikä yrittäjän tarvitse niitä osata. 

Tärkeintä onkin määritellä, mitä talouteen, laskuihin ja pankkitileihin toimia haluaa hoitaa itse ja katsoa, onko niiden tekeminen helppoa ja riittävän yksinkertaista: 

• Miten ohjelmassa tehdään myyntilasku – onko asiakkaiden ja tuotteiden tietoja helppo lisätä ja laskujen tekeminen ja lähettäminen näppärää?
• Onko ostolaskujen tarkistaminen ja hyväksyminen helppoa, ja onnistuuko se esimerkiksi mobiilisti?
• Pystyykö laskut maksamaan suoraan ohjelmasta, vai täytyykö laskun maksua varten hypätä eri järjestelmään?
• Onko näkymä yrityksen ajankohtaiseen taloustilanteeseen helposti saatavilla: tarjoaako ohjelmisto esimerkiksi dashboardin, jossa tiedot päivittyvät kirjausten ja toimenpiteiden mukaan reaaliaikaisesti?
• Miten ohjelmisto palvelee yrityksen kasvaessa: riittävätkö toiminnallisuudet ja onko esimerkiksi käyttäjiä mahdollista lisätä?

Kirjanpitäjän suositus ohjelmasta on myös tärkeä: kun ohjelmisto on kirjanpitäjällesi tuttu, osaa hän auttaa sekä ohjelmiston käytön aloittamisessa, että mahdollisissa ongelmatilanteissa. Tuttu ohjelmisto säästää siis molempien osapuolten aikaa, ja todennäköisesti ajan saatossa myös hermoja.

3. Tilitoimiston ja kirjanpitäjän palvelut yrittäjälle – kirjauksia vai konsultointia?

Yhä useampi yrittäjä odottaa kirjanpitäjältään valmiutta sparrata ja konsultoida yrityksen liiketoimintaa. Se on hyvä – tilitoimistoissa nähdään monenlaisia yritysten kehityskaaria ja aito yhteistyö mahdollistaa yrityksen talousasioiden kehittämisen ja yhteisen “pallottelun”. 

Harva tulee kuitenkaan ajatelleeksi sitä, että konsultointi ja henkilökohtainen apu yrittäjälle edellyttää kirjanpitäjältä myös työtunteja. Sähköinen taloushallinto mahdollistaakin sen, että kirjanpitäjän arki ei koostu ainoastaan kuittien ja tositteiden kirjaamisesta, vaan sovittua aikaa voi käyttää nimenomaan yrityksen talouden kehittämiseen – ja keskusteluihin yrittäjän kanssa. 

4. Kirjanpitäjän hinta – mistä tilitoimiston hinnoittelumalli muodostuu ja mitä siihen kuuluu

Tilitoimistot ja kirjanpitäjät hinnoittelevat palveluitaan eri tavoin, ja yrittäjillä on tietysti omat toiveensa hinnoittelumallin ja sopimuksen sisällön suhteen. Tyypillisesti yrityksen taloushallinnon hinta muodostuu sovituista arjen tehtävistä, käytettävistä työkaluista ja tietoliikenne- ja tositekustannuksista sekä taloushallinnon asiantuntijatyöstä – tarkempaa tietoa löydät esimerkiksi tästä jutusta. 

Tärkeintä on käydä yhdessä läpi, mitä sovittu kuukausihinta sisältää, millaiset asiat veloitetaan erikseen, ja miten tilitoimisto muistuttaa, jos tietystä toimenpiteestä tai tapaamisesta on tulossa erillinen veloitus. 

5. Yrittäjän tehokas ajankäyttö ja mielenrauha siivittävät myös yrityksen menestystä 

Suomalaisten yrittäjien helmasynniksi mainitaan usein se, että yrittäjä ei aina muista laskea hintalappua omalle ajalleen ja työlleen. Se pätee myös yrityksen taloushallinnossa. Tositteiden metsästäminen, epäselvien laskujen etsiminen tai mappien kuljettelu vievät aikaa, joka on aina jostain tärkeämmästä pois. Kun yhteistyö tilitoimiston kanssa toimii jouhevasti yhteisillä työkaluilla, voi säästyvää aikaa käyttää yritystoiminnan ja yrityksen talouden kehittämiseen. 

Eikä kannata unohtaa mielenrauhaa. Moni PK-yrityksen taloudesta vastaava päättäjä kertoo, että yksi toimivan taloushallinnon parhaista puolista on tieto siitä että joka ikinen lasku, kuitti ja tosite tietoineen on tallessa yhdessä paikassa, jossa niitä pääsee tarkistamaan milloin vain, miltä tahansa laitteelta vain. Eräpäivät, toimitettujen tilausten laskuttaminen tai vaikkapa arvonlisäveroista huolehtiminen eivät ole ainoastaan yhden ihmisen muistin varassa, kun tukena on taloushallinnon ammattilainen ja yhteistyöhön tarkoitettu ohjelmisto. 

Täältä löydät sinulle sopivat Fivaldi-tilitoimistot ja -kirjanpitäjät! →

Fivaldi on kotimainen taloushallinnon ohjelmisto, joka mahdollistaa yrityksen ja tilitoimiston sujuvan yhteistyön.