Taloushallinto toiminimelle: Miten Fivaldi vapautti kampaaja-kosmetologi Nicolen illat paperitöistä

Mitä tapahtuu, kun toiminimiyrittäjän työpäivä täyttyy asiakaskohtaamisista, mutta illalla vastassa on vielä taloushallinto ja tuntien paperisota?

Nicole Kock on kampaaja ja kosmetologi Inkoosta. Hänen arkensa on tuttua kauraa kauneusalan yrittäjälle: kalenteri täyttyy nopeasti erityisesti kiireisinä sesonkiaikoina. Aamuyhdeksältä alkava työpäivä täyttyy värjäyksistä, leikkauksista ja ihonhoidoista. Työpäivä ei suinkaan pääty varauskalenterin viimeiseen kirjaukseen.

Tykkään tehdä asioita omin käsin. En halua istua toimistossa ja kirjoittaa.

Kulisseissa tapahtuu koko ajan jotakin. Varastoa täytyy inventoida ja täydentää, tilata tarvikkeita ja seurata niiden käyttöpäivämääriä, ajanvarauksia täytyy hallita. Sen jälkeen to do -listalta löytyvät talousasiat: kuitit, laskut ja raportit. Erityisesti joulun sesongin jälkeen, kun kalenteri hiljenee tammikuussa, nämä tehtävät kasaantuvat helposti.

”Tykkään tehdä asioita omin käsin. En halua istua toimistossa ja kirjoittaa”, Nicole kuvailee itseään yrittäjänä. Hänen toiminimiyrityksensä taloushallinnon piti toimia samalla tavalla: mahdollisimman nopeasti, mahdollisimman vähällä naputtelulla.

Nicole käyttää Fivaldia päivittäisessä arjessaan erityisesti näitä toimintoja:

• Visma Scanner, jotta kuitit voi toimittaa kirjanpitoon heti, missä tahansa. Kun Nicole ostaa esimerkiksi asiakaslehtiä, hoitotuotteita tai tarvikkeita kampaamoon, hän ottaa kuvan kuitista heti ostotilanteessa.

• Myyntilaskutus, jotta kaikki myyntiin liittyvä löytyy yhdestä paikasta heti. Myyntiin liittyvät tiedot ovat valmiiksi samassa järjestelmässä. Se nopeuttaa raportointia tilitoimistolle ja auttaa liiketoiminnan suunnittelussa, jos Nicole laajentaa laskutettavia palveluita tai myyntiä tulevaisuudessa.

• Ostolaskujen hyväksyjä, jotta laskut voi ajastaa maksuun. Kun paperit hallitsivat iltoja. Aiemmin talousasiat eivät hoituneet niin sujuvasti. Laskut tulivat sähköpostiin, mutta sen jälkeen alkoi käsityö: jokainen lasku piti tulostaa, laittaa mappiin ja kuun lopussa kuvata ja lähettää kirjanpitoon.

Kun paperit hallitsivat iltoja

Aiemmin talousasiat eivät hoituneet niin sujuvasti. Laskut tulivat sähköpostiin, mutta sen jälkeen alkoi käsityö: jokainen lasku piti tulostaa, laittaa mappiin ja kuun lopussa kuvata ja lähettää kirjanpitoon.

Käytännössä tämä tarkoitti sitä, että hektisen työviikon jälkeen piti vielä istua papereiden ääreen. Jos tulostin ei toiminut tai muste loppui, työ siirtyi eteenpäin. Illat olivat lopulta ainoita hetkiä, jolloin paperityöt ehti hoitaa. Erityisesti kiirekausina se pitkitti työpäiviä huomattavasti.

Nicole otti käyttöön Fivaldin hänen siirryttyä Papper & Hus -tilitoimiston asiakkaaksi. Tilitoimistosta ehdotettiin Toiminimen taloushallinto -paketin käyttöönottoa.
”Sain heistä heti tosi hyvän fiiliksen. Kirjanpitäjäni Marcus vastaa aina nopeasti. Tuntuu, että minulla on taustajoukoissa oikeasti joku, jolta saa apua.”

Mitä muuttui, kun paperit katosivat?

Jos saan laskun kesken työpäivän, voin maksaa sen heti ja ottaa kuitista kuvan suoraan sovellukseen.

Kun palvelu otettiin käyttöön, toiminimen kirjanpito yksinkertaistui kerralla. Paperit ja mapit poistuivat. Nyt Nicole voi toimittaa kaikki kirjanpidon aineistot puhelimella heti, kun lasku tai kuitti osuu käteen.

”Jos saan laskun kesken työpäivän, voin maksaa sen heti ja ottaa kuitista kuvan suoraan sovellukseen”, Nicole kertaa. Kuva siirtyy ohjelmaan, ja kirjanpitäjä näkee sen samantien. Laskut voi myös ajastaa maksuun etukäteen, jolloin ne lähtevät automaattisesti oikeana päivänä. ”Se on kätevää, kun ei tarvitse muistaa jokaista eräpäivää.”

Lisää aikaa ja ennen kaikkea mielenrauhaa

Haluan tietää, missä yritykseni talous menee ja oppia siitä lisää. Koska kirjanpidon aineistot on niin helppo toimittaa, tilitoimistoni voi keskittyä auttamaan minua vaikkapa verokysymyksissä.

Nicole arvioi säästävänsä sähköisen taloushallinnon myötä useita tunteja kuukaudessa. Kiireisinä aikoina, kuten jouluna ja kesän kynnyksellä eron huomaa kaikista selkeimmin.

Mutta suurempi hyöty on jossain muualla: Hänellä on tunne siitä, että asiat ovat hallinnassa ja oma ymmärrys esimerkiksi verotukseen liittyvistä asioista lisääntyy. Sen mahdollistavat hyvä yhteistyö tilitoimiston kanssa ja Fivaldin helppokäyttöisyys.  “Haluan tietää, missä yritykseni talous menee ja oppia siitä lisää. Koska kirjanpidon aineistot on niin helppo toimittaa, tilitoimistoni voi keskittyä auttamaan minua vaikkapa verokysymyksissä”, Nicole kertoo.

Yksinkertainen muutos teki talousasioiden hoitamisesta ja ymmärtämisestä kevyempää. Sen tuloksena energiaa vapautuu nyt enemmän siihen, minkä vuoksi Nicole ryhtyi yrittäjäksi alun perin:

Tekemään kaunista jälkeä.