Opas kirjanpito-ohjelman valintaan: Näin valitset tilitoimistollesi sopivan ohjelmiston
Kirjanpito-ohjelma on tilitoimiston tärkein työväline, joka määrittää arjen sujuvuuden. Ohjelmiston valinta vaikuttaa myös tilitoimiston yhteistyöhön asiakkaiden kanssa: sähköinen kirjanpito mahdollistaa tiiviimmän yhteistyön ja usein myös nopeammat toimintasyklit kuin perinteinen mappikirjanpito.
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä sähköinen kirjanpito on, millaisia ominaisuuksia erilaiset ohjelmat sisältävät, ja mitä tilitoimiston tulee ottaa huomioon ohjelmistoa valittaessa.
Annamme myös hyviä vinkkejä kirjanpito-ohjelmien ja niiden hintojen vertailemiseen sekä käyttöönottoon.
Selaa koko opas tai tartu suoraan kiinnostavimpiin aiheisiin:
1. Mitä on sähköinen kirjanpito?
- Sähköisen ja perinteisen kirjanpidon ero
- Kirjanpito-ohjelma tilitoimistolle: sähköinen vai perinteinen? Vai molemmat?
- Kirjanpito-ohjelma, taloushallinto-ohjelma vai laskutusohjelma?
- Mitä hyötyä on sähköisestä kirjanpidosta?
2. Näin vertailet kirjanpito-ohjelmia
- Ota nämä asiat huomioon, kun valitset ohjelmistoa tilitoimistolle
- Ohjelman käyttö yhdessä asiakkaiden kanssa
- Taloushallinto-ohjelman ja kirjanpito-ohjelmiston hinta
- Milloin kannattaa valita ilmainen kirjanpito-ohjelma?
3. Kirjanpito-ohjelman käyttöönotto ja taloushallinnon sähköistäminen
- Kirjanpito-ohjelmasta toiseen vaihtaminen
- Asiakastuki ja koulutus kirjanpito-ohjelman käyttämiseen
- Taloushallinto-ohjelman ja kirjanpito-ohjelmiston hinta
- Milloin kannattaa valita ilmainen kirjanpito-ohjelma?
1. Mitä on sähköinen kirjanpito?
Sähköinen kirjanpito on yleistynyt kaikenkokoisten yritysten taloushallinnon hoitamisessa, sillä se tekee yrityksen kirjanpidosta – ja sitä kautta myös taloushallinnosta – ajantasaista. Ajantasainen tieto auttaa yrittäjiä ja yritysten johtoa kehittämään liiketoimintaansa. Kehitystyöhön odotetaan myös tilitoimistoilta yhä enemmän apua ja näkemystä.
Sähköisen ja perinteisen kirjanpidon ero
Perinteisessä kirjanpidossa yrityksen tositteet – mm. myynti- ja ostolaskut sekä käteiskuitit – toimitetaan kuukauden päätteeksi kirjanpitäjälle joko mapissa tai sähköpostitse. Aineiston saatuaan kirjanpitäjä kirjaa tositteet kirjanpito-ohjelmaan, ja kuukauden kirjanpito on valmis sovittuna aikana kuukauden päätyttyä.
Perinteinen kirjanpito sopii hyvin yrityksille, jotka eivät kaipaa jatkuvaa näkyvyyttä talouteensa, tai joilla on tositetapahtumia, esimerkiksi ostolaskuja tai laskutettavia myyntejä kuukaudessa, vain vähän.
Sähköinen kirjanpito tarkoittaa sitä, että kirjanpitoon vietävät tapahtumat – myyntilaskujen tekeminen, lähettäminen ja kirjaaminen sekä ostolaskujen vastaanotto ja maksaminen sekä kuitit – tapahtuvat lähtökohtaisesti sähköisessä järjestelmässä.
Malli vapauttaa kirjanpitäjän aikaa ongelmanratkaisuun ja esimerkiksi yrityksen taloushallinnon ja talouden kehittämiseen. Tilitoimisto pystyy auttamaan yritystä monin eri tavoin esimerkiksi budjetoinnissa ja tekemällä kassavirtalaskelmia. Moni asiakas toivoo tilitoimistoltaan nimenomaan konsultoivaa otetta, mikä onnistuu silloin, kun asiakkaalle varattu aika ei uppoa rutiineiihin. Yritys puolestaan pääsee eroon kuukauden lopun tositerallista, kun tositteet liikkuvat sähköisesti, jatkuvasti, ja pysyvät taatusti tallessa yhdessä ohjelmistossa.
Sähköiseen kirjanpitoon sopivia ohjelmistoja on tarjolla paljon. Valtaosa niistä kattaa kaikki sähköisen taloushallinnon osa-alueet niin, että tilitoimisto ja yritys voivat hoitaa oman, sovitun osuutensa samassa ohjelmassa.
Kirjanpito-ohjelma tilitoimistolle: sähköinen vai perinteinen? Vai molemmat?
Kirjanpito-ohjelmat voidaan karkeasti jakaa kolmeen kategoriaan:
Mitä suuremmaksi yrityksen koko kasvaa, sitä tärkeämpää on, että taloushallinnon prosessi hoituvat tehokkaasti.
1. Perinteiseen kirjanpitoon sopivat ohjelmat,joissa kirjanpitäjä tekee kirjaukset paperisten (tai paperilta digitalisoitujen, esim. skannattujen) tositteiden perusteella.
2. Sähköiseen kirjanpitoon sopivat ohjelmat, jotka edellyttävät asiakkaalta sitoutumista sähköiseen tai digitaaliseen kirjanpitoon ja taloushallintoon, sillä paperisten tositteiden syöttäminen saattaa aiheuttaa ylimääräistä työtä.
3. Sekä perinteiseen että sähköiseen kirjanpitoon sopivat ohjelmistot. Näillä tilitoimisto voi hoitaa sekä sähköiset että mappiasiakkaat tehokkaasti.
Jos asiakaskunta koostuu pääosin pienistä yrityksistä, joilla on kirjanpitotapahtumia ja -aineistoa vain vähän, voi perinteiseen kirjanpitoon sopiva ohjelma riittää mainiosti. Jos taas asiakkaat toivovat tilitoimistolta konsultointia ja apua yritystoiminnan kehittämiseen, kannattaa heidän valita sähköinen taloushallinto.
Kannattaa myös huomioida, että digitaaliset työkalut alkavat olla uusissa yrityksissä arkipäivää jo yrityksen perustamisesta asti, ja moni yrittäjä odottaa digitaalisia palveluita myös kirjanpitäjältään. Yhä useampi pk-yrityksen kirjanpito-ohjelma onkin sähköinen.
Kirjanpito-ohjelma, taloushallinto-ohjelma vai laskutusohjelma?
Kirjanpito-ohjelmassa hoidetaan sähköisesti nimenomaan yrityksen kirjanpitoon liittyviä tehtäviä; tositteiden käsittelyä ja laskuihin liittyviä kirjauksia.
Etenkin uusia yrittäjiä kiinnostaa yleensä ensimmäisenä se, miten yrityksen myyntilaskutus tullaan hoitamaan. Erillisiä laskutusohjelmia on toki olemassa, mutta järkevintä on hoitaa myös laskutus kokonaisvaltaisen taloushallinto-ohjelmiston avulla. Silloin tositteet liikkuvat ja tallentuvat sähköisesti, ja sekä yrittäjän että kirjanpitäjän työ on helpompaa ja sujuvampaa.
Mitä hyötyä on sähköisestä kirjanpidosta?
Sähköiseen kirjanpitoon sopivan ohjelman käyttämiseen on monta hyvää syytä. Tässä niistä tärkeimmät:
💎 Ajansäästö: Kirjanpidon tekeminen sähköisesti säästää aikaa. Laskujen hoitaminen tai tositteiden kirjaaminen sujuvat kätevästi verkkopohjaisilla työkaluilla.
💎 Kirjanpidon rutiinien automatisointi: Arki helpottuu, kun myynti- ja ostolaskut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon ja reskontraan. Esimerkiksi Fivaldissa voit myös hyödyntää tekoälyä ostolaskujen tiliöinnissä.
💎 Lakisääteiset vaatimukset: Saat lähetettyä arvonlisäveroilmoituksen suoraan verottajalle tai ajettua tarvittavat raportit esimerkiksi tuloslaskelman tai taseen tekemiseen.
💎 Turvallisuus ja pilvipalvelu: Sähköisessä järjestelmässä tärkeät taloustiedot ovat hyvässä tallessa. Pilvipalvelu takaa, että tiedot ovat aina saatavilla.
💎 Yhteiskäyttö: Usein yrittäjä ja tilitoimisto käyttävät ohjelmistoa yhdessä. Yhteinen ohjelma takaa, että tieto liikkuu yrityksen ja kirjanpitäjän välillä sujuvasti.
💎 Reaaliaikaiset raportit: Arki helpottuu, kun kaikki yrityksen tärkeät tiedot ovat aina saatavilla yhdellä vilkaisulla.
2. Näin vertailet kirjanpito-ohjelmia
Kirjanpito-ohjelmien vertailu voi olla hankalaa, sillä ominaisuuksia ja hinnoittelumalleja on paljon. Tärkeintä on miettiä, millaisia ominaisuuksia ohjelmalta tarvitaan juuri nyt, ja onko tulevaisuudessa tarvetta saada käyttöön laajempia taloushallinnon palveluita.
Ota nämä asiat huomioon, kun valitset ohjelmistoa tilitoimistolle
Moni tilitoimisto panostaa nyt asiakkaiden kirjanpidon sähköistämiseen. Kirjanpito-ohjelmaa valitessa kannattaa ottaa huomioon etenkin se, pystytäänkö ohjelmassa hoitamaan sekä perinteiset mappiasiakkaat että sähköiset yhteiskäyttöoasiakkaat.
Tilitoimistoille tarkoitetut kumppaniohjelmat auttavat toimiston liiketoiminnan kehittämisessä. Ne voivat tarjota esimerkiksi alennuksia sähköisten palveluiden hankintahinnoista asiakasmäärien kasvaessa.
Husky Oy:n toimitusjohtaja Marjo Kuparinen kertoo kokemustensa perustella, että teknologia tuo tullessaan parempia malleja yrityksen taloushallinnon hoitamiseen.
Ohjelman käyttö yhdessä asiakkaiden kanssa
Kuten mainittua, tilitoimisto ei suinkaan käytä kirjanpito-ohjelmaa yksin, vaan usein mm. laskutukseen, laskujen kierrätykseen ja tositteisiin liittyvästä työnjaosta sovitaan yhdessä.
Yritys voi hoitaa esimerkiksi myyntilaskutuksen ja ostolaskujen maksamisen itse, jolloin ohjelmisto toimii samalla yrityksen laskutusohjelmana, ja tilitoimisto vastaa pääkirjanpidosta, taseesta ja tuloslaskelmista.
Tällaiseen työnjakoon tarvitaan ohjelma, joka mahdollistaa asiakkaan ja yrityksen välisen yhteiskäytön.
Taloushallinto-ohjelman ja kirjanpito-ohjelmiston hinta
Ohjelmistojen hintojen vertaileminen voi olla hankalaa, sillä hinta voi muodostua monella eri tavalla. Joissakin hinnoittelu perustuu tositteiden, tapahtumien tai käyttäjien määrään, toisissa taas on kiinteä kuukausi- tai vuosihinta, johon voi vaikuttaa esimerkiksi yrityksen liikevaihtoluokka.
📖 Lue lisää: tutustu ohjelmistojen hintalaskuriin! Sen avulla voit selvittää, mitä suosituimmat kirjanpito- ja taloushallinto-ohjelmat maksavat, ja mistä niiden hinnat koostuvat. Siirry laskuriin ›
Milloin kannattaa valita ilmainen kirjanpito-ohjelma?
Verkosta löytyy myös ilmaisia kirjanpito-ohjelmistoja. Usein ne on kuitenkin suunniteltu lähinnä yksin- ja pienyrittäjien sekä elinkeinonharjoittajien tarpeisiin, ja ominaisuuksien rajat tulevat vastaan heti, jos liiketoiminta laajenee.
Jos asiakasyritys pohtii ilmaisen kirjanpito- tai taloushallinto-ohjelmiston käyttöä, kannattaa tarkistaa, onnistuuko tilitoimiston ja yrityksen yhteistyö sen avulla. Kannattaa myös varmistaa, vastaako ilmainen ohjelma yrityksen tarpeisiin sen kasvaessa ja saako tiedot ajettua ohjelmasta helposti ulos, jos ohjelman vaihtaminen tulee ajankohtaiseksi.
Myös tietoturva-asioihin kannattaa kiinnittää huomiota: tallentuvatko tiedot vain käyttäjän omalle koneelle, miten varmuuskopiointi hoidetaan, ja jos kyseessä on pilvipalvelu, niin miten se säilyttää ja suojaa tiedot.
📖 Lue lisää: teimme vertailun suomalaisten tilitoimistojen suosikkiohjelmistoista! Tästä jutusta selviää, miten Netvisor, Visma Fivaldi, Procountor ja Fennoa eroavat toisistaan, ja mikä ohjelmisto sopii millaisellekin tilitoimistolle. Siirry vertailuun ›
3. Kirjanpito-ohjelman käyttöönotto ja taloushallinnon sähköistäminen
Uuden ohjelman käyttöönotto kannattaa aina suunnitella huolellisesti. Etenkin silloin, jos kyseessä on siirtyminen perinteisestä kirjanpidosta sähköiseen kirjanpitoon. Ensimmäisenä täytyy tietenkin kartoittaa omat tarpeet ja miettiä, miten ohjelman käyttöönotto käytännössä toteutetaan. Mitä ominaisuuksia ollaan ottamassa käyttöön? Mitä tietoja siirretään ja missä vaiheessa? Tarvitaanko koulutusta tai apua tietojen siirtämisessä uuteen järjestelmään?
Kirjanpito-ohjelmasta toiseen vaihtaminen
Myös siirtyminen kirjanpito-ohjelmistosta toiseen kannattaa suunnitella huolella. Mitä kaikkia tietoja pitää siirtää ja missä muodossa ne saadaan ajettua uuteen järjestelmään? Varaa siirtymiselle riittävästi aikaa ja pyydä koulutusta ja tukea siirtymisen toteuttamiseen.
Asiakastuki ja koulutus kirjanpito-ohjelman käyttämiseen
Kirjanpito-ohjelmaa valitessa yksi tärkeimmistä kriteereistä toimivuuden ja helppokäyttöisyyden lisäksi on asiakastuki. Saatko apua käyttöönottoon, koulutusta eri ominaisuuksien hyödyntämiseen tai neuvoja aina niitä tarvitessasi? Esimerkiksi Fivaldilla on aktiivinen käyttäjäyhteisö, jonka keskusteluista on helppo hakea ratkaisuja ongelmiin juuri silloin, kun niitä ilmenee.
Oletko etsimässä tilitoimistollesi sähköiseen kirjanpitoon sopivaa ohjelmistoa? Visma Fivaldi on edullinen kirjanpito-ohjelma, jolla hoidat sekä perinteiset että sähköiset asiakkaat.
