Sähköisten tilitoimistopalvelujen hinnoittelu ja hintakeskustelu asiakkaiden kanssa: Pluscomin vinkit

Sähköisten tilitoimistopalveluiden hinnoittelu ja asiakkaiden käsitykset hinnasta aiheuttavat helposti päänvaivaa, etenkin jos tilitoimiston asiakaskuntaan kuuluu niin sähköisiä, osasähköisiä kuin perinteisiäkin asiakkaita. Tässä jutussa tilitoimisto Pluscom Taloushallinto Oy:n toimitusjohtaja Jaakko Oikemus ja järjestelmäasiantuntija Jarmo Estama antavat vinkkinsä siihen, miten hinnoittelua ja hintakeskustelua voi lähestyä. 

Pluscom on Jyväskylässä, Tampereella ja Helsingissä toimiva tilitoimisto, jonka juuret juontavat 1990-luvulle asti. Toimistossa työskentelee reilut parikymmentä kirjanpitäjää, ja asiakastyö keskittyy pieniin ja keskisuuriin yrityksiin.

Noin viidennes Pluscomin asiakkaista on siirtynyt sähköiseen taloushallintoon niin, että heidän käytössään on sähköinen ostolaskujen kierrätys ja esimerkiksi verkkolaskutus taloushallinto-ohjelmiston kautta. Valtaosa asiakkaista kuuluu “semi-sähköiset”-ryhmään. 

– Niin, mitä se sähköisyys sitten oikein tarkoittaa kenellekin, naurahtaa toimitusjohtaja Jaakko Oikemus. 

– Suurin osa asiakkaista toimittaa esimerkiksi kuitit meille erityyppisten skanneripalveluiden välityksellä, vaikka itse kirjanpito tehtäisiinkin vielä perinteisellä mallilla. 

– Suuntamme on kohti täysin sähköistä palvelumallia. Se kuitenkin vaatii meiltä vielä palveluiden selkeämpää paketointia, jotta kokonaisuus on helposti lähestyttävä sekä asiakkaille että kirjanpitäjille. 

Tilitoimiston hinnoittelu koostuu monesta palasesta – ja se tuottaa välillä haasteita

Palveluiden paketointi ja hinnoittelu on monelle tilitoimistoyrittäjälle jatkuvan pohdinnan paikka, etenkin nyt, kun toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti sähköisemmäksi. Miten Pluscomin palvelut on tyypillisesti hinnoiteltu?

– Asiakkaiden peruspalveluille rakennetaan kiinteä kuukausittainen hinta, joka sisältää jatkuvat, toistuvat palvelut. Palkanlaskennassa hinta perustuu laskettavien palkkojen määrään, ja tietysti näiden lisäksi saatavilla on palvelukohtaisesti tai aikaperusteisesti hinnoiteltuja lisäpalveluita, kertoo Jarmo Estama.

– Kiinteä paketti on asiakkaillemme mieluinen, koska silloin taloushallinnon kuukausittainen kustannus on ennustettavissa läpi vuoden. Lisäpalveluiden tarve liittyy usein johonkin tiettyyn ajankohtaan, joten ne on helppo budjetoida etukäteen.

Kuinka helppoa – tai vaikeaa – kuukausittaisen pakettihinnan määrittäminen on?

– Hinnan laskemiseksi tarvitsemme asiakkaalta inputtia aineiston koosta ja tositemääristä, jotta osaamme hahmottaa työhön tarvittavan ajan, Jaakko kertoo. 

– Sähköisten palveluiden suurin hinnoitteluhaaste meillä on se, että käytössämme on nyt työkaluja todella runsaasti: Viimeisen 10 vuoden aikana työkalujen määrä ja mahdollisuus erilaisiin toimintamalleihin on kasvanut. 

Jaakon ja Jarmon vinkit sähköisten palveluiden hinnoitteluun ja hintakeskusteluun:

• Mieti valmiiksi, millaisia tietoja tarvitset asiakkaalta rakentaaksesi hänelle järkevimmän mahdollisen tarjouksen. 
  
• Tuotteista rohkeasti. Muodosta tyypillisimpiä asiakastarpeita varten paketit, joista voit lähteä liikkeelle ja muokata niitä sitten tarpeen tullen. Asiakastyötä tekevien kirjanpitäjien on helpompaa aloittaa keskustelu, kun heillä on käytössään valmiita ehdotuksia asiakkaita varten. 
  
• Kerro selkeästi, miten paljon asiakkaan elämä helpottuu. Kun uudet rutiinit ovat käytössä, häviää esimerkiksi kuun vaihteesta suuri määrä siihen tyypillisesti kuuluvaa säätöä. 
  
• Muistuta asiakasta siitä, ettei ohjelmisto tee töitä kirjanpitäjän puolesta. Järjestelmä kuitenkin auttaa huolehtimaan tietojen oikeellisuudesta, ja siitä että yhteistyö on mahdollisimman sujuvaa eikä tositteita esimerkiksi katoa.

Sähköisyys muuttaa tilitoimiston liiketoimintamallia

Kun Pluscomin asiakas siirtyy sähköiseen taloushallintoon, hoitaa tilitoimisto pääsääntöisesti tunnusten avaamisen asiakkaalle, ja laskuttaa ohjelmistolisenssit heiltä. Ohjelmistokulut näkyvät sopimuksessa omana rivinään, ja mahdolliset transaktiokustannukset muuttuvina kuluina, joita tietysti pyritään arvioimaan etukäteen. 

– Sähköisten asiakkaiden hinnoittelu vaatii omat kommervenkkinsä, Jarmo Estama kuvaa. 

– Ennen riitti, että arvioitiin tiliotetapahtumien määrä ja muu työ asiakaskohtaisesti, mutta nyt pitää määritellä, miten koko prosessi rakennetaan asiakkaan kanssa: mitä tulee paperilla, mitä skannerin kautta, siirretäänkö asiakkaan omista ohjelmistoista tietoja pääkirjanpitoon, ja mitä ohjelmistoa asiakkaan kanssa käytetään.

Sähköisyys onkin Jaakko Oikemuksen mukaan muuttamassa – ja on jo muuttanutkin – tilitoimistojen liiketoimintamallia.

– Asiantuntijapalveluiden lisäksi toimimme nykyään tietyllä tapaa ohjelmistojen jälleenmyyjinä – ja samalla pystymme palvelemaan yrityksiä entistäkin tehokkaammin.

Hintakeskustelu ja asiakkaan kysymykset

Millaisia kysymyksiä ja huolia asiakkailla sitten on, kun keskustellaan sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä?

– Aivan ensimmäisenä sähköistämisestä kiinnostunut asiakas tietysti kysyy, mitä se maksaa. Se on ymmärrettävä kysymys, mutta emme voi vastata siihen ilman kattavia lisätietoja.

Kokonaisuuteen vaikuttavat yrityksen tarpeet ja prosessit, kuten liiketoiminnan sähköistämisen aste ja se, täytyykö asiakkaalle suositellusta ohjelmistosta löytyä valmiita rajapintoja vaikkapa toiminnanohjaus- tai työvoimanhallintajärjestelmään. 

– Törmäämme välillä myös siihen, että asiakas olettaa, että kuukausihinta laskee sähköisten palveluiden myötä. Etenkin pienemmillä yrityksillä järkevä automaation määrä on kuitenkin niin vähäinen, että kyseessä on tilitoimiston puolesta enemmänkin toimintamallin muutos kuin laskutettavan työajan väheneminen. 

Näissä tapauksissa ohjelmistokustannus tuleekin ikään kuin vanhan hinnan päälle. Miten muutos perustellaan asiakkaille Pluscomilla?

– Suurin lisäarvo sähköisessä taloushallinnossa syntyy siitä, miten paljon asiakkaan elämä helpottuu. Yleensä myös asiakas huomaa tämän nopeasti, Jarmo Estama kertoo.

– Karrikoidusti: yrittäjän ei tarvitse käyttää omaa aikaansa kuittien tai ostolaskujen perässä juoksemiseen.

Pluscomin käytössä on useita ohjelmistoja. Kullekin asiakkaalle löytyy siis heidän tarpeisiinsa – ja budjettiinsa – parhaiten sopiva ratkaisu. 

Asiakkaat ovat kiinnostuneita sähköisistä palveluista

Maailma on muuttunut nopeasti digitaalisemmaksi, ja erilaiset sähköiset palvelut ovat jo yrittäjille tuttuja. Siksi valtaosa uusista asiakkaista haluaakin jo lähtökohtaisesti sähköisen taloushallinnon. 

– Lisäksi vanhat, tutut asiakkaat, jotka ovat ehkä jokunen vuosi sitten vielä sanoneet sähköisille järjestelmille “ei”, voivatkin tänään kysyttäessä olla hyvin kiinnostuneita sähköisistä palveluistamme, niin arkipäivää digitaalisesta asioinnista on jo tullut, Jaakko mainitsee. 

Asiakkaille voi avata sähköisyyden roolia myös tilitoimistojen vetovoimatekijänä. Moni ammattilainen edellyttää työnantajaltaan mahdollisuutta joustaviin työnteon malleihin, eivätkä kirjanpitäjät ole tässä poikkeus. 

– Haluamme tietysti varmistaa, että Pluscom on tulevaisuudessakin haluttu työnantaja ja että asiakkaamme saavat palvelua alansa parhailta ammattilaisilta. Se edellyttää sitä, että asiakkaiden ja kirjanpitäjien yhteiset työkalut ovat kunnossa ja että kirjanpitäjien asiantuntemus saadaan oikeaan käyttöön, toimitusjohtaja jatkaa.