Taloushallinnon sähköistäminen – pk-yritysten syyt ja epäilykset

Monille pk-yrittäjille sähköinen taloushallinto on jo itsestäänselvyys. Toisilla on edelleen korkea kynnys jättää vuosikausia toimineet käytännöt taakse. Mikä yrityspäättäjiä oikein sähköistämisessä huolettaa, ja miten tilitoimisto voi hälventää asiakkaiden epäilyksiä?

Anne Rantanen (Yrityskonsultointi Anne Rantanen Oy) on tehnyt pitkän uran taloushallinnon parissa. Hän kertoi tilitoimistoille suunnatussa webinaarissa, mitä lukemattomat keskustelut asiakkaiden kanssa ovat opettaneet muutosprosesseista. Katso videotallenne tai lue lisää! 👇

Mitkä ovat tavallisimmat syyt taloushallinnon sähköistämiseen? Ensimmäinen kimmoke tulee ehkä ulkopuolelta, kun yhtäkkiä kaikki ympärillä tuntuvat puhuvan aiheesta. Rantanen tunnistaa ilmiön itsekin, mutta lisää, että sähköistämisen jälkeen yrittäjä ei enää halua palata entiseen. Syyt ovat etenkin ajansäästö ja ajantasainen näkymä taloustilanteeseen. 

Mutta mitkä ovat yleisimmät syyt epäröintiin? Miten pdf-laskuihin, sähköposteihin ja paperitulosteisiin tottunutta pk-yrittäjää voisi kannustaa taloushallinnon sähköistämiseen?

Siirry tästä suoraan sinua kiinnostavimpaan aiheeseen:

1. Rutiinien muuttaminen epäilyttää? Lupaan, että se kannattaa

2. Hinta huolettaa? Kerro, miksi hyödyt ovat suuremmat

3. Uuden oppimista on liikaa kerralla? Etene pienissä erissä

1. Rutiinien muuttaminen epäilyttää? Lupaa, että se kannattaa

Uusille yrittäjille sähköinen taloushallinto ei ole enää vaihtoehto, vaan se on itsestäänselvyys, Rantanen painottaa. Tilitoimistolta pitää löytyä intoa auttaa asiakasta sähköisten työkalujen käyttöönotossa, ellei se halua asiakashankinnan tyrehtyvän.

Mitä tulee tilitoimiston nykyisiin asiakkaisiin, into sähköistämiseen vaihtelee. Moni yrittäjä hyppää uuteen rohkeasti, mutta osaa muutos arveluttaa. Meillä ihmisillä on tietyt rutiinit, joiden uudistamiseen tarvitaan hyvät perustelut ja joskus montakin juttukertaa.

Keskustelu on hyvä avata esimerkiksi silloin, kun pöydällä on kymmenen mappia edelliseltä vuodelta, ja niille pitäisi jälleen löytää säilytyspaikka. Sähköisen taloushallinnon kanssa hyllyrivit jäävät historiaan.

“Lupaan, että olet tyytyväinen” on Rantasen ässä hihassa, kun hän ehdottaa sähköiseen taloushallintoon siirtymistä. Hän vakuuttaa, että viimeistään puolen vuoden jälkeen yrittäjä huomaa, miten paljon muutos säästää aikaa ja lisää läpinäkyvyyttä. Lupaus ei ole pettänyt. Asiakkaat ovat soittaneet kiittääkseen kirjanpitäjää ja ihmettelevät, etteivät ottaneet askelta jo aiemmin.

📖 Simppeli tietopaketti pk-yrittäjälle: Näin pääset alkuun sähköisen taloushallinnon kanssa

Lupaan epäilevälle asiakkaalle, että hän tulee puolen vuoden päästä tyytyväisenä kysymään, miksei tätä tehty jo aiemmin.

Anne Rantanen, Yrityskonsultointi Anne Rantanen Oy

2. Hinta huolettaa? Kerro, miksi hyödyt ovat suuremmat

Myyntilaskujen teko ja lähettäminen, ostolaskujen maksaminen erikseen verkkopankissa, kopioiden tulostaminen, materiaalien toimittaminen kirjanpitoa varten… Mappikirjanpidon rutiinit vievät yrittäjän aikaa hetkisen sieltä, toisen täältä. Jos rutiineja on ulkoistanut tilitoimistolle, manuaalinen työ näkyy kirjanpitolaskun loppusummassa.

Rantanen ei lähde ehdottamaan sähköistämistä yhden hengen pienyritykselle, jolla tositteita on kuukausitasolla vain muutama. Mutta heti kun laskuja alkaa olla yli kymmenkunta kuukaudessa, kannattaa miettiä, mihin aika ja raha kuluvat.

Sähköinen taloushallinto ei ole kalliimpi kuin perinteinen taloushallinto. Jokaisen Rantasen toimistossa sähköistetyn asiakkaan kirjanpitolaskut ovat joko ennallaan tai parhaassa tapauksessa jopa edullisempia kuin ennen sähköistämistä. 

Ohjelmistolisenssit eivät tyypillisesti maksa pk-yrittäjälle satasia, vaan kymppejä kuussa. Vaikka uusia kustannuksia tulisi, hyödyt ovat niitä huomattavasti isommat.

📖 Lue vinkit: Näin paketoit ohjelmistokustannukset osaksi tilitoimiston hinnoittelua

Ohjelmistolisenssit ei maksa pk-yrittäjälle satasia vaan kymppejä kuussa. Vaikka kustannuksia tulisi, hyödyt ovat huomattavasti isommat.

Anne Rantanen

3. Uuden oppimista on liikaa kerralla? Etene pienissä erissä

Mitä jos tilitoimiston asiakas ei yksinkertaisesti tiedä, mistä aloittaa? Ei hänen tarvitsekaan sitä tietää, Rantanen huomauttaa. On kirjanpitäjän ammattitaitoa huomata, milloin sähköistäminen olisi pk-yrittäjälle hyvä vaihtoehto, ja mistä osa-alueesta muutosprosessi kannattaisi aloittaa. 

Täyssähköisyyttä kohti voi edetä pienissä erissä esimerkiksi näin:

• Jos ostoja on vain vähän, mutta myyntilaskuja paljon, asiakkaan kannattaa ottaa ensin käyttöön sähköinen myyntilaskutus. Se on viisasta myös silloin, jos vähäistenkin laskujen vastaanottajat vaativat verkkolaskuja.
• Jos taas myyntilaskuja on harvakseltaan mutta hankintoja paljon, on hyvä edetä ostolaskut edellä ja aloittaa “pikkukuittien” kierrätys siinä sivussa.

Yhteiskäyttöisessä järjestelmässä kirjanpitäjä huomaa helposti, kun uudet rutiinit alkavat sujua asiakkaalta. Silloin voi ehdottaa käyttöön taas uusia ominaisuuksia.

Hyvä tilitoimisto tukee asiakasta oppimisessa. Alkuvaihe voi vaatia järjestelmiin tottumattomalta sinnikkyyttä, mutta itse opittavat asiat eivät ole vaikeita. Jos yrittäjä unohtaa jonkin yksityiskohdan, kirjanpitäjän apu on aina puhelinsoiton päässä. Tilitoimistot puolestaan saavat ohjelmistotoimittajalta tukea ja koulutusta uusien toimintojen haltuunottoon.

Taloushallinnon sähköistäminen on prosessi, jonka hyödyt saattavat kirkastua joillekin vasta matkan varrella. Asiakas, joka on siirtynyt onnistuneesti kokonaan sähköiseen taloushallintoon, on todennäköisesti myös tilitoimiston tyytyväinen ja pitkäaikainen asiakas.

Yrittäjän ei tarvitse itse tietää, mistä sähköistäminen kannattaisi aloittaa. Tilitoimistolta löytyy vastaus siihen.

Anne Rantanen

Katso myös webinaarisarjan muut jaksot

Tilitoimiston liiketoiminta kasvuun -webinaarisarjan avulla tehostat asiakashankintaa sekä saat konkreettisia neuvoja tuotteistukseen, hinnoitteluun ja mappiasiakkaiden sujuvaan sähköistämiseen!