Taloushallinnon ulkoistaminen – täydellinen opas yrittäjälle

Miten yrittäjä voi varmistaa, että taloushallinnon ja kirjanpidon ulkoistaminen onnistuu, ja yhteistyö kirjanpitäjän kanssa lähtee toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla? Jos mietit näitä, olet tullut oikeaan paikkaan!

Tämän oppaan luettuasi tiedät, mitä yrityksen taloushallinnon ja kirjanpidon ulkoistaminen käytännössä tarkoittaa, millaisia ovat tilitoimistojen palvelut ja millaisista elementeistä tilitoimiston hinnasto koostuu.

Selaa koko opas tai tartu suoraan kiinnostavimpiin aiheisiin:

1. Taloushallinnon ulkoistaminen kannattaa – mutta miksi?

2. Miten kirjanpitäjä kannattaa valita?

3. Digitaalinen vai perinteinen taloushallinto?

4. Taloushallinnon ulkoistamisen ja kirjanpidon hinta: kolme vaihtoehtoa

5. Kirjanpitäjän ja yrittäjän yhteistyö tapahtuu yhä useammin taloushallinnon järjestelmässä

 

1. Taloushallinnon ulkoistaminen kannattaa – mutta miksi?

Kannattaako osakeyhtiön, toiminimen tai minkä tahansa pienyrityksen taloushallinto ja kirjanpito ulkoistaa kokonaan tai osittain, vai hoitaa itse? Etenkin silloin, kun yrityksesi talouden rutiinit, viranomaismääräykset ja lainsäädäntö eivät ole osa omaa ydinosaamistasi, on taloushallinto järkevää ulkoistaa tilitoimistolle.

Etenkin yritystoiminnan alkutaipaleella kannattaa keskittyä asioihin, jotka osaat parhaiten, jotka hyödyttävät yrityksesi asiakkaita – ja tuovat yritykseesi kassavirtaa. Silloin taloushallinnon ulkoistaminen on luonteva vaihtoehto: kirjanpitäjä hoitaa talouden rutiinit, ja sinä keskityt rakentamaan yrityksesi liiketoimintaa.

Kirjanpidon ja taloushallinnon ulkoistaminen kannattaa, sillä…

• Taloushallinnon tehtävät vaativat aikaa ja perehtymistä. Yrittäjänä sinun kannattaa keskittyä ydinliiketoimintaasi – toisaalta ainakaan yritystoiminnan alussa ei ole välttämättä järkevää palkata yritykseen omaa, sisäistä henkilöä ainoastaan taloutta ja kirjanpitoa hoitamaan.
• Taloushallinnon hoitaminen itse tuo omat vastuunsa, joiden laiminlyönnistä tulee seuraamuksia. Lakimuutosten seuraaminen vie aikaa ja osaamisen ylläpitämisen hinta voi olla korkea – etenkin ajankäytön kannalta. Kirjanpitäjä auttaa asiantuntemuksellaan, ja voi säästää yrittäjän monelta ylimääräiseltä piruetilta.
• Etenkin pienemmissä yrityksissä ohjelmistojen hankkiminen omaan käyttöön voi olla kallista, ja nopeasti kehittyvän teknologian perässä pysyminen haastavaa. Tilitoimistot ja kirjanpitäjät osaavat suositella yrityksen tarpeisiin parhaiten vastaavaa taloushallinnon ohjelmistoa.
• Hyvä kirjanpitäjä tuo yrityksesi prosesseihin tehokkuutta aina ajantasaisilla järjestelmillä ja asiantuntemuksellaan.
• Hyvä kirjanpitäjä antaa sinulle ajantasaista tietoa liiketoimintasi nykytilanteesta ja auttaa yritystäsi kehittymään.

👉 Mistä hyvä kirjanpitäjä? Täältä löydät esimerkkejä Fivaldin luotetuista tilitoimistokumppaneista!
📖 Lue myös: PK-yrityksen sähköinen taloushallinto: näin pääset alkuun

2. Miten kirjanpitäjä kannattaa valita?

Taloushallintoliiton tietojen mukaan tilitoimistoja on Suomessa yli neljä tuhatta, ja kirjanpitäjänä maassamme työskentelee yli 12 000 ihmistä. Valinnanvaraa siis on. Millaisia asioita kirjanpitäjän valinnassa siis tulee huomioida?

Tilitoimiston tai kirjanpitäjän palvelut

Selvitä ensin, tarjoaako tilitoimisto kaikki ne palvelut, joita yrityksesi tarvitsee. Entä mistä kirjanpidon ja muiden taloushallinnon palveluiden hinta muodostuu? Palataan näihin kahteen tärkeään kysymykseen pian!

Yhteistyö tilitoimiston kanssa

Keskustele ehdokkaiden kanssa myös siitä, miten he hoitavat kirjanpitoa. Jos mielessäsi on sähköinen taloushallinto, kysy, miten ja millaisilla ohjelmistoilla kirjanpitäjä toimii. Jos taas toivot, että kirjanpito tehdään perinteisesti ja tositteet toimitetaan paperilla, ota asia puheeksi ja kysy, miten kirjanpitäjä nykyisten asiakkaidensa kanssa toimii.

Tärkeintä on se, että molemmat osapuolet ymmärtävät sen, miten arkea pyöritetään, sekä milloin ja mitä kanavaa pitkin mikäkin materiaali tulee toimittaa, jotta työ hoituu sujuvasti. Näistä kannattaa paitsi keskustella, myös tehdä kirjaukset palvelusopimukseen.

Tilitoimiston tai kirjanpitäjän tarjoamat asiantuntijapalvelut ja toimialan tunteminen

Yrityksen talouteen liittyy paljon hiljaista tietoa ja käytännön vinkkejä, joita kirjanpitäjä pystyy asiakkailleen tarjoamaan. Kun valitset kirjanpitäjää, kerro avoimesti toiveistasi asiantuntijapalveluiden suhteen: millaista neuvontaa todennäköisesti kaipaat, ja kuinka usein haluat jutella yrityksesi talouteen liittyvistä kysymyksistä. Näin kirjanpitäjä osaa sisällyttää asiantuntijapalvelut ja yhteisen kehitystyön myös yhteistyösopimukseen.

Mieti myös yrityksesi toimialaa. Nyrkkisääntö on, että mitä erityisempi ja säännellympi ala, sen tärkeämpää on, että myös kirjanpitäjä ymmärtää toimialaa ja siihen liittyviä viranomaismääräyksiä. Tilitoimisto saattaa tarjota esimerkiksi asiakasrekisterien ylläpitoa tai rakennusalan raportointipalvelua. Toimisto saattaa olla erikoistunut vaikkapa urheiluseurojen tai paljon yritysostoja tekevien firmojen talouden hoitamiseen. Kannattaa siis kysyä referenssejä muista saman alan yrityksistä!

Tilitoimiston sijainti

Sijainnilla on väliä vain silloin, jos haluat pitää palavereja ehdottomasti kasvotusten tai kiikuttaa kuittisi suoraan kirjanpitäjän toimistoon. Sähköisten järjestelmien ja teknologian kehityksen myötä helsinkiläinen yritys voi hyvin ulkoistaa taloushallintonsa rovaniemeläiselle tilitoimistolle, tai toisin päin.

Suuri vai pieni tilitoimisto PK-yritykselle?

Pitäisikö tilitoimiston sitten olla pieni vai suuri? Se riippuu toiveistasi, tarpeistasi ja valitsemistasi palveluista. On tärkeää, että kirjanpitäjäsi tietää, millaista palvelua ja apua toivot ja odotat, jotta hän voi myös vastata tarpeisiisi.

Pieni tilitoimisto on ketterä, asiakkaistaan riippuvainen ja toimii aina omilla kasvoillaan. Meillä ymmärretään hyvin yrittäjän arkea ja rahan tärkeyttä. Voimme joustaa yrittäjän tarpeen mukaan.

– Anneli Rosenberg, WaraInvestment. 5 työntekijän tilitoimisto

Mitä isommaksi tilitoimisto käy, sen laajempaa ja erikoistuneempaa palvelua on mahdollista saada. Mitä enemmän henkilökuntaa, sen parempi tavoitettavuus, eivätkä yhden henkilön poissaolot näy palvelun laadussa.

– Jyrki Sirén, Talouskolmio. 19 työntekijän tilitoimisto

Tilitoimiston ohjelmisto ja kirjanpito-ohjelma

Etenkin, jos tarkoituksena on tehdä taloushallinnon ulkoistus vain osittain ja hoitaa itse osa töistä, kannattaa ottaa selvää tilitoimiston käyttämästä ohjelmistosta. Ohjelmisto on nimittäin yrittäjän ja kirjanpitäjän yhteinen työympäristö, jossa kumpikin osapuoli hoitaa oman osuutensa.

Kirjanpitäjät tai tilitoimiston omistajat esittelevät ohjelmistoja mielellään. He myös tuntevat eri ohjelmistojen ominaispiirteet ja auttavat valitsemaan oikean kirjanpito- ja taloushallinto-ohjelmiston käyttöösi.

3. Digitaalinen vai perinteinen taloushallinto?

Ennen kuin on aika tehdä toimeksiantosopimus tilitoimiston palveluista, mieti, mitkä taloushallinnon vaiheet tulevat todennäköisimmin viemään eniten aikaasi ja rahaasi. Prosessien avaamisen jälkeen näet, mitä taloushallinnon tehtäviä kannattaa ulkoistaa, mitä taas tehdä itse.

Eräs todella tärkeä kysymys vaikuttaa siihen, millaisia ovat tilitoimistosta saamasi palvelut: haluatko hoitaa taloushallintoa perinteisellä vai sähköisellä tavalla?

Perinteisessä mappikirjanpidossa yksi tosite kiertää monella ihmisellä käsiteltävänä ja dokumentteja lähetellään tilitoimiston ja asiakkaan välillä.

Sähköisyys sen sijaan vie yrityksen taloushallinnon kohti paperitonta aikaa. Tiedot löytyvät yhdestä järjestelmästä reaaliaikaisesti, ja tilitoimisto voi käyttää kanssasi yhteistä näkymää. Työnjako tilitoimiston kanssa muuttuu entistä joustavammaksi.

📖 Lue lisää digitaalisen taloushallinnon parhaista puolista: Miten kirjanpitäjät ja tilitoimistojen ammattilaiset näkevät digitaalisen taloushallinnon hyödyt yrityksille?

4. Taloushallinnon ulkoistamisen ja kirjanpidon hinta: kolme vaihtoehtoa

Mietit luultavasti jo, millainen on pienen tai suuremman yrityksen kirjanpidon hinta. Tilitoimiston hinnasto voi perustua tapahtumaperusteiseen tai tuntiperusteiseen hinnoitteluun, tai kiinteään kuukausiveloitukseen.

Näin taloushallinnon hinta muodostuu: 

Tapahtumaperusteinen hinnoittelu tilitoimistossa

Tilitoimisto veloittaa esimerkiksi tositteiden tai kausiveroilmoitusten määrän perusteella.
+ Sopii jos tapahtumia on kuukausittain todella vähän
– Kuukausittain vaihtelevaa hintaa ei voi ennakoida, koska se perustuu tositteiden määrään

Tilitoimiston tuntiperusteinen hinnoittelu

Tilitoimisto veloittaa yritystä tehtyjen työtuntien mukaan.
+ Maksat täsmälleen tehdystä työstä
– Kuukausittain vaihtelevaa hintaa ei voi ennakoida
– Käytetyn ajan todentaminen on vaikeaa

Taloushallinnon ja kirjanpidon kuukausiveloitus

Yritykselle suunnitellaan sopiva paketti tai palvelu valitaan valmiista pakettivaihtoehdoista ja veloitetaan kiinteällä kuukausihinnalla.

+ Ei yllätyksiä, hinta on budjetoitavissa
+ Tiedät, mistä palveluista maksat
+ Jos paketti ei yksittäisinä kuukausina riitä, on mahdollista ostaa lisätyötä tuntihinnalla
– Jos liiketoiminta pienenee, voi kuukausiveloitus tuntua liian suurelta

👉 Lue lisää: Löydät lisätietoa taloushallinnon ja kirjanpidon hinnasta ja apua hintojen vertailuun tästä jutusta.

5. Kirjanpitäjän ja yrittäjän yhteistyö tapahtuu yhä useammin taloushallinnon järjestelmässä

Oikein valittu taloushallinnon järjestelmä tekee yhteistyöstä sujuvaa; sen avulla monet rutiinityöt jopa automatisoituvat. Kirjanpitäjä ehtii perehtyä asiakkaan liiketoimintaan ja tarjota lisäarvoa tuovaa tietoa kehittämisen tueksi.

Hyvä sähköisen taloushallinnon järjestelmä sisältää kaikki tilitoimiston ja tilitoimiston asiakkaan tarvitsemat palvelut kirjanpidosta myynti- ja ostoreskontraan, palkanlaskentaan ja pankkiyhteyteen asti. Yhteen ohjelmistoon kuuluvia moduuleja voi silti ottaa käyttöön juuri oman yrityksen tarpeen mukaan.

Erillisiä ohjelmia käyttävät tilitoimistot joutuvat tekemään paljon manuaalista työtä, kun tietoja täytyy siirrellä ohjelmistojen välillä. Tämä vie aikaa – ja työn tehottomuudesta maksaa yleensä asiakas.

Kiinnitä huomiota myös siihen, kumpi on vastuussa järjestelmän ajantasaisuudesta ja lisenssikuluista: sinä vai tilitoimistosi? Kun yhteinen järjestelmä tulee käyttöösi tilitoimiston kautta, tietoteknisiin asioihin tai päivityksiin ei tarvitse ottaa kantaa ja tuttu kirjanpitäjä neuvoo teknisissä pulmissa.

🔷 Mistä hyvä kirjanpitäjä? Tästä listasta löydät esimerkkejä Fivaldin luotetuista tilitoimistokumppaneista: Löydä Fivaldi-tilitoimisto tai kirjanpitäjä

💡 Vinkki: Taloushallinto-ohjelmien hintavertailulaskuri. Vertaile Suomen suosituimpien taloushallinto-ohjelmien hintoja. Ilmainen laskuri auttaa sinua hahmottamaan eri ohjelmistojen kustannuksia yrityksellesi: Vertaile taloushallinto-ohjelmien hintoja