Tilitoimisto: Näin tuot mappiasiakkaasi digitaalisen taloushallinnon pariin

Iso osa kirjanpidoista hoidetaan edelleen perinteisesti tai ainakin osittain paperiaineiston pohjalta, mikä vaikeuttaa kirjanpidon hoitamista etänä ja hidastaa työtä. Mikäli myös sinulla on tähän ryhmään kuuluvia asiakkaita, katso tästä 6 tärkeintä toimenpidettä, joiden avulla tuot mappiasiakkaat digitaalisen taloushallinnon pariin:

1. Perusta asiakas Fivaldiin

Sovi ensin asiakkaan kanssa taloushallinnon tai sen osan digitalisoinnista, ja sen jälkeen tilaa asiakkaalle tunnukset Tilauskaupasta. Samalla voit perustaa uuden asiakkuuden. Asiakas saa Visma Connect -tunnukset ja pääsee kirjautumaan Fivaldiin.

Tilitoimisto voi sähköistää kaikki tai vain osan toiminnoista, esimerkiksi:

• Kuitit (Visma Scanner)
• Ostot
• Myynnit
• Koko taloushallinto

Täällä pikaohjeita tilitoimistoille »

Fivaldin tilitoimistokumppanit pääsevät lisäksi mukaan kumppaniohjelmaan, joka tuo monia etuja tilitoimistolle. Lue lisää Fivaldin kumppaniohjelmasta »

2. Avaa Maventa-tili

Myyntilaskujen tekeminen sekä ostolaskujen vastaanotto suoraan samaan järjestelmään tilitoimiston kanssa helpottaa sekä yrittäjän että tilitoimiston arkea. Tämä sähköinen laskuliikenne tapahtuu Fivaldissa Maventa-verkkolaskuoperaattorin kautta. 

Avaa siis yritykselle Maventa-tili, jonka kautta voit vastaanottaa ostolaskuja ja lähettää myyntilaskuja. Maventa-tilin pääset avaamaan Fivaldin Palveluhallinnan kautta. Yhteyden avaaminen kestää 1-3 päivää ostolaskujen vastaanoton osalta. Myyntilaskujen lähetyksen osalta yhteys aukeaa käytännössä heti.

3. Ilmoita verkkolaskuosoite yrityksen toimittajille

Kun Maventa-tili on auennut, ilmoita verkkolaskuosoite asiakkaan toimittajille tai ohjeista asiakastasi ilmoittamaan se omille toimittajilleen, jolloin laskut ohjautuvat mahdollisimman nopeasti Fivaldiin verkkolaskuina. Tarvittaessa paperisia laskuja voidaan toki ottaa vastaan jatkossakin, silloin skannauspalvelu muuntaa ne verkkolaskuiksi. 

4. Käy läpi myynti- ja ostolaskujen käsittely ja kirjanpidon raportit

Jos yrityksen koko taloushallinto on sähköistetty, täytyy asiakkaalle näyttää kuinka hän pääsee tekemään myyntilaskuja, hyväksymään ja maksamaan ostolaskuja, katsomaan kirjanpidon raportteja sekä kassavirtaennustetta. Tämä tuo merkittävää lisäarvoa yrittäjän arkeen, koska talouden ja kassavirran seuranta on ajantasaista myös taloudellisesti epävarmoina aikoina. 

Huom! Tilitoimistoilla on merkittävä rooli auttaa yrityksiä talouden ja kassavirran hallinnassa etenkin toimintaympäristön äkillisissä muutostilanteissa. Hyödynnä tähän Fivaldin raportointia, jotta voit auttaa asiakkaitasi välttämään kassakriisin tai pahimmillaan jopa konkurssin. 

5. Ota käyttöön Visma Scanner ja Fivaldi Linkki

Tänä päivänä asiakkaat myös yleensä innostuvat mobiiliapeista, ja osa ehtii ladata ne jo ennen kuin edes kerrot niistä heille. Fivaldin käytön tukena on Visma Scanner -kuittiskanneri, jonka avulla asiakas saa toimitettua kuitit näppärästi vaikka heti ostotapahtuman jälkeen ohjelmistoon. 

Toinen kätevä apuväline on Fivaldi Linkki, jonka avulla asiakkaan on helppo toimittaa sähköpostiin tulleet kuitit suoraan Fivaldin kuittienhallintaan.

6. Hyödynnä kattavat ohje- ja koulutusmateriaalit

Fivaldin käyttöön saat apua Tukisivuston tekstiohjeiden lisäksi ohjevideoista ja Fivaldin uudesta oppimisympäristöstä Opi.fivaldista. Fivaldin koulutustarjonnasta löytyy mm. Fivaldin käyttöönotto-ohjeet, jossa kerrotaan kattavasti perusasiat käyttöönottoon liittyen. Myös Fivaldin Kummimyyjät auttavat sinua ja asiakastasi digitalisoimaan taloushallinnon pala palalta.

Asiakkaan taloushallinnon sähköistäminen on nopea ratkaisu, jonka avulla varmistat kirjanpidon tekemisen joustavasti myös etänä. Mutta ennen kaikkea se tulee hyödyttämään asiakasta ja tilitoimistoa myös pitkällä aikavälillä, tuottaa lisäarvoa molemmille osapuolille ja helpottaa niin yrittäjän kuin kirjanpitäjänkin arkea.