Taloushallinto-ohjelmiston vaihto edessä – mitä pitää huomioida?

Taloushallinto-ohjelmiston vaihto on aina iso päätös, joka tehdään vuosiksi eteenpäin. Keräsimme yhteen listan asioista, joita tilitoimiston kannattaa pohtia vaihdon yhteydessä.

1. Mitä pitää huomioida, kun taloushallinto-ohjelmiston vaihtoa suunnitellaan tilitoimistossa?

Resursointi

Taloushallinto-ohjelmiston vaihdon kulmakivenä on suunnitelmallisuus. Järjestelmän vaihto vaatii aina työtä, ja avain onnistumiseen on oikea resursointi. Projektiin on hyvä asettaa vastuuhenkilö, joka suunnittelee ja johtaa projektia sekä pitää aikatauluista kiinni. Projektin vastuuhenkilön on hyvä suunnitella käyttöönoton vaiheet etukäteen; missä vaiheessa projektia mitäkin tehdään ja millä aikajänteellä käyttöönotto on tarkoitus tehdä. 

Uuden järjestelmän ominaisuudet

Kannattaa myös miettiä, miksi vaihtoa lähdetään tekemään? Johtuuko se siitä, että vanha järjestelmä ei tarjoa jotain tiettyä toiminnallisuutta mitä tarvittaisiin? Vai onko järjestelmä vanhentunut?

Taloushallinto-ohjelmistoa vaihdettaessa on hyvä varmistaa, että uusi hankittava järjestelmä tarjoaa ne toiminnallisuudet ja ominaisuudet mitä yritys tai tilitoimisto arjessaan tarvitsee – siis tärkeimmät ydinprosessit arjen kannalta. Jos tilitoimistolla on sähköisiä ja perinteisiä asiakkaita, niin uudessa järjestelmässä pitää myös olla mahdollisuus hoitaa kaikenlaiset asiakkuudet. Hyvä järjestelmä kasvaa yrityksen tarpeiden mukaan ja esimerkiksi Visma Fivaldi mahdollistaa uusien toiminnallisuuksien lisäämisen yrityksen kasvaessa ja tarpeiden muuttuessa.

Tilitoimistojen osalta tilitoimiston omien asiakkaiden käytettävyyttä kannattaa pohtia; onhan asiakkailla jatkossakin mahdollisuudet tehdä samat toiminnot kuin aiemminkin, esimerkiksi myynti- ja ostolaskut itse?

Integroitavuus

Eri järjestelmiä integroidaan nykypäivänä yhä enemmän toisiinsa. Kannattaa etsiä siis järjestelmä, jonka rajapinta mahdollistaa muiden tarvittavien järjestelmien liittämisen. 

Taloushallinto-ohjelmisto Fivaldin olemassa olevat rajapinnat antavat mahdollisuuden useiden järjestelmien integroimiselle tai tietojen tuonnille ja viennille. Fivaldin rajapintoja kehitetään parhaillaan yhtenä osana ohjelmiston kokonaisuudistusta.

Järjestelmätoimittajan luotettavuus

Ohjelmiston vaihdon yhteydessä kannattaa tarkistaa, että uusi järjestelmätoimittaja on luotettava ja vakaa toimija, joka panostaa järjestelmän kehitykseen ja jatkuvuuteen. Taloushallinto-ohjelma Fivaldi kehittyy voimakkaasti ja Fivaldin toimintavarmuuteen voi luottaa jatkossakin.

2. Kuinka paljon ohjelmiston vaihto vie tilitoimiston aikaa?

Ajallisesti uuden taloushallinto-ohjelman käyttöönottoon vaikuttaa moni seikka: Mitä osa-alueita otetaan käyttöön? Kuinka paljon asiakkaita tai dataa siirretään vanhasta järjestelmästä uuteen? Onko suunnitelma ja resurssit kunnossa? Kuinka sitoutuneita ollaan projektiin?

Suunnitelmallisuudella voidaan minimoida merkittävästi ohjelmiston vaihtoon tarvittavaa aikaa – sekä aikaa, jonka yritys viettää niin sanotussa välivaiheessa. Tilitoimistojen osalta ohjelmiston vaihdossa tulee nimittäin väistämättä tilanne, jolloin tilitoimistolla on yhtä aikaa kaksi järjestelmää käytössä. Mitä parempi suunnitelma, sitä nopeammin välivaiheesta päästään eteenpäin.

”Järjestelmän vaihdon yhteydessä ei voida ajatella, että tehdään kaikki normaalit työt ja siinä vasemmalla kädellä otetaan uusi taloushallintojärjestelmä käyttöön.”

3. Miten varmistun siitä, että tietoja ei häviä matkan varrella?

Taloushallinnon järjestelmät ovat sähköisiä ja tietojen siirtäminen onnistuu sähköisesti, joten riskiä tietojen häviämisestä bittiavaruuteen ei siis ole. Tässä vaiheessa projektia kannattaa ennemminkin miettiä, halutaanko kaikkia tietoja siirtää vanhasta järjestelmästä uuteen? Mitä tietoja halutaan oikeasti siirtää ja mikä on tarpeellista tietoa? Järjestelmän vaihto on hyvä tilaisuus siivota dataa ja korjata virheet.

Myös tilitoimistoille kehitetyt valmiit siirtotyökalut auttavat tiedostojen siirrossa. Siirtotyökalujen avulla saadaan vietyä isot datamassat tosite tositteelta kirjanpidon puolelle, jolloin siirtoa ei tarvitse tehdä käsin. Fivaldissa kirjanpidon tiedot saa tuotua järjestelmään valmiiden siirtotyökalujen avulla.

4. Onko taloushallinto-ohjelmiston vaihto saumatonta päivittäisen työn kannalta?

Yrityksen päivittäinen työ ei katkea, ja tilitoimistossa asiakkaita pystytään palvelemaan normaaliin tapaan myös ohjelmiston vaihdon lomassa. Siirtymäaikana tilitoimiston prosessit eivät kuitenkaan ole tehokkaimmillaan, koska tietoja on kahdessa eri järjestelmässä. Siirtymäaikaa voidaan nopeuttaa projektin hyvällä suunnitelmallisuudella ja tarvittavien resurssien varauksella.

5. Minkälaista tukea Visma tarjoaa ohjelmiston vaihtoon?

Autamme järjestelmän käyttöönotossa ja tietojen siirrossa koko prosessin ajan. Opastamme uuden järjestelmän käytössä niin, että asiakas saa järjestelmästä parhaan mahdollisen hyödyn irti. Tilitoimistoissa on usein useampia käyttäjiä, jotka tarvitsevat koulutusta järjestelmään. Koulutamme kaikki tarpeelliset henkilöt järjestelmän käyttöön.

Fivaldin käyttöönotto toteutetaan joko kurssimuotoisena tai räätälöitynä käyttöönottona. Kurssimuotoisessa käyttöönotossa koulutus toteutetaan webinaareina sekä itseopiskeluna erilaisia materiaaleja hyödyntäen. Asiakaskohtainen käyttöönotto voidaan räätälöidä tarpeiden mukaan ja Visman konsultti on asiakkaan tukena asiakaskohtaisesti. Järjestämme koulutuksia myös etänä tarpeen vaatiessa.

Lisäksi maksuton tuki yrityksille sekä kumppaniohjelma tilitoimistoille pitää huolen siitä, että käyttäjät saavat tukea arkeen myös ohjelmiston vaihdon jälkeen.

6. Mikä on paras ajankohta ohjelmiston vaihtoon?

Tänä päivänä mikään ei pakota siihen, että taloushallinto-ohjelmisto pitäisi vaihtaa vuoden vaihteessa tai tilikauden vaihtuessa. Itse asiassa se voi olla kaikista huonoin vaihtoehto, jos yrityksellä on silloin kiireitä. Paras ajankohta ohjelmiston vaihtoon on silloin, kun yrityksellä itsellään on aikaa ja resursseja projektiin.

7. Miten ohjelmiston ylläpito hoituu vaihdon jälkeen?

SaaS-palveluissa järjestelmätoimittaja vastaa yleensä ohjelmiston ylläpidosta. Fivaldi on puhdas SaaS-palvelu, ja Visma järjestelmätoimittajana vastaa ohjelmiston päivittäisestä ylläpidosta ja päivittämisestä. Asiakkaan ei tarvitse uhrata aikaa ohjelmiston ylläpitoon tai päivittämiseen.

Tutustu Fivaldi-taloushallintoon!
Tutustu Fivaldin toiminnallisuuksiin ja demoympäristöön asiantuntijan kanssa. Varaa maksuton etäesittely sinulle sopivana ajankohtana.

Lue lisää Fivaldista: fivaldi.fi