Viranomaismuutokset pakottavat yrityksesi talouden digitaaliseksi – mistä on kyse?

Työ- ja elinkeinoministeriön Yrityksen digitalous -hanke vie yritysten taloutta kohti täyttä digitaalisuutta. Mistä on kyse?

Yrittäjänä olet jo todennäköisesti ottanut ensimmäisiä askeleita kohti digitaalisuutta. Olet ehkä tottunut maksamaan ostosi luottokortilla tai tilaamaan tavaraa laskulla. Laskun saat todennäköisesti joko sähköpostiin tai suoraan kirjanpitojärjestelmääsi.

Työ- ja elinkeinoministeriö on perustanut Yrityksen digitalous -hankkeen, jonka on tarkoitus kartoittaa yritysten edellytyksiä taloudellisten toimintojensa digitalisoimiseen sekä digitalisoinnin kokonaiskustannuksia.

Hankkeen ajatuksena on luoda kansallinen toimintamalli, jossa yritysten taloudelliset transaktiot, kuten verkkolaskut, liikkuvat digitaalisessa muodossa eri toimijoiden välillä. Tavoitteena on luoda standardoituja dokumentteja ja ohjelmistorajapintoja tiedon liikkumiseen. 

Täysi digitalisoituminen ei tule tapahtumaan hetkessä. Puhutaan, että digitaaliset toimintamallit pyritään ottamaan käyttöön 2020-luvun aikana, koska tarkkaa päivämäärää tai vuotta ei muutokselle voida antaa.

Yritysten toimintojen digitalisoiminen vaatii teknisiä edellytyksiä niin yrittäjiltä, yritysten toimihenkilöiltä kuin taloushallinnon kumppaneilta sekä erityisesti ohjelmistotaloilta. Tavoite on, että tarvittava data siirtyy suoraan yrityksen käyttämästä järjestelmästä toiseen, esimerkiksi Verohallinnon käyttöön.

Digitaalisuuden hyödyt pienille yrityksille

Erityishuomiota hankkeessa kiinnitetään pienyritysten digitalisaatioon. Pienyrityksille halutaan luoda edellytykset reaaliaikaiseen tiedolla johtamiseen siirtymiseen. Digitaalisuuden myötä kirjanpito on paremmin ajan tasalla ja näin reagointi mahdollisiin taloudellisiin haasteisiin tulee olemaan helpompaa ja nopeampaa. 

Yksi digitaalisuuden hyödyistä pienyrityksille on myös se, että reaaliaikaisen datan pohjalta voi tehdä ajantasaista kassaennustamista. Esimerkiksi viranomaismaksut ja verot voi laskea ajantasaisesti, jolloin kassanhallinta helpottuu.

Lisää läpinäkyvyyttä ja sujuvuutta digitaalisen identiteetin avulla

Yrityksen digitalous -hankkeessa yritykselle luodaan täysin digitaalinen identiteetti, mikä käytännössä tarkoittaa sitä, että talouden transaktiot ovat kohdennettavissa eri yrityksille. Hankkeessa tavoitellaan täysin digitaalisia tositteita eli kaikki tilaukset, laskut ja kuitit muodostuvat digitaaliseen muotoon.

Kun talousdata siirtyy digitaalisesti, ei yritysten tarvitse erikseen lähettää dokumentteja viranomaisille. Näin esimerkiksi tilinpäätösdokumentit ovat automaattisesti Patentti- ja rekisterihallinnon käytettävissä ilman erillistä tietojen lähettämistä.

Digitalisaation myötä kauppakumppanien keskinäinen luottamus vahvistuu. Digitaalisen identiteetin rinnalle voidaan kehittää palveluita, joista jokainen yritys voi esimerkiksi helposti tarkistaa nykyisen tai tulevan kumppaninsa rekisteröinnit, verojen maksutilanteen sekä ylipäänsä taloudellisen tilanteen. Tämä tuo läpinäkyvyyttä yritysten toimintaan.

Siirtyminen digitaalisuuteen tapahtuu asteittain 

Täysi digitalisaatio vaatii onnistuakseen monen pienen, ja suuremman, asian huomiointia.

Kaikki liiketapahtumat kirjanpidossa eivät ole suoraan kohdistettavissa tiettyyn kategoriaan. Esimerkiksi luottokorttikustannusten osalta vaaditaan aina tarkempaa tarkastelua kustannusten luonteesta.

Samalla pitää miettiä kustannuksen arvonlisäveron vähennysmahdollisuus. Esimerkkinä edustuskulujen vs. kokouskulujen kirjaaminen ja näiden poikkeava arvonlisäverokäsittely. Tällaisten kulujen käsittely vaatii vielä kehitystyötä ohjelmistotaloilta.

Käytännössä transaktiopohjainen arvonlisäveron tilitys, eli reaaliaikainen arvonlisävero, toimisi niin, että tarvittavat tiedot haetaan suoraan yrityksen käyttämästä kirjanpito-ohjelmasta tai laskutusjärjestelmästä Verohallinnon järjestelmiin.

Tieto siirtyy siis ohjelmasta toiseen eli käsin tehtävien kuittien tai laskujen luominen siirtyy todennäköisesti historiaan.

Tällä hetkellä todennäköiseltä näyttää myös, että arvonlisäveroilmoitus tullaan muodossa tai toisessa edelleen tekemään, vaikka tieto siirtyisikin transaktiopohjaisesti Verohallintoon. Nykyisin monet kirjanpidon järjestelmät tuottavat jo esitäytetyn arvonlisäveroilmoituksen eli kirjanpitojärjestelmää käyttäville yrityksille tämä muutos ei ole valtava.

Toki näin iso muutos vaatii vielä monien teknisten edellytysten selvittämistä ja erityisesti huomiota tulisi kiinnittää siihen, miten poikkeustilanteissa toimitaan ja miten esimerkiksi virheellisiä kirjauksia käsitellään.

Lähteenä kirjoituksessa käytetty Ari Mäkelän (Ylijohtaja, Verohallinto) tekemää materiaalia sekä yrityksendigitalous.fi-sivustoa.

Minna Lehtikangas

Business Controller, Tilitoimisto Rantalainen

Laskuta, hyväksy ostolaskut ja pysy ajan tasalla yrityksesi taloustilanteesta. Taloushallinto-ohjelma Fivaldi on monipuolinen ja luotettava työkalu yrityksesi talouden hoitoon. Huoletonta talouden hallintaa yhdessä tilitoimistosi kanssa.