PK-yrityksille

Kuitin kirjoittaminen: yrittäjän muistilista

2 min luku | 21.1.2025

Oikein tehty kuitti on tärkeä osa yrityksesi kirjanpitoa ja asiakaspalvelua. Tässä oppaassa käymme läpi, miten kuitin teko onnistuu oikein – oli kyseessä sitten käsin kirjoitettu kuitti tai sähköinen kuittijärjestelmä. Saat myös vinkkejä siihen, milloin kannattaa siirtyä käyttämään kehittyneempiä kuittiohjelmistoja tai taloushallinto-ohjelmiston ominaisuuksia. 

Kuitin kirjoittaminen asiakkaalle

Jokainen myyntitapahtuma pitää dokumentoida asianmukaisesti. Olipa kyseessä sitten käteiskauppa tai korttimaksu, asiakas tarvitsee kuitin, ja niin sinäkin kirjanpitoasi varten. Kuitti on aina kirjoitettava selkeästi ja siinä on oltava kaikki lain vaatimat tiedot.

Johdonmukaisuus on kuitin kirjoittamisessa avainasemassa: käytä aina samaa tapaa ja varmista, että kuitit ovat helposti arkistoitavissa. Juokseva kuitin numerointi on erityisen tärkeää, sillä se auttaa sekä kirjanpidossa että mahdollisten epäselvyyksien selvittämisessä. Kun kirjoitat kuittia asiakkaalle, muista että kuitti toimii samalla sekä asiakkaan ostotositteena että sinun myyntitositteenasi.

Käsinkirjoitettu kuitti myynneistä – tee kuitti näin

Kun yrityksesi toimii myyjänä, käy kuitin kirjoittaminen käsin käy hyvin, kunhan se sisältää kaikki vaaditut tiedot. Käytä aina kuulakärkikynää tai muuta pysyvää kirjoitusvälinettä, ja kirjoita selkeällä käsialalla. Merkitse päivämäärä ja juokseva kuitin numero helposti luettavassa muodossa.

Tuotteet tai palvelut tulee eritellä selkeästi omille riveilleen. Arvonlisävero on merkittävä erikseen, ja loppusumman näkyä tositteessa selkeästi. Myös käsinkirjoitetun kuitin tulee olla siisti ja ammattimainen – vältä siis yliviivauksia tai suttuisia merkintöjä. Jos teet virheen, kirjoita mieluummin kokonaan uusi kuitti ja mitätöi virheellinen selkeästi merkinnällä “mitätöity”.

Muistathan, että yrityksesi tekemistä ostoista tarvitaan kuitti kirjanpitoon. Lue tästä, miten kuitti viedään kirjanpitoon, ja mitä tehdä jos ostokuitti puuttuu.

Kuittipohja netistä tai kaupasta

Valmis kuittipohja tekee kuitin kirjoittamisesta helpompaa. Kun käytössä on valmis pohja kuitille, tulevat kaikki tarvittavat tiedot varmasti mukaan. Voit ladata ilmaisen kuittipohjan netistä, ostaa valmiin pohjan tai kuittivihon kirjakaupasta tai toimistotarvikeliikkeestä, tai jopa tilata omalla logollasi varustettuja kuittipohjia suoraan painotalosta.

Ilmainen kuittipohja voi tuntua houkuttelevalta vaihtoehdolta, mutta se ei välttämättä palvele tarkoitustaan yrityksesi kasvaessa. 

Jos myyntitapahtumia alkaa kertyä paljon, kannattaa vakavasti harkita siirtymistä sähköiseen järjestelmään tai selvittää, millaiset kuittiominaisuudet löytyvät taloushallinto-ohjelmistostasi. Näitä vaihtoehtoja kannattaa ehdottomasti selvittää yhdessä kirjanpitäjäsi kanssa. 

Kuittiohjelma – taloushallinto-ohjelman myyntilaskutus auttaa

Yritystoiminnan kasvaessa manuaalinen kuittien kirjoittaminen muuttuu nopeasti työlääksi ja lisää virheiden mahdollisuutta. Sähköinen kuittiohjelma tai taloushallinto-ohjelman myyntilaskutusominaisuudet ovatkin silloin järkevä hankinta: automaattinen numerointi, virheiden minimointi ja helppo arkistointi säästävät aikaa ja hermoja. 

Sähköinen järjestelmä mahdollistaa myös kuittien lähettämisen suoraan asiakkaan sähköpostiin, ja taloushallinto-ohjelmistossa digitaaliset tositteet myös arkistoituvat oikein.

Millainen ohjelma sitten olisi paras? 

Vaihtoehtoja on tarjolla pilvin pimein, aina ilmaisista kuittiohjelmista laajoihin taloushallintojärjestelmiin. Valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota helppokäyttöisyyteen. Jos kysessä on kirjanpito-ohjelmasta erillinen kuittiohjelmisto, on sen hyvä sopia yhteen kirjanpitojärjestelmän kanssa. Muita tärkeitä näkökulmia ovat mahdollisuus laajentaa ominaisuuksia tarpeen mukaan, luotettava ja tietoturvallinen varmuuskopiointi ja hyvä tekninen tuki.

Mitä tietoja kuitissa pitää olla? Katso muistilista!

Lainmukaisen kuitin pakolliset tiedot on listattu kirjanpitolakiin. 

Kuitissa täytyy näkyä yrityksen nimi ja Y-tunnus, kuitin antamispäivä sekä juokseva tunniste eli kuitin numero. Myytyjen tavaroiden tai palvelujen määrä ja luonne tulee eritellä selkeästi.

Arvonlisäverovelvollisen yrittäjän on merkittävä kuittiin suoritettavan arvonlisäveron määrä verokannoittain tai arvonlisäveron peruste verokannoittain. Kuittiin merkitään verokanta sekä hinta ilman veroa, verokanta ja vero euroina. Jos et ole ALV-velvollinen, merkitse kuittiin “ei ALV-velvollinen”.

Myös mahdolliset alennukset ja hyvitykset on merkittävä selkeästi. 

Kuitin tekeminen: usein kysytyt kysymykset

Miten kirjoitetaan oikeaoppinen kuitti?
Oikeaoppinen kuitti sisältää kaikki pakolliset tiedot selkeästi merkittynä. Käytä mieluiten valmista kuittipohjaa tai kuittiohjelmaa varmistaaksesi, että kaikki tarvittavat tiedot tulevat mukaan.

Pitääkö kuitista ottaa kopio kirjanpitoa varten?
Kyllä, kirjanpitoa varten tarvitset aina kopion kuitista. Järjestelmällinen kopioiden säilytys on tärkeää.

Kuinka kauan kuitteja pitää säilyttää?
Kirjanpitolain mukaan kuitteja tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.

Mitä tietoja käsinkirjoitetussa kuitissa pitää näkyä?
Samat pakolliset tiedot kuin missä tahansa kuitissa: yrityksen tiedot, päivämäärä, kuitin numero, tuotteet/palvelut eriteltynä, hinnat ja ALV-tiedot.

Voiko kuitin lähettää sähköpostilla?
Kyllä, kunhan kuitti sisältää kaikki vaaditut tiedot ja asiakas suostuu sähköiseen kuittiin.

Miten teen kuitin ilman ohjelmaa?
Voit käyttää valmista kuittipohjaa, tai kirjoittaa kuitin käsin. Tärkeintä on, että kaikki pakolliset tiedot ovat mukana ja selkeästi merkittynä.

Mitä teen, jos teen virheen kuitin teossa?
Tee uusi kuitti ja merkitse virheellinen kuitti selkeästi mitätöidyksi. Säilytä molemmat kirjanpitoa varten.

Muista, että kun yrityksesi kasvaa, ja sen toiminta laajenee, tarvitset ennen pitkää kassan tai järjestelmän, joka tekee yrityksesi kuitit ja tositteet, ja jonka avulla kuitit on helppo arkistoida. 

Taloushallinto-ohjelmiston yhteispeli kuittiohjelmiston kanssa säästää aikaa, vähentää virheitä ja helpottaa kirjanpitoasi. 


👉 Keskustele siis kirjanpitäjäsi kanssa yrityksellesi parhaiten sopivasta ratkaisusta, ja tutustu Fivaldi Linkkiin täällä!