Kuitti hukassa? Ota kuittien hallinta ja säilytys haltuun

Moni kirjanpitäjä muistelee kauhulla kuukauden lopun kuittirallia, jossa yrittäjät toimittavat koko kuukauden kuitit kerralla paperisina, kirjekuoressa tai lähikaupan muovikassissa. 

Pahimmillaan paperikuitteja metsästelläänkin ensin yrityksissä, ne kasataan kirjekuoreen ja toimitetaan kirjanpitäjälle, joka sitten skannaa ne sähköiseen muotoon ja tallettaa ne kirjanpito-ohjelmaan. 

Kuulostaako tutulta? 

Tällaisessa toimintamallissa kuluu kallista aikaa mapittamiseen ja skannaamiseen, ja joskus esimerkiksi pdf-kuitit tulostetaan ensin yrityksessä, ja skannataan sitten tilitoimistossa uudelleen sähköiseen muotoon. 

Kuittiralliin löytyy onneksi fiksumpiakin tapoja. Sellaisia, joissa hyödynnetään teknologiaa vähentämään kaikkien osapuolten vaivaa. Tässä jutussa selviää, miten kuittien hallinta ja säilytys täytyy hoitaa, ja miten kuitit viedään fiksusti ja jouhevasti kirjanpitoon.

Kuittien hallinta

Kuittien hallinta tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, miten yrityksen kuitit pidetään tallessa, viedään kirjanpitoon ja säilytetään lain vaatimalla tavalla. Useimmiten kuittienhallinta hoidetaan kirjanpito- tai taloushallinto-ohjelmistossa. 

Onnistumisen avaimet piilevät kuitenkin siinä, miten kuitit saadaan ohjelmistoon mahdollisimman kätevästi.

Kuitit kirjanpitoon: tee se näin

Kuitit voi toimittaa kirjanpitoon monin eri tavoin. Hyvä peukalosääntö on se, että turhaa tulostamista ja papereiden pyörittämistä kannattaa välttää. 

Jos saat yrityksellesi tehdystä ostosta paperikuitin, kannattaa se valokuvata puhelimella talteen samantien, heti ostoksen jälkeen. Näin varmistat, että kuitti on tallessa, vaikka paperiversio katoaisikin. Digitaalisen kuitin voi toimittaa kirjanpitäjälle eri tavoin.

Pdf-kuitti käy kirjanpitoon hyvin, kunhan se sisältää kaikki kuitissa tarvittavat tiedot. Kuitti-pdf voidaan tallentaa kirjanpitoon sellaisenaan. 

Kuitit kirjanpitoon sähköpostin avulla

Kaikkein simppelein tapa  kuittien kirjanpitoon saamiseen on käyttää omaa, jo käytössä olevaa sähköpostia. Moni yrittäjä lähettää kuitit kirjanpitäjälleen sähköpostin avulla, mutta tiesitkö, että kuitteja voi lähettää omasta sähköpostista myös suoraan kirjanpito-ohjelmaan? 

Silloin kirjanpitäjän ei tarvitse siirrellä kuitteja omasta postilaatikostaan ohjelmistoon, vaan kuitti saapuu suoraan sinne, ja kirjanpitäjä saa siitä ilmoituksen ja voi tallettaa kuitin ja tarvittavat lisätiedot helposti. 

Tämä onnistuu silloin, jos kirjanpitäjä käyttää yrityksen taloushallintoon Fivaldi-ohjelmistoa, ja yrittäjän käyttöön on avattu lisämaksuton Fivaldi Linkki -palvelu. 

Kuittiskannerin tai kuittisovelluksen käyttö

Kuittiskannerin käyttö tekee kuittien hallinnasta, siirtämisestä ja säilytyksestä vieläkin helpompaa. Kuittiskanneri eli kuittisovellus on älypuhelimeen ladattava app, jonka avulla kuitin kuvat ja tiedot sujahtavat suoraan ohjelmistoon. Koska sovellus lukee tietoja suoraan kuitista, nopeuttaa se kuittien käsittelyä vieläkin enemmän. 

Kuittiskanneri on tyypillisesti lisäpalvelu, tai se saattaa olla osa laajempaa digitaalisten kirjanpitopalveluiden pakettia. Fivaldin kuittienhallinnassa käytetään Visma Scanner-sovellusta, joka on sekä kirjanpitäjien että yrittäjien keskuudessa varsin suosittu. Kysy kirjanpitäjältäsi lisää, jos haluat kokeilla kuittiskannerin käyttöä kirjanpidossasi. 

Kuittien säilytys

Kirjanpitolain mukaan kuitit täytyy säilyttää kirjanpidossa kuuden vuoden ajan. Ehdottomasti järkevin säilytystapa ja -paikka on kirjanpito-ohjelmiston arkisto: siellä kuitit ovat tietoturvallisesti tallessa, ja alkuperäisiin kuitteihin ja tositteisiin on helppo palata, jos tarvetta tarkistamiselle ilmenee. 

Miten kuitit sitten saa tällaiseen digitaaliseen arkistoon? Sopimalla kirjanpitäjän kanssa digitaalisesta kuittienhallinnasta, ja skannaamalla kuitit talteen.

Kuitti hukassa? Ei hätää, näin saadaan hävinnyt kuitti kirjanpitoon

Aina kuittia ei ole mahdollista kuvata talteen heti, kun sen saa käsiinsä, ja joskus kuitti kertakaikkiaan katoaa. Tosite täytyy kuitenkin saada lain edellyttämällä tavalla kirjapitoon, joten mikä neuvoksi? 

Myyjältä voi pyytää kuitin kopiota, tai tarkistaa sähköpostista, olisiko kuitti toimitettu myös sinne. Jos teit ostoksen verkkokaupasta, ovat oston tiedot näkyvissä siellä, ja joskus myös kopio itse kuitistakin. Kannattaa siis aina pyrkiä hankkimaan kuitti tai kuitin kopio kadonneen tilalle. 

Jos kuitti on hävinnyt, eikä myyjä pysty toimittamaan siitä kopiota, ei hätä ole silti tämän näköinen. 

Kirjanpitolain mukaan jokaisesta liiketapahtumasta tulee olla tosite, joka todentaa liiketapahtuman sisällön, tässä kohtaa siis oston. Jos kuitti on todellakin kateissa, voi laatia poikkeuksellisesti sen tilalle kirjallisen selvityksen, joka sisältää samat tiedot kuin mitä kuitissakin kuuluu olla: 

• Liiketapahtuman päivämäärä
• Tapahtuman kuvaus: mitä on ostettu ja mistä
• Maksun määrä ja valuutta
• Maksutapa: käteinen, kortti tms.
• Myyjän nimi ja yhteystiedot
• Mahdollinen arvonlisäveron osuus

Mukaan kannattaa liittää kaikki tapahtumaan liittyvät todisteet: pankin tiliote, josta maksu näkyy, tai sähköpostivahvistus ostosta. Tämä auttaa varmistamaan kirjanpidon oikeellisuuden, ja täyttämään verottajan vaatimukset.

Mitä puuttuvista kuiteista seuraa?

Kuittien katoamista kannattaa välttää, sillä itse tehtyyn ostokuittiin tai kirjalliseen selvitykseen liittyy pari todella tärkeää huomiota. 

Ostoista, joista on kirjanpidossa vain itse tehty kuitti tai selvitys, ei saa vähentää arvonlisävero. Itse tehdyt ostokuitit tai selvitykset eivät nimittäin täytä arvonlisäverolain vaatimuksia, vaikka alv olisikin niissä eriteltynä. 

Lisäksi puuttuvista kuiteista saattaa koitua ongelmia, jos verotarkastaja katsoo kuittien puuttumisen säännölliseksi, tai jopa tahalliseksi. Siksi itse tehtyyn selvitykseen kannattaa turvautua aivan poikkeuksellisena ja viimeisenä keinona, ja pyrkiä laittamaan yrityksen kuitit talteen ja kirjanpitoon välittömästi ostotapahtuman jälkeen.

👉 Haluatko siirtää kuitit kirjanpitoon helposti, ilman uusia työkaluja? Tutustu Fivaldi Linkkiin! 

Se on lisämaksuton palvelu, joka suhauttaa kuitit suoraan sähköpostistasi kirjanpitäjällesi nopeasti ja turvallisesti.