Sähköinen taloushallinto – pakollinen paha vai paras päätös?

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen voi tuntua pienestä yrittäjästä turhalta ja jopa kalliilta liikkeeltä. Tilitoimiston tulisi kuitenkin pystyä perustelemaan kaikenkokoisille yrityksille, mitä hyötyä sähköisestä taloushallinnosta heille on.

On olemassa monennäköistä tarinaa siitä, miksi pieniä yrityksiä on vaikea saada sähköisen taloushallinnon pariin. Hyvin useasti sen vaikeutta perustellaan liian kalliilla hinnalla. 

Toinen mielenkiintoinen esiin noussut asia on ollut pienten yritysten taloushallinnon automatisointi – sitä ei tehdä kovinkaan aktiivisesti ja sen tuomia hyötyjä ei tunnisteta. Nämä havainnot perustuvat sekä dataan että käytännön kokemukseen tilitoimistojen ja yrittäjien kanssa käydyissä keskusteluissa. 

Sähköinen taloushallinto ei sinänsä aiheuta suuria tunnereaktiota yrittäjissä, koska heille olennaista on, että asiat sujuvat vaivattomasti. Taloushallintoon liittyvät arjen rutiinit, kutsutaan niitä sitten vaikka “paperitöiksi”, eivät ole yrittäjyyden mielekkäintä hommaa ja niistä haluttaisiin eroon. 

Sähköinen taloushallinto onkin se työkalu, jonka avulla voimme vähentää rutiinitöitä automatisoimalla niitä mahdollisimman paljon.

Lue myös: Et kai enää tee digitaalisella järjestelmällä käsin?

Helppoutta arkeen automaation avulla

Mistä sitten johtuu, että pienten yritysten taloushallinnon automatisointi koetaan vaikeaksi, vaikka sen pitäisi helpottaa tekemistä niin yrittäjän kuin kirjanpitäjänkin näkökulmasta katsottuna. Yksi syy on varmasti totutut toimintatavat, joista on vaikea oppia pois. 

Toinen esiin noussut syy on, että pienillä yrityksillä laskujen määrät ovat niin vähäisiä, ettei siitä mukamas ole merkittävää hyötyä. Tämä ajatus on kuitenkin helppo kyseenalaistaa. 

Pienten yritysten taloushallinto on kaikista helpoin automatisoida, koska taloushallinnon ja seurannan tarpeet ovat varsin yksinkertaiset, toistuvuus ja laskujen vakiomuotoisuus, niin sisällön kuin käsittelytapojenkin suhteen on helposti toistettavissa eli myös automatisoitavissa. 

Tästä saatavaa hyötyä voidaan helposti laskea auki konkreettisina ajansäästöinä, mutta ottaisin tähänkin ennemmin näkökulmaksi helppouden, vaivattomuuden, inhimillisten virheiden ja unohdusten väheneminen sekä sujuvamman arjen – miksi tehdä jotain sellaista pakollista rutiinityötä, jonka järjestelmä voi tehdä sinun puolestasi?

Mistä yrittäjä maksaa?

Entä se hinta sitten – hyvin kyseenalainen määritelmä, mikä on kallista ja mikä on edullista? Jos tehdään esimerkiksi vertaus absoluuttisesti euromääräisenä, mitä yrittäjä maksaa nykyisestä mappikirjanpidosta tai uudesta liiketoimintaa edistävästä ratkaisusta? 

Todennäköisesti mappikirjanpidon järjestelmäkustannus on vähemmän, mutta tässä kuten monessa muussakin asiassa on niin paljon piilokustannuksia, tehottomuutta ja hitautta, joiden euromääräisiä arvoja on vaikea arvioida, eikä tälle keskustelulle pitäisi antaa liian suurta painoarvoa. 

Toisaalta sähköistetyn taloushallinnon avulla yrittäjä näkee itse paljon selkeämmin yrityksensä taloustilanteen, voi tehdä parempia päätöksiä ja saada myös kirjapitäjältään asiantuntevampaa apua, kun aikaa on vapautunut peruskirjauksista.

Lue myös: Kollegan vinkit – Sähköisten tilitoimistopalvelujen hinnoittelu ja hintakeskustelu asiakkaiden kanssa

Rakenna oma palvelusi sähköisen taloushallinnon ympärille

Tilitoimisto, tarjoa asiakkaalle ratkaisu, joka edistää ja helpottaa yrittäjän arkea. Onko parempaa myyntivalttia kuin, että kirjanpitäjä pystyy tuottamaan nopeasti talousdataa yrittäjän päätöksenteon tueksi jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Kirjanpitäjällä on siihen oman asiantuntemuksen lisäksi kaikki reaaliaikainen tieto koko ajan käytettävissä. 

Kirjanpitäjän on esimerkiksi aika vaikea ottaa kantaa ennakkoverojen määrään, jos kirjanpito laahaa kaksi kuukautta jäljessä. Puhumattakaan, että hän pystyisi tarjoamaan oikeaa taloustietoa liiketoimintaan liittyvissä päätöksentekotilanteissa.

Tässä siis haaste tilitoimistoille. Tehkää yrittäjien arjesta mukavampaa liiketoimintaa edistävillä taloushallinnon ratkaisuilla. Samalla myös kirjanpitäjän arki paranee aivan varmasti huomattavasti.